Die richtige Lösung für die Organisation und Verwaltung von Unternehmensarchiven: Die Tagging-Methode

Die Verwaltung der ständig wachsenden Anzahl von Dateien wie Fotos, Videos, Präsentationen und Design-Dateien in Unternehmen und Institutionen kann schnell zu einer überwältigenden Aufgabe werden.

Traditionell werden diese Dateien mit einer hierarchischen Ordnerstruktur organisiert, die unser Computersystem widerspiegelt. Doch je mehr Dateien hinzukommen, desto komplexer wird diese herkömmliche Methode, anstatt für Ordnung zu sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, warum die Ordnerstruktur die Verwaltung von Unternehmensdateien erschwert, warum die Tagging-Methode eine bessere Alternative ist, welche Vorteile sie bietet und wie Sie von einem ordnerbasierten zu einem tag-basierten System wechseln können.

Hierarchische Ordnerstrukturen werden oft genutzt, weil sie physischen Ablagesystemen ähneln. Da wir diese Methode seit Jahren auf unseren Computern verwenden, ist sie für uns zur Gewohnheit geworden. Doch mit zunehmender Dateianzahl treten erhebliche Probleme auf:

In einer klassischen Ordnerstruktur müssen Dateien oft in verschiedenen Ordnern abgelegt werden, wenn sie zu mehreren Kategorien gehören. Beispielsweise sollte ein Video einer Produkteinführung sowohl im Ordner „Marketing“ als auch im Ordner „Produkteinführungen“ gespeichert werden. Dies führt zu mehrfachen Kopien und belastet den Speicherplatz.

Wenn eine Datei mehrfach gespeichert ist, wird es schwierig, sie zu aktualisieren. Jede Änderung muss manuell in jeder Kopie durchgeführt werden, was zusätzlichen Arbeitsaufwand verursacht und die Gefahr von Inkonsistenzen erhöht.

Mit zunehmender Anzahl an Dateien werden die Hierarchien innerhalb des Archivs immer komplexer. Die Suche nach einer bestimmten Datei in einem tief verschachtelten Ordnersystem kann zeitaufwendig und mühsam sein – besonders in großen Unternehmen.

In traditionellen Ordnerstrukturen ist die Suche meist auf Datei- und Ordnernamen beschränkt. Es ist nicht möglich, nach dem Inhalt oder den Metadaten einer Datei zu suchen. Falls man sich nicht an den Namen erinnert, muss man sich mühsam durch viele Ordner klicken.

Fotos und Videos enthalten oft Metadaten wie Datum, Ort oder abgebildete Personen und Objekte. Diese Informationen bleiben in klassischen Ordnerstrukturen jedoch meist ungenutzt, obwohl sie wertvolle Erkenntnisse liefern könnten.

Hierarchische Ordnerstrukturen bieten keine Analysefunktionen für den Inhalt von Dateien. Das Auffinden und Auswerten von Dateien zu einem bestimmten Thema wird erschwert, da sie über verschiedene Ordner verstreut sind. Dies verhindert wertvolle Einblicke und Zusammenhänge.

In hierarchischen Ordnerstrukturen kann die gemeinsame Nutzung von Dateien kompliziert sein. Teammitglieder finden eine Datei oft nicht, wenn sie den Speicherort nicht kennen. Das behindert die Zusammenarbeit und verringert die Effizienz.

Jede Abteilung kann ihre eigene Struktur und Namenskonventionen verwenden, was zu Verwirrung und Inkonsistenzen führt. In gemeinsamen Projekten verlangsamt dies den Arbeitsfluss und erhöht das Fehlerrisiko.

Je mehr digitale Assets hinzukommen, desto unübersichtlicher und schwerer zu verwalten wird die Ordnerstruktur. Die Neustrukturierung kann sehr zeitaufwendig sein.

Wenn sich organisatorische Strukturen ändern, müssen bestehende Ordner umbenannt oder neu organisiert werden. Das erschwert die Anpassung an neue Anforderungen und bremst Arbeitsprozesse aus.

Um diese Herausforderungen zu überwinden, bietet sich die Tagging-Methode als effektive Lösung an. Dabei werden Dateien mit Schlagwörtern (Tags) versehen, die ihre Inhalte und Kategorien beschreiben. Dies erleichtert die Verwaltung und den Zugriff erheblich.

Die Tagging-Methode bietet die Flexibilität, jedem File mehrere Tags zuzuweisen. Dies ermöglicht es, eine Datei mit mehreren Kategorien zu verknüpfen. Zum Beispiel können Sie ein Foto, das in einer Marketingkampagne verwendet wird, sowohl mit „Marketing“ als auch mit „Kampagnenfotos“ taggen. Diese Art der Tagging ermöglicht eine schnelle Auffindbarkeit der Datei in verschiedenen Kontexten und bei unterschiedlichen Bedürfnissen.

