¿Qué es la Gestión de Activos Digitales? ¿Cómo deben las empresas gestionar sus activos digitales?

Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) organiza, almacena y recupera archivos digitales de manera eficiente. Con características como el reconocimiento facial y de objetos impulsado por IA y la conversión de voz a texto, optimiza la gestión de activos desde la creación hasta el archivo, mejorando la productividad y la colaboración.

La gestión de activos digitales (DAM) es crucial para las empresas hoy en día, ya que implica el almacenamiento, clasificación y gestión de activos digitales como fotos, videos, documentos y otros medios. Más allá de organizar y almacenar, DAM incluye la optimización del uso de los activos, el control de acceso, la garantía de seguridad y el intercambio cuando sea necesario.

Las organizaciones utilizan software especializado de DAM para almacenar, categorizar, regular el acceso y compartir activos digitales de manera eficiente. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a aprovechar mejor sus activos.

Toda organización profesional necesita una estrategia de DAM y un software adecuado, especialmente las empresas medianas y grandes, universidades, instituciones públicas y ONG. Una gestión adecuada de los activos digitales es esencial para mantener una estructura corporativa sólida.

Este artículo ofrece una visión general de los activos digitales, define la gestión de activos digitales y analiza sus beneficios y las características del software DAM.

Cuando se habla de gestión de activos digitales, muchas personas pueden no tener una idea clara. Para aclararlo, hablemos sobre qué son los activos digitales. Los activos digitales son, como su nombre indica, activos que pueden almacenarse en un entorno digital. Aunque existen muchos tipos de activos digitales, aquí hay algunos de los más utilizados por las organizaciones:

• Fotos: Contenido visual, fotos de productos, fotos del equipo, etc.
• Logotipos: Logotipos y símbolos de marca que representan la identidad corporativa.
• Dibujos y archivos de diseño: Trabajos de diseño gráfico, ilustraciones, archivos vectoriales, dibujos técnicos.
• Videos: Videos de eventos, videos promocionales, videos de capacitación, comerciales, animaciones y otros contenidos visuales.
• Documentos: Documentos de oficina, informes, documentos estratégicos y otros contenidos escritos.
• Presentaciones: Presentaciones de reuniones, diapositivas de conferencias y contenido similar.
• Archivos de audio: Podcasts, música y otros contenidos de audio.

Hoy en día, organizaciones de todos los tamaños utilizan activos digitales para llevar a cabo sus actividades. Estos activos representan todo el conocimiento y la memoria de las organizaciones. Por lo tanto, es crucial que estos activos se almacenen correctamente, se gestionen y puedan recuperarse fácilmente cuando se necesiten.

Muchas organizaciones no saben cuántos activos digitales poseen ni utilizan un método específico para almacenarlos. A menudo, los activos quedan olvidados en bandejas de entrada de correo electrónico, carpetas de descargas, discos duros o en algún lugar de aplicaciones en la nube. Buscar un archivo puede llevar mucho tiempo y, a menudo, no se encuentra. Existen múltiples copias de archivos en diferentes ubicaciones, y determinar si hay diferencias entre ellas requiere verificar cada archivo individualmente.

Todos estos procesos generan una carga de trabajo significativa e ineficiencia en las estructuras corporativas. Las organizaciones que utilizan un software de gestión de activos digitales eliminan todos estos procesos ineficientes y cuentan con un archivo manejable y accesible.

Muchas empresas y organizaciones dependen en gran medida del almacenamiento de sus valiosos activos digitales en discos duros o computadoras. Sin embargo, investigaciones recientes arrojan luz sobre una realidad preocupante: la vida útil promedio de los discos duros varía entre 6 y 10 años, mientras que las computadoras suelen durar entre 5 y 8 años. Esto significa que, cuando estos dispositivos inevitablemente fallan, los archivos almacenados en ellos corren el riesgo de perderse de manera irrecuperable.

