La solution idéale pour l’organisation et la gestion des archives d’entreprise : La méthode de marquage

Gérer le nombre croissant de fichiers tels que des photos, des vidéos, des présentations et des fichiers de conception dans les entreprises et institutions peut rapidement devenir une tâche écrasante.

Traditionnellement, ces fichiers sont organisés à l’aide d’une structure de dossiers hiérarchique qui reflète nos systèmes informatiques. Cependant, à mesure que le volume de fichiers augmente, cette méthode d’organisation conventionnelle peut ajouter de la complexité plutôt que de la simplicité.

Dans cet article, nous allons aborder comment la méthode des dossiers complique la gestion des fichiers en entreprise, pourquoi le marquage est une meilleure approche, les bénéfices et avantages du marquage, et comment vous pouvez passer d’un système basé sur les dossiers à un système basé sur le marquage.

Les structures de dossiers hiérarchiques sont privilégiées car elles ressemblent aux systèmes de stockage physique des fichiers. Nous utilisons cette méthode sur nos ordinateurs depuis des années, ce qui en fait une habitude. Cependant, à mesure que le nombre de fichiers augmente, des problèmes majeurs apparaissent avec cette approche.

Dans une structure de dossiers traditionnelle, lorsqu’un fichier est lié à plusieurs catégories, il doit souvent être copié dans différents dossiers. Par exemple, une vidéo de lancement de produit devrait être stockée à la fois dans les dossiers “Marketing” et “Lancements de produits”. Cela augmente le nombre de copies de fichiers et consomme rapidement l’espace de stockage.

Avoir plusieurs copies d’un fichier complique sa mise à jour. Toute modification apportée à un fichier doit être appliquée manuellement à toutes les copies. Cela entraîne une charge de travail supplémentaire et accroît le risque d’incohérences dans l’archivage en raison d’éventuelles erreurs lors des mises à jour.

Dans une structure de dossiers traditionnelle, à mesure que le nombre de fichiers augmente, des hiérarchies complexes se développent dans l’archive. Trouver un fichier spécifique au milieu de nombreux sous-dossiers et répertoires imbriqués peut être long et difficile. Dans les grandes organisations, localiser un fichier précis peut devenir une tâche décourageante.

Dans les structures de dossiers traditionnelles, les recherches sont généralement limitées aux noms des fichiers et des dossiers. Il est souvent impossible d’effectuer une recherche par contenu ou par métadonnées d’un fichier. Si vous ne vous souvenez pas du nom d’un dossier ou d’un fichier, vous devrez peut-être parcourir manuellement de nombreux dossiers et fichiers pour retrouver ce que vous cherchez.

Les fichiers multimédias tels que les photos et les vidéos contiennent généralement un ensemble de métadonnées. Par exemple, les métadonnées incluent des informations comme la date de prise de vue d’une photo, le lieu, les personnes et objets présents sur la photo, ainsi que les événements associés. Cependant, ces métadonnées sont souvent ignorées et non exploitées dans les structures de dossiers traditionnelles, ce qui conduit à une sous-utilisation des ressources pourtant stockées et gérées avec un certain investissement.

Les structures de dossiers hiérarchiques offrent des informations limitées sur le contenu des fichiers. Il devient difficile d’analyser et de découvrir des insights à partir des fichiers. Par exemple, si vous possédez de nombreux documents sur un sujet spécifique, les retrouver et les analyser peut être compliqué s’ils sont dispersés dans divers dossiers. Cela entrave la découverte d’informations précieuses et de connexions entre les fichiers.

Les structures de dossiers hiérarchiques peuvent compliquer le partage de fichiers entre les équipes. Un membre de l’équipe ayant besoin d’un fichier spécifique peut avoir du mal à le trouver s’il ne sait pas dans quel dossier il est stocké. Cela impacte négativement la collaboration et la productivité. De plus, le stockage de fichiers dans différents emplacements peut entraîner des problèmes de synchronisation lorsque plusieurs équipes travaillent sur le même fichier.

Différentes équipes et départements peuvent utiliser leurs propres structures de dossiers et conventions de nommage. Cela crée des incohérences au sein de l’organisation et génère de la confusion dans la gestion des fichiers. Dans les projets collaboratifs, le fait que différentes équipes nomment ou organisent un même fichier de manière différente peut ralentir les flux de travail et augmenter le risque d’erreurs.

À mesure que le nombre d’actifs numériques augmente, les structures de dossiers hiérarchiques deviennent de plus en plus complexes et difficiles à gérer. L’ajout de nouveaux fichiers peut perturber la structure existante et nécessiter une réorganisation, ce qui représente une perte de temps importante, notamment pour les organisations possédant de vastes archives numériques en pleine croissance.

