Una herramienta vital para los gerentes de comunicación corporativa: el software de gestión de activos digitales (DAM)

Estimados gestores de comunicación corporativa,

Gestionar los procesos de comunicación, cada vez más complejos y acelerados en el mundo corporativo, no es tarea fácil.

Como gestor de comunicación corporativa, tus responsabilidades son amplias y cruciales. Desde proteger la imagen externa de tu marca, fortalecer la comunicación interna, gestionar crisis, manejar relaciones con los medios, hasta planificar eventos y desarrollar estrategias de comunicación digital.

Además de todo esto, también es tu responsabilidad mantener la coherencia de marca, asegurarte de que los mensajes se transmitan a través de los canales correctos y gestionar la colaboración entre equipos de la manera más eficiente posible.

Sin embargo, hay una tarea más que debes manejar a diario, una que puede parecer trivial pero que es fundamental para respaldar todo tu trabajo: la gestión de archivos y contenidos.

Lidiar con archivos y contenido como parte de las operaciones diarias a menudo complica tu trabajo en lugar de facilitarlo. Y si no tomas las medidas necesarias, esto podría frenarte en el mundo empresarial actual, que cambia rápidamente y es altamente competitivo.

La gestión de archivos y contenido debería agilizar tu trabajo, no ralentizarlo. Imágenes, videos, presentaciones, archivos de diseño… todos deben ser fácilmente accesibles cuando los necesites.

Sin embargo, a medida que el número de archivos crece dentro de las organizaciones, su gestión se vuelve cada vez más compleja.

Archivos en los que se ha invertido una cantidad significativa de tiempo, esfuerzo y dinero a menudo se pierden en una montaña de carpetas o, peor aún, se extravían de forma irrecuperable.

Pero, ¿y si pudieras escapar de este caos y gestionar tu marca de manera más efectiva?

Con un software de gestión de activos digitales, puedes administrar fácilmente los archivos que son cruciales para las operaciones de comunicación corporativa.

Pero antes de sumergirnos en la solución, primero debemos asegurarnos de comprender completamente los problemas. Muchas cuestiones a menudo pasan desapercibidas o se aceptan con resignación. Analicemos más de cerca estos aspectos:

Uno de los factores clave para el éxito en la comunicación corporativa es tener la capacidad de acceder a la información correcta en el momento adecuado. Sin embargo, esto es más fácil decirlo que hacerlo.

Aquí hay algunos desafíos que podrías enfrentar en tus procesos de comunicación corporativa:

La gestión de archivos, especialmente en organizaciones grandes y complejas, puede convertirse en una pesadilla.

Puedes encontrarte atrapado en un laberinto de carpetas anidadas, perdiendo tiempo buscando el archivo correcto o esperando a que un colega te envíe el documento que necesitas.

El tiempo que pasas buscando archivos es tiempo perdido, tiempo que podrías usar para desarrollar soluciones creativas y establecer objetivos estratégicos con tu equipo.

El estrés y la presión causados por la pérdida de tiempo no solo afectan tu desempeño laboral, sino que también pueden perjudicar el éxito general de tu marca.

Como gestor de comunicación corporativa, garantizar que tu marca transmita un mensaje coherente es tu responsabilidad.

Sin embargo, los archivos almacenados en diferentes departamentos o plataformas pueden romper esta coherencia.

El uso de logotipos desactualizados, fuentes incorrectas o contenido no actualizado puede afectar gravemente la imagen profesional de tu marca.

Para proteger la identidad corporativa, es fundamental almacenar todo tu contenido en un lugar centralizado y asegurarte de que siempre esté actualizado.

En el mundo empresarial actual, la colaboración entre equipos es más importante que nunca.

Sin embargo, compartir archivos pesados, gestionar procesos de aprobación y coordinar proyectos entre diferentes equipos a menudo puede generar desafíos significativos.

Si a esto le sumamos las preocupaciones de seguridad, como prevenir el acceso no autorizado a los archivos, estos procesos se vuelven aún más complejos.

Superar estos desafíos es clave para que la comunicación corporativa sea más eficiente y efectiva.

