La solución adecuada para la organización y gestión del archivo corporativo: Método de etiquetado

Gestión del creciente número de archivos como fotos, videos, presentaciones y archivos de diseño en empresas e instituciones puede convertirse rápidamente en una tarea abrumadora.

Tradicionalmente, estos archivos se organizan utilizando una estructura de carpetas jerárquica que refleja nuestros sistemas informáticos. Sin embargo, a medida que el volumen de archivos crece, este método convencional de organización puede agregar complejidad en lugar de simplicidad.

En este artículo, hablaremos sobre cómo el método de carpetas complica la gestión de archivos corporativos, por qué el etiquetado es un enfoque mejor, los beneficios y ventajas del etiquetado, y cómo puedes hacer la transición de un sistema basado en carpetas a un sistema basado en etiquetas.

Las estructuras de carpetas jerárquicas son preferidas porque se asemejan a los sistemas físicos de almacenamiento de archivos. Hemos estado utilizando este método en nuestras computadoras durante años, por lo que se ha convertido en un hábito para nosotros. Sin embargo, a medida que el número de archivos aumenta, surgen algunos problemas significativos con el método de carpetas jerárquicas:

En una estructura de carpetas tradicional, cuando un archivo está relacionado con más de una categoría, a menudo debe ser copiado en diferentes carpetas. Por ejemplo, un video de lanzamiento de producto debería estar tanto en la carpeta de «Marketing» como en la de «Lanzamientos de Productos». Esto aumenta el número de copias de archivos y consume rápidamente el espacio de almacenamiento.

Tener múltiples copias de un archivo dificulta su actualización. Cualquier cambio realizado en un archivo debe aplicarse manualmente a todas las copias. Esto añade trabajo adicional y aumenta el riesgo de inconsistencias en el archivo debido a posibles errores durante las actualizaciones.

Cuando se utiliza una estructura de carpetas tradicional, a medida que aumenta el número de archivos, se desarrollan jerarquías complejas dentro del archivo. Encontrar un archivo específico entre numerosas subcarpetas y directorios anidados puede llevar mucho tiempo y ser un desafío. En grandes organizaciones, localizar un archivo específico dentro de las carpetas puede convertirse en una tarea desalentadora.

En las estructuras de carpetas tradicionales, las búsquedas suelen estar limitadas a los nombres de archivos y carpetas. A menudo, es imposible buscar por el contenido o los metadatos de un archivo. Si no recuerdas el nombre de una carpeta o archivo, es posible que debas explorar manualmente muchas carpetas y archivos para encontrar lo que buscas.

Los archivos multimedia como fotos y videos generalmente contienen un conjunto de metadatos. Por ejemplo, los metadatos incluyen información como la fecha en que se tomó una foto, la ubicación, las personas y objetos en la imagen, y los eventos que tuvieron lugar. Sin embargo, estos metadatos suelen ser ignorados y no utilizados en las estructuras de carpetas tradicionales, lo que lleva a un desaprovechamiento de los recursos que fueron almacenados y gestionados con una inversión determinada.

Las estructuras de carpetas jerárquicas proporcionan información limitada sobre el contenido de los archivos. Analizar y descubrir información basada en el contenido de los archivos se vuelve complicado. Por ejemplo, si tienes muchos documentos sobre un tema específico, encontrarlos y analizarlos puede ser difícil si están distribuidos en varias carpetas. Esto dificulta el descubrimiento de posibles conocimientos y conexiones.

Las estructuras de carpetas jerárquicas pueden complicar la compartición de archivos entre equipos. Un miembro del equipo que necesita acceso a un archivo específico puede tener dificultades para encontrarlo si no sabe en qué carpeta está. Esto impacta negativamente la colaboración y la productividad. Además, almacenar archivos en diferentes ubicaciones puede generar problemas de sincronización cuando los equipos trabajan en el mismo archivo.

Diferentes equipos y departamentos pueden utilizar sus propias estructuras de carpetas y convenciones de nombres. Esto crea inconsistencias en toda la organización y genera confusión en la gestión de archivos. En proyectos conjuntos, que diferentes equipos nombren o organicen el mismo archivo de manera diferente puede ralentizar los flujos de trabajo y aumentar el riesgo de errores.

A medida que el número de activos digitales aumenta, las estructuras de carpetas jerárquicas se vuelven más complejas y difíciles de gestionar. Agregar nuevos archivos puede alterar la estructura existente, requiriendo una reorganización, lo que representa una gran pérdida de tiempo, especialmente para organizaciones con archivos digitales grandes y en rápido crecimiento.