Cuando los archivos se almacenan en discos duros o computadoras, recuperarlos implica contactar a los propietarios de estos dispositivos, creando una dependencia de personas específicas. Además, cuando estas personas dejan la organización, existe el riesgo de perder el acceso a los activos que administraban anteriormente.

La organización es clave cuando se trata de almacenar archivos. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los archivos se dispersan sin una categorización clara. Los archivos no se organizan sistemáticamente al almacenarse, lo que dificulta encontrar un archivo específico, especialmente si su nombre se olvida o si tiene un nombre compuesto por letras y números ininteligibles. Se deben revisar innumerables carpetas y archivos, convirtiendo la búsqueda en una pesadilla.

El sistema clásico de carpetas que todos conocemos en nuestras computadoras reduce la capacidad de encontrar archivos cuando su número es elevado. Incluso con categorización, es imposible incluir toda la información relevante en el nombre del archivo o carpeta. Como resultado, los usuarios a menudo se ven obligados a revisar varias carpetas en busca de un archivo específico.

Los activos digitales, como fotos y videos, contienen una gran cantidad de datos, incluyendo personas, objetos, conversaciones, ubicaciones, marcas, campañas y eventos relacionados. Sin embargo, la mayoría de estos datos no pueden capturarse con métodos tradicionales de almacenamiento de archivos. Muchos datos que podrían aprovecharse con el método de almacenamiento adecuado permanecen sin utilizarse. El potencial de los activos digitales en términos de datos no se explota completamente.

Muchas empresas y organizaciones optan por almacenar sus activos digitales en aplicaciones en la nube como Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc. Estas aplicaciones se eligen por ofrecer grandes espacios de almacenamiento a bajos costos. Si bien esta puede ser una opción lógica para organizaciones pequeñas, se vuelve ineficiente para estructuras medianas y grandes con innumerables archivos y diversas unidades. Los problemas de búsqueda y usabilidad de datos también persisten en las aplicaciones en la nube.

Cuando los activos digitales se almacenan y comparten mediante métodos tradicionales, las organizaciones y empresas pueden enfrentar diversos problemas de seguridad. Detalles como con quién se comparten los archivos, cuándo y por quién, no pueden controlarse de manera efectiva. Esta falta de control aumenta el riesgo de fugas de datos dentro de la organización.

Otro problema de seguridad que enfrentan las organizaciones es el intercambio de archivos que contienen datos personales con empresas externas como WeTransfer, WhatsApp y Google en procesos como la compresión y el intercambio de archivos. Especialmente para organizaciones y empresas que priorizan la seguridad, compartir datos con otras empresas puede representar un problema serio.

Los objetivos principales del software de gestión de activos digitales son los mismos: almacenar y gestionar los activos digitales de manera eficiente. Aunque estas plataformas comparten el mismo propósito, sus características fundamentales son similares, pero cada una difiere de la otra. Por lo tanto, antes de discutir los beneficios de estos software, queremos recordarte que los beneficios y características mencionados en el artículo pueden variar según el software de gestión de activos digitales.

A continuación, hemos enumerado los principales beneficios que puedes encontrar en un buen software de gestión de activos digitales:

Como mencionamos anteriormente, los activos digitales de las empresas y organizaciones suelen almacenarse en discos duros o computadoras. Sin embargo, estos dispositivos con frecuencia fallan, se pierden o sus propietarios dejan la organización. En tales casos, los activos digitales que poseen las organizaciones se pierden. Cuando se utiliza un software de gestión de activos digitales, estos activos se almacenan en la nube o en los servidores de la organización con diversas medidas de seguridad, asegurando así la protección de los archivos.

Cuando se utilizan sistemas de gestión de activos digitales, todos los archivos se recopilan en un punto central. Los archivos pueden ser fácilmente accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet. Además, el acceso a los archivos se facilita gracias a las aplicaciones móviles y de escritorio. Siempre que las organizaciones y empresas suban sus archivos etiquetándolos en el sistema, no tendrán que preocuparse por dónde están sus archivos.