Im Gegensatz zu festen und starren hierarchischen Strukturen ermöglicht das Tagging dynamische Kategorien. Sie können Ihre Tags entsprechend den sich ändernden Kontexten Ihrer Dateien im Laufe der Zeit aktualisieren, neue Tags hinzufügen oder bestehende ändern. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Ihre Dateiverwaltung funktional und aktuell bleibt.

Tagging beseitigt die Notwendigkeit, dieselbe Datei in verschiedenen Ordnern zu duplizieren, was den Speicherplatz erheblich spart. Wenn Sie beispielsweise dieselbe Videodatei für verschiedene Kampagnen verwenden, können Sie alle relevanten Kampagnentags zu einer einzigen Datei hinzufügen, anstatt eine Kopie in jedem Kampagnenordner zu speichern.

Eine effiziente Nutzung des Speicherplatzes ist besonders für Organisationen mit großen digitalen Archiven von entscheidender Bedeutung. Tagging verhindert unnötige Duplikationen von Dateien in verschiedenen Einheiten, reduziert die Speicherkosten und gewährleistet eine effektivere Nutzung des Speicherplatzes.

Die Tagging-Methode ermöglicht eine schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dateien basierend auf ihren Merkmalen, Themen oder Inhalten. Zum Beispiel können Sie Tags wie den Ort, das Datum oder die Personen in einem Foto verwenden, um es zu finden. Wenn Sie ein Tagging-Tool nutzen, das durch künstliche Intelligenz unterstützt wird, müssen Sie möglicherweise nicht einmal die Tag-Namen merken; Sie können eine Datei basierend auf einem Objekt darin finden.

Tagging bietet umfangreiche Filteroptionen und macht es unnötig, sich an Dateipfade oder Namen zu erinnern. Wenn Sie bei der Suche mehrere Tags miteinander kombinieren, können Sie viel spezifischere Ergebnisse erzielen. Zum Beispiel können Sie verwandte Social-Media-Inhalte finden, indem Sie Tags wie „Marketingkampagne“, „Produktname“, „Instagram“ verwenden und den gewünschten Zeitraum auswählen. Ebenso können Sie Fotos und Videos von Mark und Marie zusammen bei der Eröffnungsrede in Berlin finden, indem Sie Tags wie „Mark“, „Marie“, „Eröffnungsrede“ und „Berlin“ verwenden.

Wenn ein gemeinsames Tagging-System in der gesamten Organisation verwendet wird, wird die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams erheblich erleichtert. Alle Teammitglieder können Dateien schnell finden und über gemeinsame Tags teilen. Dies fördert die Koordination, insbesondere in mittelgroßen und großen Unternehmen, Konzernen und anderen großen Unternehmensstrukturen.

Das Tagging-System stellt sicher, dass Dateien universell zugänglich sind. Teammitglieder müssen den physischen Standort von Dateien nicht kennen. Über Tags kann das gesamte Team problemlos auf dieselbe Datei zugreifen, was Arbeitsprozesse beschleunigt und die Produktivität steigert.

Tagging ermöglicht es Organisationen, verborgene Daten innerhalb ihrer Dateien zu entdecken. Durch die Analyse der Metadaten von Dateien mithilfe von Tags können Organisationen tiefere Einblicke gewinnen, Trends identifizieren und fundiertere Entscheidungen treffen. Beispielsweise können Sie analysieren, welche Arten von Inhalten am häufigsten verwendet werden oder welche Kampagnen erfolgreicher sind.

Tags ermöglichen es den Nutzern, verwandte Dateien zu entdecken und verborgene Verbindungen zwischen Dateien aufzudecken. Zum Beispiel können Sie Verbindungen zwischen Dateien unter einem bestimmten Tag entdecken, die Sie zuvor nicht bemerkt haben, und diese Informationen nutzen, um neue Strategien zu entwickeln.

Die Tagging-Methode ermöglicht die einfache Integration neuer Dateien in das Archiv, ohne die bestehende Kategorisierungsstruktur zu stören. Dieser Vorteil ist besonders wichtig für kontinuierlich wachsende digitale Archive. Egal, wie viele neue Dateien es gibt, sie können schnell getaggt und in das bestehende System integriert werden. Wenn Sie beispielsweise ein neues Produkt einführen, können Sie alle damit verbundenen Dateien mit neuen Produkt-Tags versehen, ohne die bestehende Struktur zu stören, was deren Verwaltung erleichtert.

Tagging-Systeme passen sich leicht an die sich ändernden Bedürfnisse der Organisation an. Tags können dynamisch hinzugefügt, geändert oder entfernt werden, sodass das System offen für Veränderungen und flexibel bleibt. Wenn es eine strukturelle Änderung in Ihrer Organisation gibt oder wenn Sie die Archiv-Kategorisierung erneuern möchten, beseitigt die Tagging-Methode die Notwendigkeit, Dateien einzeln zu ändern. Wenn Sie den Namen eines Tags ändern, werden alle relevanten Tags entsprechend aktualisiert.