Los archivos y contenidos en los que has invertido, y que son valiosos para tu organización, enfrentan un mayor riesgo de pérdida cuando se almacenan en diferentes plataformas o dispositivos individuales.

No se trata solo de perder archivos, sino de perder años de memoria corporativa acumulada.

La pérdida de datos podría poner en grave riesgo tus proyectos y el futuro de tu marca.

¿Puedes, como gestor de comunicación corporativa, arriesgarte a la pérdida repentina de datos valiosos para tu empresa?

La solución para gestionar con éxito todos estos desafíos, una solución que ya utilizan muchas organizaciones internacionales, son los sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM).

Los sistemas DAM (Digital Asset Management) son plataformas de software que archivan todos los archivos en un sistema central basado en etiquetas, lo que simplifica el acceso y la gestión de los archivos.

Estos sistemas no solo agilizan los procesos de comunicación corporativa y aumentan la eficiencia, sino que también fortalecen tu marca al organizar y gestionar tus activos digitales en una única plataforma.

Los sistemas DAM no son solo herramientas de gestión de archivos. Son soluciones integrales que garantizan la coherencia de marca, facilitan la colaboración interna y externa, y aseguran la seguridad de tus datos.

Los sistemas DAM etiquetan, organizan y hacen que todos tus activos digitales sean fácilmente buscables.

Esto minimiza el tiempo que pasas buscando archivos, permitiéndote centrarte en tareas más estratégicas.

Por ejemplo, si necesitas acceder a un archivo antiguo durante una crisis de relaciones públicas, el sistema DAM te permitirá encontrarlo en segundos, lo que te permitirá responder rápidamente y proteger tu reputación.

Si aún utilizas estructuras tradicionales de carpetas para almacenar archivos, te recomendamos encarecidamente que consultes nuestro artículo en el que comparamos el método de etiquetado con los sistemas tradicionales basados en carpetas.

Los sistemas DAM garantizan que tu marca siempre transmita un mensaje coherente.

Al mantener todo el contenido actualizado y accesible en una única plataforma, puedes evitar que tus equipos utilicen logotipos o contenidos desactualizados.

Mantener la coherencia de marca te ayuda a crear una imagen profesional y confiable.

Los sistemas DAM hacen que la colaboración entre equipos sea más sencilla.

Cuando tu organización utiliza software DAM, los equipos pueden acceder rápidamente a los archivos desde una única plataforma. También pueden ver comentarios añadidos por otros y actuar en consecuencia.

Además, puedes compartir archivos grandes fácilmente y establecer permisos para el acceso y la edición de archivos.

El software DAM simplifica tanto la colaboración interna como la externa.

Por ejemplo, puedes compartir archivos de forma segura con partes externas mediante enlaces protegidos por contraseña y con acceso limitado en el tiempo. Los fotógrafos que hayas contratado para un proyecto también pueden cargar material directamente en el sistema con los permisos que les otorgues.

Los sistemas DAM almacenan de forma segura todos tus archivos en una plataforma central.

Desde imágenes de campañas antiguas hasta presentaciones importantes, cada pieza de contenido está protegida a través del sistema DAM.

Cuando tu organización utiliza un sistema DAM, tus archivos se almacenan cumpliendo con los tres principios clave de la seguridad de la información: confidencialidad, integridad y disponibilidad. Esto también facilita el cumplimiento de normativas como la ISO 27001.

La memoria corporativa es vital para dar forma a futuros proyectos a partir de éxitos, aprendizajes y experiencias pasadas.

Organizar y archivar todos tus archivos y contenidos en un solo lugar, haciéndolos fácilmente accesibles, no solo preserva tu historia, sino que también te ayuda a construir una base más sólida para futuras estrategias.

Aprendiendo de proyectos anteriores, puedes desarrollar nuevas iniciativas, revaluar éxitos o fracasos pasados y, lo más importante, garantizar la sostenibilidad de tu marca.

Como gerente de comunicación corporativa, garantizar que el mensaje de tu marca se transmita de manera efectiva y proteger tu marca son tus principales responsabilidades.