Les structures de dossiers hiérarchiques rendent difficile l’adaptation aux changements au sein de l’organisation. Ajouter de nouvelles catégories ou réorganiser la structure existante prend du temps et peut nécessiter une reclassification des fichiers existants, ce qui ralentit les flux de travail et réduit la flexibilité.

Nous avons évoqué les limites des structures de dossiers hiérarchiques traditionnelles dans la gestion des fichiers. Maintenant, explorons la méthode de marquage, qui est la solution la plus efficace pour surmonter ces limites.

La méthode de marquage consiste à attribuer des balises aux fichiers en fonction des informations qu’ils contiennent et des catégories auxquelles ils appartiennent. Grâce au marquage, la gestion des fichiers, des photos et des vidéos en entreprise devient plus efficace, et l’accès aux fichiers est grandement simplifié.

Voici pourquoi vous devriez utiliser la méthode de marquage pour stocker vos fichiers, ainsi que les avantages qu’elle procure :

La méthode de marquage permet d’attribuer plusieurs balises à chaque fichier, offrant ainsi une flexibilité maximale. Un même fichier peut être associé à plusieurs catégories. Par exemple, une photo utilisée dans une campagne marketing peut être étiquetée à la fois comme « Marketing » et « Photos de campagne ». Grâce à cette approche, il est possible de retrouver rapidement un fichier dans différents contextes et pour divers besoins.

Contrairement aux structures hiérarchiques rigides et fixes, le marquage permet une catégorisation dynamique. Vous pouvez mettre à jour vos balises en fonction des évolutions et des nouveaux contextes d’utilisation de vos fichiers, ajouter de nouvelles balises ou modifier celles existantes. Cette flexibilité permet de maintenir une gestion des fichiers efficace et adaptée aux besoins actuels.

Le marquage élimine le besoin de dupliquer un même fichier dans différents dossiers, ce qui permet d’économiser considérablement de l’espace de stockage. Par exemple, si une même vidéo est utilisée pour plusieurs campagnes, il suffit d’ajouter toutes les balises de campagnes pertinentes à un seul fichier, au lieu d’en créer plusieurs copies dans différents dossiers.

L’utilisation efficace de l’espace de stockage est essentielle, en particulier pour les organisations possédant de vastes archives numériques. Grâce au marquage, les fichiers ne sont plus dupliqués inutilement dans plusieurs unités ou départements, réduisant ainsi les coûts de stockage et optimisant son utilisation.

Le marquage permet une récupération rapide et intuitive des fichiers en fonction de leurs caractéristiques, de leur contenu ou de leur sujet. Par exemple, une photo peut être retrouvée à l’aide de balises indiquant son lieu de prise, sa date ou les personnes qui y figurent. Si un outil de marquage basé sur l’intelligence artificielle est utilisé, il est même possible de retrouver un fichier sans connaître son nom exact, simplement en recherchant un objet ou un élément qu’il contient.

Le marquage offre des options de filtrage poussées, évitant ainsi la nécessité de se souvenir de l’emplacement ou du nom des fichiers. En combinant plusieurs balises lors d’une recherche, il est possible d’obtenir des résultats beaucoup plus précis. Par exemple, pour retrouver du contenu destiné aux réseaux sociaux, il suffit d’utiliser des balises comme « Campagne marketing », « Nom du produit », « Instagram », tout en sélectionnant la période souhaitée. De même, pour retrouver des photos et vidéos de Mme Sylvie et M. Antoine lors du discours d’ouverture à Paris, il suffit d’utiliser les balises « Sylvie », « Antoine », « Discours d’ouverture » et « Paris ».

Lorsqu’un système de marquage est adopté à l’échelle de l’entreprise, la communication et la collaboration entre les équipes deviennent bien plus fluides. Tous les membres peuvent retrouver et partager des fichiers rapidement grâce aux balises communes. Cette approche améliore considérablement la coordination, notamment dans les entreprises de taille moyenne et grande, les groupes industriels et autres grandes structures corporatives.

Le système de marquage garantit un accès universel aux fichiers. Les membres d’une équipe n’ont pas besoin de connaître l’emplacement exact d’un fichier pour y accéder. Grâce aux balises, tout le monde peut retrouver rapidement un document, accélérant ainsi les processus de travail et améliorant la productivité.