Las estructuras de carpetas jerárquicas dificultan la adaptación a necesidades cambiantes dentro de la organización. Agregar nuevas categorías o reorganizar la estructura existente requiere tiempo y puede implicar reclasificar archivos existentes, lo que ralentiza los flujos de trabajo y reduce la flexibilidad.

Hemos analizado las limitaciones de las estructuras de carpetas jerárquicas tradicionales en la gestión de archivos. Ahora, exploremos el método de etiquetado, que es la forma más efectiva de superar estas limitaciones.

El método de etiquetado consiste en asignar etiquetas a los archivos según la información que contienen y las categorías a las que pertenecen. Con el etiquetado, la gestión de archivos, fotos y videos corporativos se vuelve más eficiente, y el acceso a los archivos se simplifica enormemente.

A continuación, te explicamos por qué deberías utilizar el método de etiquetado para almacenar tus archivos, junto con los beneficios y ventajas que ofrece:

El método de etiquetado ofrece la flexibilidad de asignar múltiples etiquetas a cada archivo. Esto permite que un archivo esté asociado con varias categorías. Por ejemplo, puedes etiquetar una foto utilizada en una campaña de marketing como «Marketing» y «Fotos de Campaña» al mismo tiempo. Este tipo de etiquetado permite recuperar rápidamente el archivo en diferentes contextos y necesidades.

A diferencia de las estructuras jerárquicas fijas y rígidas, el etiquetado permite la creación de categorías dinámicas. Puedes actualizar tus etiquetas según los cambios en el contexto de tus archivos a lo largo del tiempo, agregar nuevas etiquetas o modificar las existentes. Esta flexibilidad mantiene la gestión de archivos funcional y actualizada.

El etiquetado elimina la necesidad de duplicar el mismo archivo en diferentes carpetas, lo que supone un gran ahorro de espacio de almacenamiento. Por ejemplo, si utilizas el mismo archivo de video para diferentes campañas, puedes agregar todas las etiquetas de campaña relevantes a un solo archivo en lugar de colocar una copia en cada carpeta de campaña.

El uso eficiente del espacio de almacenamiento es crucial, especialmente para las organizaciones con grandes archivos digitales. El etiquetado evita la duplicación innecesaria de archivos en diferentes unidades, lo que reduce los costos de almacenamiento y garantiza un uso más eficaz del espacio disponible.

El método de etiquetado permite recuperar archivos de manera rápida y sencilla según sus características, temas o contenido. Por ejemplo, puedes utilizar etiquetas como ubicación, fecha o personas en una foto para encontrarla. Si utilizas una herramienta de etiquetado basada en inteligencia artificial, ni siquiera necesitarás recordar los nombres de las etiquetas; podrás encontrar un archivo en función de un objeto dentro de él.

El etiquetado ofrece amplias opciones de filtrado y elimina la necesidad de recordar la ubicación o el nombre del archivo. Al usar múltiples etiquetas en conjunto al buscar, puedes obtener resultados mucho más específicos. Por ejemplo, puedes encontrar contenido de redes sociales relacionado utilizando etiquetas como «Campaña de Marketing», «Nombre del Producto», «Instagram» y seleccionando el rango de fechas deseado. Del mismo modo, puedes encontrar fotos y videos de María López y Juan Pérez juntos durante el discurso de apertura en Madrid utilizando etiquetas como «María López», «Juan Pérez», «Discurso de Apertura» y «Madrid».

Cuando se utiliza un sistema de etiquetado común en toda la organización, la comunicación y colaboración entre los equipos se facilita enormemente. Todos los miembros del equipo pueden encontrar y compartir archivos rápidamente mediante etiquetas comunes. Esto mejora la coordinación, especialmente en empresas medianas y grandes, conglomerados y otras estructuras corporativas de gran tamaño.

El sistema de etiquetado garantiza que los archivos sean accesibles universalmente. Los miembros del equipo no necesitan conocer la ubicación física de los archivos. A través de las etiquetas, todo el equipo puede acceder fácilmente al mismo archivo, acelerando los procesos de trabajo y aumentando la productividad.

El etiquetado permite a las organizaciones descubrir datos ocultos dentro de sus archivos. Al analizar los metadatos de los archivos a través de las etiquetas, las empresas pueden obtener conocimientos profundos, identificar tendencias y tomar decisiones más informadas. Por ejemplo, puedes analizar qué tipos de contenido se utilizan con mayor frecuencia o qué campañas han sido más exitosas.