Es ist klar, dass die Speicherung von Dateien, Fotos und Videos in einem tag-basierten System effizienter ist als die Nutzung eines ordnerbasierten Archivs in einem Unternehmen oder einer Organisation.

Doch wie kann man ein ordnerbasiertes Archiv auf eine tag-basierte Struktur umstellen?

Die Migration Ihres bestehenden Archivs zu einem tag-basierten System mag zunächst herausfordernd erscheinen. Doch indem Sie die folgenden Schritte befolgen, können Sie diesen Prozess erleichtern:

Der erste Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme Ihrer digitalen Assets durchzuführen. Ermitteln Sie, welche Arten von Dateien Sie besitzen, wo sie gespeichert sind und wie sie derzeit kategorisiert werden. Diese Bestandsaufnahme hilft Ihnen dabei, zu entscheiden, welche Dateien getaggt werden sollen und wie sie während der Umstellung getaggt werden sollten.

Es ist wichtig, die Bedürfnisse und Erwartungen der Teams zu verstehen, die die Dateien nutzen und verwalten werden. Identifizieren Sie, welche Dateitypen am häufigsten benötigt werden und welche Herausforderungen bei der Suche und beim Zugriff auf Dateien auftreten. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, eine effektive Tagging-Strategie zu entwickeln.

Legen Sie fest, nach welchen Kategorien Ihre Dateien getaggt werden sollen. Diese Kategorien können sich auf den Dateityp, den Inhalt, den Verwendungszweck oder andere relevante Merkmale beziehen. Beispielsweise könnten Sie Kategorien wie „Event“, „Produkt“, „Mitarbeiter“, „Standort“, „Person“, „Marke“, „Projekt“ oder „Kampagne“ für Fotos definieren.

Erstellen Sie eine standardisierte Liste mit Tags, die von allen Teams genutzt wird. Eine solche Liste stellt sicher, dass Dateien einheitlich getaggt werden und leichter auffindbar sind. Natürlich können nicht alle möglichen Tags im Voraus vorhergesagt werden, aber eine Liste mit Standard-Tags und Richtlinien für das Erstellen neuer Tags ist hilfreich. Achten Sie darauf, dass Ihre Tags klar, prägnant und leicht verständlich sind. Zudem sollte sichergestellt werden, dass alle Teams jederzeit auf die Liste zugreifen können.

Planen Sie die Umstellung schrittweise. Es kann schwierig sein, alle Dateien auf einmal zu taggen. Daher sollte der Prozess in Etappen erfolgen. Beginnen Sie mit den wichtigsten und am häufigsten genutzten Dateien und arbeiten Sie sich dann zu den weniger relevanten Dateien vor. Diese Methode erleichtert die Umsetzung und macht die Umstellung besser handhabbar.

Führen Sie Schulungsprogramme durch, um den Teams den Umgang mit dem tag-basierten System beizubringen. Vermitteln Sie Wissen über die Tagging-Strategie, die richtige Nutzung von Tags und die Vorteile des Systems. Stellen Sie zudem Unterstützung bereit, falls während der Umstellung Fragen oder Probleme auftreten.

Taggen Sie Ihre Dateien gemäß den zuvor festgelegten Kategorien. Nutzen Sie geeignete Software oder Tools, um diesen Prozess so weit wie möglich zu automatisieren. Digitale Asset-Management-Systeme wie MEDAR können beispielsweise automatische Tagging-Funktionen bereitstellen oder die Verwaltung des Tagging-Prozesses für Ihr Unternehmen erleichtern.

Egal wie sorgfältig gearbeitet wird, Fehler können immer passieren. Nachdem der Tagging-Prozess abgeschlossen ist, sollten die Tags überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt und konsistent sind. Fehlerhafte oder unvollständige Tags sollten entsprechend korrigiert werden.

Testen Sie die Integration des tag-basierten Systems in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe. Prüfen Sie, ob Dateien korrekt gefunden werden, ob Teams problemlos auf das System zugreifen können und ob es Schwierigkeiten beim Tagging-Prozess gibt. Diese Tests helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Sammeln Sie Rückmeldungen von den Teams, die das System nutzen. Hören Sie sich deren Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge an. Dieses Feedback kann genutzt werden, um die Tagging-Kategorisierung zu optimieren und das System effizienter zu gestalten.

Bewerten Sie regelmäßig die Leistungsfähigkeit Ihres tag-basierten Archivs. Analysieren Sie, welche Tags am häufigsten genutzt werden, welche Dateien am meisten gesucht werden und wie effizient das System insgesamt arbeitet. Passen Sie Ihre Tagging-Strategie basierend auf diesen Erkenntnissen an.