Almacenar los activos digitales etiquetándolos hace que sean fáciles de encontrar. Las soluciones de gestión de activos digitales aceleran el proceso de búsqueda de archivos con sus diversas opciones de filtrado y búsqueda. Un archivo puede encontrarse rápidamente sin necesidad de recordar el nombre del archivo, el nombre de la etiqueta o la carpeta donde está almacenado. Basta con saber de qué trata el archivo para encontrarlo.

Los activos digitales como fotos, videos y archivos de audio contienen muchos datos relacionados con eventos, personas, objetos, sonidos, lugares, fechas y otros aspectos de importancia corporativa, comercial e informativa. Sin embargo, cuando los activos digitales se almacenan mediante métodos tradicionales, estos datos no pueden aprovecharse. Cuando los activos digitales se almacenan con etiquetas, gran parte de estos datos se vuelven utilizables. Además, el software de gestión de activos digitales con reconocimiento facial automático, reconocimiento de objetos, reconocimiento de voz, conversión de voz a texto y otras herramientas de inteligencia artificial agiliza estos procesos de etiquetado. Esto permite obtener más información de los archivos, aumentando la eficiencia de los mismos.

Las plataformas de gestión de activos digitales permiten definir quién puede acceder a qué activos dentro de la organización y quién puede realizar operaciones sobre estos activos. De esta manera, se evita el acceso no autorizado a los archivos.

Los correos electrónicos, aplicaciones de mensajería, etc., tienen un límite de tamaño para los mensajes que pueden enviarse. Por lo tanto, enviar archivos grandes como fotos y videos a menudo se convierte en una carga de trabajo para empresas y organizaciones.

En el software de gestión de activos digitales, se generan enlaces protegidos por contraseña y con tiempo limitado para los archivos que se desean compartir. Estos enlaces se comparten con las partes relevantes, permitiendo la transmisión de los archivos a través de un solo enlace. Esta estructura asegura que los archivos que contienen datos corporativos no se compartan a través de aplicaciones de terceros como WeTransfer, sitios de compresión de archivos o WhatsApp. Esto no solo agiliza el proceso de compartición, sino que también garantiza un mejor control sobre los datos corporativos.

El software de gestión de activos digitales ofrece muchas características para facilitar la gestión de archivos. Algunas de estas características incluyen:

• Las caras y los objetos en fotos y videos se reconocen y etiquetan automáticamente con soporte de inteligencia artificial.
• Los sonidos en archivos de video y audio se reconocen y convierten en texto.
• Se generan diferentes tamaños de archivos.
• Se pueden agregar notas y descripciones a los archivos y etiquetas.
• Se pueden integrar con diferentes aplicaciones.
• Los archivos pueden visualizarse como imágenes y los videos pueden reproducirse sin necesidad de abrirlos.
• Los procesos de carga de archivos se agilizan y facilitan con aplicaciones móviles y de escritorio.

Los activos digitales tienen múltiples copias en computadoras y discos duros. Esto hace que los archivos sean difíciles de gestionar y que los espacios de almacenamiento se llenen rápidamente. Los sistemas de gestión de activos digitales verifican si un archivo que se está subiendo ya existe en el sistema. Comparan los archivos deseados con los existentes y no suben los archivos que son idénticos. Esto ahorra espacio de almacenamiento.

Cuando las empresas y organizaciones utilizan un software de gestión de activos digitales, pueden acceder a sus archivos desde un solo punto. Los usuarios pueden proporcionar información sobre los archivos agregando notas a los archivos y otros usuarios pueden tomar las acciones necesarias en función de estas notas. Las corporaciones, empresas y organizaciones con operaciones globales pueden gestionar los activos digitales de todos sus equipos desde el mismo lugar.