Las etiquetas permiten a los usuarios descubrir archivos relacionados y revelar conexiones ocultas entre ellos. Por ejemplo, puedes encontrar relaciones entre archivos bajo una etiqueta específica que antes no habías notado y utilizar esta información para desarrollar nuevas estrategias.

El método de etiquetado permite la integración fácil de nuevos archivos en el archivo digital sin alterar la estructura de categorización existente. Esta facilidad es una ventaja crucial para los archivos digitales en continuo crecimiento. Sin importar cuántos archivos nuevos haya, pueden ser etiquetados e integrados en el sistema existente de manera rápida. Por ejemplo, al lanzar un nuevo producto, puedes etiquetar todos los archivos relacionados con las nuevas etiquetas del producto sin alterar tu estructura actual, lo que facilita su gestión.

Los sistemas de etiquetado se adaptan fácilmente a las necesidades cambiantes de la organización. Las etiquetas pueden agregarse, modificarse o eliminarse dinámicamente, lo que mantiene el sistema abierto al cambio y flexible. Cuando hay un cambio estructural en la organización o deseas renovar la categorización de tu archivo, el método de etiquetado elimina la necesidad de modificar los archivos uno por uno. Si cambias el nombre de una etiqueta, todas las etiquetas relacionadas se actualizan automáticamente.

Está claro que almacenar archivos, fotos y videos en un sistema basado en etiquetas es más eficiente que usar un archivo basado en carpetas en una empresa u organización.

Entonces, ¿cómo puedes hacer la transición de tu archivo basado en carpetas a una estructura basada en etiquetas?

Migrar tu archivo existente a un sistema de etiquetado puede parecer un desafío al principio. Sin embargo, siguiendo los pasos que se describen a continuación, puedes hacer que este proceso sea más sencillo:

El primer paso es hacer un inventario de tus activos digitales existentes. Determina qué tipos de archivos tienes, dónde están almacenados y cómo están categorizados. Este inventario te ayudará a decidir qué archivos etiquetar y cómo hacerlo durante la transición.

Es importante comprender las necesidades y expectativas de los equipos que usarán y gestionarán los archivos. Identifica qué tipos de archivos se necesitan con más frecuencia y los desafíos que enfrentan los usuarios en los procesos de búsqueda y acceso a los archivos. Comprender estos aspectos ayudará a dar forma a tu estrategia de etiquetado.

Decide las categorías que utilizarás para etiquetar tus archivos. Estas categorías pueden basarse en el tipo de archivo, su contenido, propósito u otras características relevantes. Por ejemplo, puedes crear categorías como «Evento», «Producto», «Personal», «Ubicación», «Persona», «Marca», «Proyecto» y «Campaña» para fotos.

Crea una lista estándar de etiquetas que todos los equipos utilizarán. Esta lista garantizará que los archivos sean etiquetados de manera uniforme y puedan encontrarse fácilmente. Por supuesto, no puedes predecir todas las etiquetas posibles con anticipación, pero será útil listar etiquetas estándar y establecer pautas para crear nuevas etiquetas. Asegúrate de que las etiquetas sean claras, concisas y fáciles de entender. Además, asegúrate de que los equipos puedan acceder fácilmente a esta lista.

Planifica el proceso de transición de manera gradual. Puede ser difícil etiquetar todos los archivos de una vez, por lo que es mejor llevar a cabo la transición paso a paso. Comienza etiquetando los archivos más importantes y utilizados con más frecuencia, y luego continúa con los demás. Este enfoque hará que el proceso sea más fácil y manejable.

Organiza programas de capacitación para ayudar a los equipos a aprender cómo utilizar el sistema basado en etiquetas. Proporciona información sobre la estrategia de etiquetado, cómo usar las etiquetas y las ventajas del sistema. Además, ofrece soporte para cualquier problema que puedan encontrar los equipos durante el proceso de transición.

Etiqueta tus archivos según las categorías de etiquetas previamente definidas. Utiliza software o herramientas adecuadas para automatizar este proceso tanto como sea posible. Por ejemplo, los sistemas de gestión de activos digitales como MEDAR pueden ayudar con el etiquetado automático o proporcionar soporte para gestionar el proceso de etiquetado dentro de tu organización.

Por más cuidado que pongas en el proceso, siempre pueden ocurrir errores. Una vez que el proceso de etiquetado esté completo, revisa las etiquetas para asegurarte de que sean correctas y consistentes. Corrige cualquier etiqueta incorrecta o faltante.