Mit der Zeit ändern sich Anforderungen, und neue Dateien kommen hinzu. Aktualisieren Sie Ihre Tag-Liste kontinuierlich. Fügen Sie neue Tags hinzu oder entfernen Sie nicht mehr benötigte Tags. So bleibt Ihr System immer auf dem neuesten Stand und passt sich den aktuellen Bedürfnissen an.

Bei MEDAR helfen wir Unternehmen und Organisationen dabei, von traditionellen ordnerbasierten Systemen auf effiziente tagbasierte Strukturen umzusteigen. Unsere Digital Asset Management-Lösung MEDAR wurde entwickelt, um diesen Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

MEDAR ist eine Software, mit der Sie all Ihre digitalen Assets – wie Fotos, Videos, Audiodateien und Design-Dateien – sicher an einem zentralen Ort speichern und einfach verwalten können.

• Zentralisierung: Greifen Sie über eine einzige Plattform auf Ihre Assets zu – ob Fotos, Videos, Audiodateien oder Design-Dateien. So vermeiden Sie Abhängigkeiten von bestimmten Personen und Geräten und bewahren das institutionelle Gedächtnis Ihrer Organisation.
• Gesichts- und Objekterkennung: Gesichter und Objekte in Dateien werden mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch erkannt und getaggt. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit beim Tagging-Prozess.
• Sprach-zu-Text-Umwandlung: Gespräche in Ihren Video- und Audiodateien werden automatisch in Text umgewandelt, sodass der Inhalt einfach durchsuchbar ist.
• Manuelles Tagging: Dateien können manuell mit Tags versehen werden, beispielsweise nach Event, Ort, Zeit oder Person. Zusätzlich unterstützt künstliche Intelligenz das automatische Tagging für Kategorien wie Person, Geräusch oder Objekt.
• Erweiterte Suche: Vielfältige Such- und Filteroptionen ermöglichen es Ihnen, Dateien anhand von Datei- oder Tag-Namen schnell zu finden, ohne mühsames Durchsuchen von Ordnern.
• Dynamische Ordner: Automatisch generierte Kategorien erleichtern das Auffinden von Dateien. Selbst wenn Sie sich nicht an den genauen Dateinamen oder Tags erinnern, können Sie Ihre Dateien problemlos abrufen.
• Berechtigungsverwaltung: Unterschiedliche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte können für Benutzer festgelegt werden. Sie behalten die Kontrolle darüber, wer welche Dateien einsehen und bearbeiten kann.
• Protokollierung aller Aktivitäten: Alle durchgeführten Aktionen an Dateien werden protokolliert, um eine interne Nachverfolgbarkeit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Teilen über sichere Links: Dateien können über sichere, zeitlich begrenzte Links mit externen Partnern geteilt werden, um eine sichere externe Freigabe zu ermöglichen.
• Dublettenerkennung: Hochgeladene Dateien werden mit bestehenden verglichen, um Duplikate zu erkennen und zusammenzuführen. So bleibt Ihr Speicherplatz übersichtlich und frei von unnötigem Ballast.
• Auflösungsumwandlung: Dateien können mit nur einem Klick in die gewünschte Auflösung konvertiert werden, sodass sie in der passenden Qualität heruntergeladen oder geteilt werden können.
• Individualisierung: Logos und Farben lassen sich an Ihre Corporate Identity anpassen, sodass Ihr Markenauftritt gewahrt bleibt.
• Mobile App: Dank der mobilen App können Sie jederzeit und von überall auf Ihre Dateien zugreifen – selbst wenn Sie gerade nicht an Ihrem Computer sitzen.

MEDAR erleichtert die Umstellung auf ein tagbasiertes System, ohne die bestehende hierarchische Ordnerstruktur abrupt zu verändern.

Die Umstellung kann schrittweise erfolgen – beginnend mit den wichtigsten Dateien. So können Sie sich an das neue System gewöhnen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Wenn Sie es wünschen, kann unser Expertenteam Ihre Organisation während der ersten Implementierungsphase begleiten, Ihr bestehendes Archiv in MEDAR übertragen und die notwendige Tagging-Struktur aufbauen.

Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche von MEDAR und unserem Kunden-Support wird Ihr Team in jeder Phase des Übergangs begleitet. MEDAR bietet Schulungen an, mit denen sich das Tagging-System leicht erlernen und anwenden lässt. Darüber hinaus steht Ihnen unser Support-Team jederzeit für Fragen zur Verfügung.

Wenn Sie Ihre digitalen Dateien effizienter verwalten, die Einschränkungen von hierarchischen Ordnerstrukturen hinter sich lassen und Ihre Geschäftsprozesse beschleunigen möchten, testen Sie MEDAR kostenlos und kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.