La identidad corporativa es muy importante para las empresas y organizaciones. Para mantener la coherencia de la marca, es necesario utilizar la marca y sus reglas de la misma manera en todas las plataformas. Sin embargo, cuando no hay un área central donde se gestionen estos elementos, los empleados pueden usar incorrectamente diferentes versiones de logotipos y otros elementos de marca. Los sistemas de gestión de activos digitales permiten gestionar estos elementos desde un punto central. Además, la mayoría de las plataformas de gestión de activos digitales permiten la personalización. Las empresas y organizaciones pueden personalizar el software que utilizan según sus identidades corporativas.

Los sistemas de gestión de activos digitales proporcionan diversas estadísticas relacionadas con los activos digitales que poseen. De esta manera, las organizaciones pueden obtener una visión general de sus activos digitales, su uso y los usuarios en el sistema.

Cuando una organización o empresa utiliza un software de gestión de activos digitales, el archivo acumulado a lo largo de los años no desaparece junto con dispositivos averiados o perdidos. Los archivos de fotografías y videos que reflejan la memoria de la organización se resguardan, permitiendo a las entidades corporativas analizar el pasado y tomar decisiones futuras con base en estos datos.

Cuando una organización o empresa utiliza un software de gestión de activos digitales, el archivo acumulado a lo largo de los años no desaparece junto con dispositivos defectuosos o extraviados. Las fotografías y archivos de video que reflejan la memoria de la organización se resguardan, permitiendo que las entidades corporativas iluminen el futuro al examinar datos del pasado.

El software de gestión de activos digitales facilita enormemente el trabajo de los equipos de marketing. Los esfuerzos dirigidos a diferentes canales de marketing pueden gestionarse desde un punto central. Activos relacionados con actividades de marketing, como publicaciones en redes sociales, materiales para medios impresos y visuales, exposiciones y anuncios, se categorizan y archivan fácilmente mediante etiquetado. Diferentes equipos pueden acceder rápidamente a estos archivos y utilizarlos en plataformas relevantes. Al analizar actividades de marketing pasadas, es posible identificar prácticas correctas e incorrectas, lo que permite la creación de futuras campañas basadas en estos hallazgos.

Las empresas con múltiples productos tienen dificultades para rastrear los activos digitales relacionados con ellos. Con un software de gestión de activos digitales, las empresas pueden etiquetar y almacenar imágenes y videos de sus productos según diversas categorías. Esto crea un archivo de productos dentro de la empresa. Las personas pueden acceder fácilmente a los archivos y utilizarlos cuando sea necesario. Un archivo de este tipo también puede proporcionar datos sobre los procesos de desarrollo de la empresa y sus productos.

Los grupos empresariales, grandes corporaciones, organizaciones, instituciones públicas, universidades y ONG poseen numerosos activos digitales. Estas entidades pueden utilizar un software de gestión de activos digitales para centralizar y gestionar tanto los eventos organizados por la propia institución como aquellos organizados por unidades afiliadas. Fotos y videos relacionados con diversas actividades, como conferencias, ceremonias, visitas, eventos gastronómicos y proyectos, se registran regularmente, creando un archivo corporativo. Los archivos se almacenan mediante etiquetas, lo que permite que mucha información sobre las actividades también se registre en los archivos. Con las funciones avanzadas de búsqueda y filtrado de estos programas, incluso las fotos de hace años pueden encontrarse fácilmente. Así, la memoria corporativa se preserva para las generaciones futuras.

Dado que el software de gestión de activos digitales se utiliza principalmente para administrar activos digitales como fotos y videos, es adecuado para su uso en todos los sectores. A continuación, puedes encontrar algunos ejemplos de escenarios de uso en diferentes industrias.

Marketing y Publicidad: El software de gestión de activos digitales proporciona una plataforma central para que las empresas en el sector del marketing y la publicidad gestionen su trabajo y campañas para diferentes clientes. Estos programas permiten agregar notas a los archivos, facilitando la comunicación entre equipos e individuos. Una vez finalizado el trabajo, se comparte con los clientes a través de enlaces de acceso.