Prueba la integración del sistema basado en etiquetas con tus flujos de trabajo existentes. Verifica si los archivos pueden encontrarse correctamente, si los equipos pueden acceder fácilmente al sistema y si hay algún problema en el proceso de etiquetado. Estas pruebas te ayudarán a identificar posibles problemas con anticipación y a tomar medidas preventivas.

Recoge comentarios de los equipos que usan el sistema. Escucha sus experiencias y sugerencias. Puedes utilizar esta retroalimentación para mejorar la categorización de las etiquetas y hacer que tu sistema sea más eficiente.

Evalúa regularmente el rendimiento de tu archivo basado en etiquetas. Analiza qué etiquetas se utilizan con más frecuencia, qué archivos se buscan más y la efectividad general del sistema. Ajusta tu estrategia de etiquetado según sea necesario en función de estas evaluaciones.

A medida que cambian las necesidades y se agregan nuevos archivos, actualiza tu lista de etiquetas. Agrega nuevas etiquetas o elimina aquellas que se hayan vuelto innecesarias. Mantén tu sistema actualizado constantemente.

En MEDAR, ayudamos a las organizaciones y empresas a hacer la transición de sistemas tradicionales basados en carpetas a estructuras eficientes basadas en etiquetas. Nuestra solución de gestión de activos digitales, MEDAR, está diseñada para hacer que esta transición sea lo más fluida posible.

MEDAR es un software que te permite almacenar de forma segura y gestionar fácilmente todos tus activos digitales, como fotos, videos, archivos de audio y archivos de diseño, en una ubicación centralizada.

• Centralización: Accede a todos tus activos digitales desde una sola plataforma, eliminando la dependencia de personas y dispositivos específicos y preservando la memoria institucional de tu organización.
• Reconocimiento Facial y de Objetos: Los rostros y objetos en los archivos se reconocen y etiquetan automáticamente mediante inteligencia artificial, ahorrándote tiempo en el proceso de etiquetado.
• Conversión de Voz a Texto: Las conversaciones en tus archivos de video y audio se transcriben automáticamente en texto, permitiendo búsquedas dentro del contenido.
• Etiquetado Manual: Puedes etiquetar archivos manualmente según categorías como evento, ubicación, tiempo o persona. Además, el soporte de IA permite el etiquetado automático para categorías como personas, sonidos y objetos.
• Búsqueda Avanzada: Se ofrecen diversas opciones de búsqueda y filtrado basadas en nombres de archivos y etiquetas, permitiéndote encontrar rápidamente lo que necesitas.
• Carpetas Dinámicas: Se crean categorías dinámicas para facilitar la búsqueda de archivos. Incluso si no recuerdas el nombre del archivo o la etiqueta, aún puedes acceder fácilmente a tus archivos.
• Control de Permisos: Se pueden asignar diferentes niveles de acceso y edición a los usuarios dentro del sistema, brindándote control sobre quién puede ver y modificar los archivos.
• Registros de Actividad: Todas las acciones realizadas en los archivos quedan registradas, garantizando la trazabilidad y la responsabilidad interna.
• Enlaces Compartibles: Los archivos que necesiten ser compartidos pueden ser enviados mediante enlaces seguros y temporales, manteniendo la seguridad del intercambio de archivos externos.
• Eliminación de Duplicados: Los archivos subidos se comparan con los existentes, detectando y fusionando duplicados para evitar el desorden en tu almacenamiento.
• Conversión de Resolución: Los archivos en el sistema pueden convertirse a distintas resoluciones con un solo clic, permitiéndote descargar y compartirlos en la calidad y tamaño que necesites.
• Personalización: Los colores y logotipos pueden personalizarse para reflejar la identidad corporativa de tu empresa.
• Aplicación Móvil: Con la aplicación móvil, puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de estar frente a un ordenador.

MEDAR simplifica la transición a un sistema basado en etiquetas sin interrumpir tu estructura de carpetas jerárquicas existente.

Puedes planificar el proceso de transición de manera gradual, comenzando con tus archivos más importantes. De esta forma, puedes adaptarte al nuevo sistema sin interrupciones en tu flujo de trabajo diario.

Además, si lo deseas, nuestro equipo de expertos puede visitar tu organización durante la transición inicial a MEDAR, transferir tu archivo existente y encargarse del etiquetado necesario.

Con la interfaz fácil de usar de MEDAR y su soporte al cliente, tu equipo recibirá asistencia en cada etapa de la transición.

Si quieres gestionar mejor tus archivos digitales, superar las limitaciones de las estructuras de carpetas jerárquicas y acelerar tus procesos de negocio, puedes probar MEDAR gratis y contactarnos para más información.