Le marquage permet aux organisations de mieux exploiter les données contenues dans leurs fichiers. En analysant les métadonnées à travers les balises, il est possible d’obtenir des informations précieuses, d’identifier des tendances et de prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, une entreprise peut analyser quels types de contenus sont les plus utilisés ou quelles campagnes ont le plus de succès.

Les balises permettent de découvrir des fichiers connexes et de révéler des relations entre les documents. Par exemple, en regroupant des fichiers sous une même balise, il est possible de faire émerger des connexions insoupçonnées et d’utiliser ces informations pour élaborer de nouvelles stratégies.

La méthode de marquage permet d’intégrer de nouveaux fichiers à l’archive sans perturber la structure existante. Cette facilité d’adaptation est un atout majeur pour les archives numériques en constante expansion. Quel que soit le nombre de fichiers ajoutés, ils peuvent être rapidement marqués et intégrés au système en place. Par exemple, lors du lancement d’un nouveau produit, il suffit d’ajouter la balise correspondante à tous les fichiers associés, sans toucher à la structure existante.

Les systèmes de marquage s’adaptent facilement aux évolutions des besoins d’une organisation. Les balises peuvent être modifiées, ajoutées ou supprimées sans perturber le reste du système. Lorsqu’une entreprise modifie sa structure organisationnelle ou souhaite réorganiser son archive, la méthode de marquage permet de le faire sans avoir à déplacer manuellement chaque fichier. Si le nom d’une balise est modifié, tous les fichiers associés sont mis à jour automatiquement.

Il est évident que stocker des fichiers, photos et vidéos dans un système basé sur le marquage est plus efficace que d’utiliser une archive basée sur des dossiers au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

Alors, comment pouvez-vous faire la transition de votre archive basée sur des dossiers vers une structure basée sur le marquage ?

Migrer votre archive existante vers un système de marquage peut sembler difficile au premier abord. Cependant, en suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez faciliter ce processus :

La première étape consiste à inventorier vos actifs numériques existants. Déterminez quels types de fichiers vous possédez, où ils sont stockés et comment ils sont classés. Cet inventaire vous aidera à décider quels fichiers marquer et comment les marquer lors de la transition.

Il est essentiel de comprendre les besoins et attentes des équipes qui utiliseront et géreront les fichiers. Identifiez les types de fichiers les plus souvent recherchés et les difficultés rencontrées lors des processus de recherche et d’accès aux fichiers. Cette compréhension vous aidera à structurer votre stratégie de marquage.

Déterminez les catégories que vous utiliserez pour marquer vos fichiers. Ces catégories peuvent être basées sur le type de fichiers, leur contenu, leur objectif ou d’autres caractéristiques pertinentes. Par exemple, vous pouvez créer des catégories comme « Événement », « Produit », « Employé », « Lieu », « Personne », « Marque », « Projet » et « Campagne » pour les photos.

Établissez une liste standard de balises que toutes les équipes utiliseront. Une telle liste garantit un marquage cohérent et une recherche facile des fichiers. Bien sûr, il est impossible de prévoir toutes les balises à l’avance, mais il est utile de dresser une liste de balises standards et de définir des règles pour la création de nouvelles balises. Assurez-vous que les balises sont claires, concises et simples. De plus, veillez à ce que cette liste soit facilement accessible aux équipes.

Planifiez la transition progressivement. Il peut être difficile de marquer tous les fichiers en une seule fois, alors procédez étape par étape. Commencez par marquer les fichiers les plus importants et les plus fréquemment utilisés, puis passez aux autres. Cette approche rendra le processus plus simple et plus gérable.

Organisez des sessions de formation pour aider les équipes à apprendre à utiliser le système basé sur le marquage. Fournissez des informations sur la stratégie de marquage, l’utilisation des balises et les avantages du système. Proposez également une assistance pour toute difficulté rencontrée au cours de la transition.

Marquez vos fichiers en fonction des catégories de balises prédéfinies. Utilisez des logiciels ou outils adaptés pour automatiser ce processus autant que possible. Par exemple, des systèmes de gestion des actifs numériques comme MEDAR peuvent aider au marquage automatique ou fournir une assistance au marquage pour votre organisation.

Peu importe le soin apporté au processus, des erreurs peuvent toujours survenir. Une fois le marquage terminé, passez en revue les balises pour vous assurer qu’elles sont correctes et cohérentes. Corrigez les balises erronées ou manquantes.

Testez l’intégration du système basé sur le marquage avec vos flux de travail existants. Vérifiez si les fichiers peuvent être retrouvés correctement, si les équipes accèdent facilement au système et s’il existe des problèmes liés au processus de marquage. Ces tests permettront d’identifier les éventuels problèmes en amont et d’y remédier rapidement.