Textil y Moda: La industria de la moda y el textil es un sector dinámico con diseños, colecciones y activos de marca en constante cambio. El software de gestión de activos digitales se utiliza en este sector para almacenar y administrar archivos de diseño, colecciones y fotos y videos obtenidos en sesiones y eventos. Ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de diseño, marketing y ventas, y a mantener la integridad de la marca.

Ingeniería y Arquitectura: Los proyectos de ingeniería y arquitectura suelen ser de gran escala y complejidad. El software de gestión de activos digitales proporciona una plataforma ideal para almacenar, administrar y compartir documentos de proyectos y dibujos técnicos. Estos programas hacen que los procesos de los proyectos sean más transparentes y manejables, facilitan la colaboración entre los miembros del equipo y simplifican la gestión de recursos.

Retail y Comercio Electrónico: Los sectores del retail y el comercio electrónico cuentan con numerosos activos digitales para diferentes productos. El software de gestión de activos digitales proporciona una plataforma central para almacenar estos activos. Se utiliza para clasificar imágenes de productos, almacenar descripciones y administrar imágenes adecuadas para diversas plataformas de venta.

Alimentación: Tanto los fabricantes de alimentos como las grandes cadenas de restaurantes pueden gestionar fácilmente sus archivos utilizando sistemas de gestión de activos digitales. Estos programas ayudan a los restaurantes a almacenar imágenes de menús, recetas y listas de ingredientes, y a organizar diseños de marca y empaques. De manera similar, los fabricantes de alimentos administran imágenes de productos y empaques, así como activos relacionados con el marketing, a través de estos programas.

Salud: En el sector de la salud, el software de gestión de activos digitales es una herramienta importante para hospitales, clínicas y otras instituciones sanitarias. Se utiliza para gestionar y compartir imágenes médicas y otros documentos de salud. Los profesionales de la salud pueden acceder a la información de manera más rápida y efectiva a través de estos programas y consultar fácilmente los registros anteriores de sus pacientes. Además, se garantiza una comunicación segura y rápida dentro de la institución, y se protege la privacidad de los datos personales.

Turismo: Los activos digitales son de gran importancia para el sector del turismo. Hoteles, empresas de tours y reservas, museos y administraciones que buscan aumentar el número de turistas en sus regiones utilizan software de gestión de activos digitales. Estos programas ayudan a almacenar y gestionar profesionalmente materiales promocionales, documentos de reserva, videos de viaje e imágenes.

Deportes: El sector deportivo cuenta con una amplia gama de activos digitales relacionados con la promoción de equipos y atletas, competiciones y eventos. Las plataformas de gestión de activos digitales ayudan a las organizaciones deportivas a almacenar, administrar y compartir estos activos de medios en un solo lugar. También se utilizan para gestionar imágenes de campañas y actividades de marketing para eventos deportivos, rastrear acuerdos de patrocinio y mantener la coherencia de la marca.

Editorial: Las editoriales utilizan software de gestión de activos digitales para almacenar, clasificar y compartir portadas de libros, contenidos, e-books, contratos y otros materiales editoriales. Además, la función de marca de agua en estos programas ayuda a proteger los derechos visuales y de autor de los libros propiedad de la editorial.

Organizaciones Sin Fines de Lucro: Las organizaciones sin fines de lucro utilizan software de gestión de activos digitales para almacenar, gestionar y compartir archivos relacionados con sus proyectos, campañas y materiales de donación. Estos programas ayudan a las organizaciones a administrar eficazmente los activos relacionados con sus eventos y campañas, informar mejor a las comunidades con las que interactúan y a los proveedores de fondos, y mantener el control sobre sus proyectos.