Pero para hacerlo con éxito, necesitas las herramientas adecuadas.

Una de estas herramientas es un sistema DAM, que te libera del caos, la inseguridad y las tareas repetitivas de la gestión tradicional de archivos.

Te permite enfocarte más en lo que realmente importa.

Al proteger tus activos digitales y garantizar la sostenibilidad, los sistemas DAM hacen que tu marca sea más fuerte.

Pero, ¿cómo encontrar un sistema DAM confiable?

Si bien se podría desarrollar un software personalizado para tu organización, esto puede ser bastante costoso.

Dado el tiempo necesario para desarrollar una solución fácil de usar y que se adapte a tus necesidades, optar por soluciones ya desarrolladas parece una alternativa más práctica.

Presentamos MEDAR, una solución de gestión de activos digitales desarrollada teniendo en cuenta las necesidades de los equipos de comunicación corporativa.

MEDAR te permite almacenar de forma segura y gestionar fácilmente todos tus activos digitales, incluidos fotos, videos, archivos de audio y archivos de diseño, en una plataforma centralizada.

• Acceso centralizado: Accede a tus activos a través de una única plataforma, eliminando la dependencia de personas o dispositivos específicos.
• Reconocimiento de rostros y objetos: Etiqueta automáticamente rostros y objetos en archivos con IA, ahorrándote tiempo en el etiquetado manual.
• Conversión de voz a texto: Convierte el contenido hablado en archivos de video y audio en texto, haciéndolos buscables.
• Etiquetas personalizadas: Etiqueta manualmente los archivos por evento, ubicación, tiempo y personas, y aprovecha el etiquetado automático mediante IA.
• Búsqueda avanzada: Encuentra rápidamente archivos mediante diversas opciones de búsqueda y filtrado.
• Categorización dinámica: Encuentra archivos fácilmente, incluso si no recuerdas el nombre exacto del archivo o la etiqueta.
• Gestión de permisos: Controla quién puede acceder y editar archivos específicos.
• Registros de actividad: Rastrea cada acción realizada sobre los archivos para garantizar responsabilidad.
• Compartición segura: Comparte archivos de manera segura con partes externas a través de enlaces protegidos por contraseña y con acceso limitado en el tiempo.
• Detección de duplicados: Evita el almacenamiento innecesario identificando y consolidando archivos duplicados.,
• Conversión de resolución: Convierte archivos a diferentes resoluciones con un solo clic.
• Personalización: Personaliza logotipos y colores para que coincidan con la identidad de tu empresa.
• Acceso móvil: Accede a tu archivo de medios en cualquier momento y lugar con la aplicación móvil.

MEDAR está diseñado para ayudarte a adoptar un sistema basado en etiquetas sin interrumpir tu estructura de carpetas actual.

Puedes planificar la transición por etapas, comenzando con tus archivos más importantes, cargándolos y etiquetándolos según corresponda, asegurando que tu flujo de trabajo diario no se vea afectado.

Además, si lo prefieres, nuestro equipo de expertos puede ayudarte a transferir tu archivo actual a MEDAR y encargarse del etiquetado necesario.

Con la interfaz fácil de usar de MEDAR y su soporte al cliente, tu equipo recibirá orientación en cada paso del proceso de transición. Los usuarios pueden aprender y aplicar fácilmente el proceso de etiquetado a través de la capacitación proporcionada por MEDAR. Nuestro equipo de soporte también estará disponible para responder cualquier pregunta o resolver cualquier inquietud durante y después de la transición.

Con sus funciones impulsadas por IA y su plataforma centralizada y segura, MEDAR no solo te ahorra tiempo, sino que también mejora la colaboración entre equipos y garantiza la seguridad de tus valiosos activos.

¿Estás listo para preparar tu estrategia de comunicación corporativa para el futuro y fortalecer tu marca?

Contáctanos para obtener más información sobre cómo MEDAR puede revolucionar tus procesos de comunicación corporativa y agenda una demostración para ver cómo nuestra plataforma puede satisfacer específicamente tus necesidades.