Recueillez les retours des équipes utilisant le système. Écoutez leurs expériences et suggestions. Vous pourrez ainsi affiner votre catégorisation des balises et améliorer l’efficacité du système.

Évaluez régulièrement les performances de votre archive basée sur le marquage. Analysez quelles balises sont les plus utilisées, quels fichiers sont les plus recherchés et l’efficacité globale du système. Mettez à jour votre stratégie de marquage en fonction de ces évaluations.

À mesure que les besoins évoluent et que de nouveaux fichiers sont ajoutés, mettez à jour votre liste de balises. Ajoutez de nouvelles balises ou supprimez celles devenues inutiles. Maintenez votre système à jour en permanence.

Chez MEDAR, nous aidons les entreprises et organisations à passer des systèmes traditionnels basés sur les dossiers à des structures efficaces basées sur le marquage. Notre solution de gestion des actifs numériques, MEDAR, est conçue pour rendre cette transition aussi fluide que possible.

MEDAR est un logiciel permettant de stocker et gérer en toute sécurité tous vos actifs numériques – photos, vidéos, fichiers audio et fichiers de conception – dans un espace centralisé.

• Centralisation : Accédez à vos fichiers (photos, vidéos, fichiers audio, fichiers de conception) depuis une seule plateforme. Éliminez la dépendance aux personnes et aux appareils, et préservez la mémoire institutionnelle de votre organisation.
• Reconnaissance faciale et d’objets : Les visages et objets présents dans les fichiers sont automatiquement détectés et marqués grâce à l’intelligence artificielle, réduisant ainsi le temps consacré au marquage.
• Transcription automatique : Les conversations dans vos fichiers audio et vidéo sont automatiquement converties en texte, rendant leur contenu facilement consultable.
• Marquage manuel et assisté par IA : Marquez vos fichiers manuellement selon des catégories comme événement, lieu, date ou personne, tout en bénéficiant du marquage automatique par IA pour les catégories comme personne, son et objet.
• Recherche avancée : Profitez d’options de recherche et de filtrage avancées basées sur les noms de fichiers et de balises, permettant un accès rapide aux fichiers sans recherche fastidieuse.
• Dossiers dynamiques : Accédez facilement à vos fichiers grâce à des catégories dynamiques, même si vous ne vous souvenez pas de leur nom ou de leur balise.
• Gestion des autorisations : Attribuez différents niveaux d’accès et de modification aux utilisateurs, garantissant ainsi un contrôle total sur vos fichiers.
• Historique des actions : Toutes les actions effectuées sur les fichiers sont enregistrées, garantissant la traçabilité et la responsabilité interne.
• Partage sécurisé : Partagez des fichiers via des liens sécurisés et temporaires avec des parties externes, assurant une gestion sûre des échanges.
• Détection des doublons : Les fichiers téléchargés sont comparés aux fichiers existants pour identifier et fusionner les doublons, évitant ainsi un stockage encombré.
• Conversion de résolution : Convertissez les fichiers en différentes résolutions en un clic, facilitant leur téléchargement et partage selon vos besoins.
• Personnalisation : Personnalisez l’interface avec votre logo et vos couleurs pour refléter votre identité visuelle.
• Application mobile : Accédez à vos fichiers facilement, où que vous soyez, via l’application mobile.

MEDAR simplifie la transition vers un système basé sur le marquage sans perturber votre structure de dossiers hiérarchique existante.

Vous pouvez planifier le processus de transition de manière progressive, en commençant par vos fichiers les plus importants. De cette façon, vous pouvez vous adapter au nouveau système sans aucune interruption dans votre flux de travail quotidien.

De plus, si vous le souhaitez, notre équipe d’experts peut se rendre dans votre organisation lors de la transition initiale vers MEDAR, transférer votre archive existante vers MEDAR et gérer le marquage nécessaire.

Grâce à l’interface conviviale de MEDAR et à son support client, votre équipe sera accompagnée à chaque étape de la transition. Les utilisateurs pourront facilement apprendre et appliquer le processus de marquage grâce aux formations fournies par MEDAR. De plus, notre équipe de support client sera ravie de vous aider pour toute question que vous pourriez avoir.

Si vous souhaitez gérer vos fichiers numériques plus efficacement, surmonter les limitations des structures de dossiers hiérarchiques et accélérer vos processus métier, vous pouvez essayer MEDAR gratuitement et nous contacter pour plus d’informations.