Educación: Las instituciones educativas utilizan software de gestión de activos digitales para gestionar y compartir eventos organizados, conferencias, ceremonias, materiales educativos, investigaciones, contenidos de cursos y otros recursos académicos. Esto crea un archivo sostenible dentro de las instituciones educativas, transmitiendo exitosamente la memoria de la institución a las generaciones futuras.

Municipios e Instituciones Públicas: Las instituciones públicas y los municipios poseen numerosos activos digitales, como fotos y videos de eventos, conferencias y visitas que organizan. Con el software de gestión de activos digitales, estos activos, que tienen un valor significativo como datos corporativos, no se pierden, sino que se almacenan de manera centralizada, se hacen fácilmente accesibles y se gestionan profesionalmente. En instituciones públicas y municipios donde la profesionalidad es crucial, la creación de un archivo manejable asegura la preservación del profesionalismo.

Grupos Empresariales: Para que los grupos empresariales garanticen la transparencia, responsabilidad y previsibilidad entre sus subsidiarias, es necesario un intercambio de datos saludable. El software de gestión de activos digitales permite a diferentes empresas almacenar sus activos digitales, como fotos, videos y archivos de diseño, en una ubicación centralizada. Las funciones de autorización determinan quién dentro de la organización o qué departamentos pueden acceder a estos activos. Funciones como el etiquetado, el uso compartido y la adición de notas facilitan la colaboración entre unidades o subsidiarias, mejoran la eficiencia en los procesos publicitarios y promocionales, mantienen la coherencia de la marca y crean un archivo corporativo.

MEDAR es un software DAM que le permite almacenar de manera segura y gestionar fácilmente todos sus activos digitales, como fotos, videos, archivos de audio y diseños, en una ubicación centralizada.

• Centralización: El acceso a activos de fotos, videos y audios está disponible en una única plataforma. Se elimina la dependencia de personas y dispositivos, preservando la memoria corporativa.
• Reconocimiento de rostros y objetos: Los rostros y objetos en los archivos son reconocidos y etiquetados automáticamente por IA. Se reduce el tiempo dedicado a los procesos de etiquetado.
• Etiquetado: Los archivos se etiquetan manualmente según categorías como evento, ubicación, tiempo y persona. La inteligencia artificial permite el etiquetado automático de personas, discursos y objetos.
• Búsqueda avanzada: Se ofrecen diversas opciones de búsqueda y filtrado basadas en nombres de archivos y etiquetas. Puede acceder rápidamente al archivo que necesita sin procesos de búsqueda agotadores.
• Carpetas dinámicas: Se crean carpetas dinámicas para facilitar la búsqueda de archivos. Incluso si no recuerda el nombre del archivo o de la etiqueta, puede acceder a sus archivos con facilidad.
• Autorización: Se otorgan diferentes permisos de acceso y edición a los usuarios en el sistema. Puede controlar quién tiene acceso y quién puede editar determinados archivos.
• Registros de actividad: Se mantienen registros de todas las operaciones realizadas en los archivos. Se garantiza la responsabilidad interna.
• Enlaces de compartición: Los enlaces de los archivos que se desean compartir se pueden compartir con partes externas con límite de tiempo y protección con contraseña. Se garantiza la seguridad del intercambio de archivos externos.
• Eliminación de duplicados: Los archivos subidos se comparan con los existentes, detectando duplicados y evitando cargas innecesarias. Así, se evita que su espacio de almacenamiento se vuelva caótico.
• Conversión de resolución: Los archivos en el sistema se pueden convertir a la resolución deseada con un solo clic. Puede descargar y compartir sus archivos en la calidad y tamaño deseados.
• Personalización: Los logotipos y colores se pueden adaptar a la identidad corporativa. Se preserva la identidad de su empresa.
• Aplicación móvil: Gracias a la aplicación móvil, los archivos se pueden acceder fácilmente en cualquier momento y lugar. Incluso cuando no está frente a su computadora, puede acceder a su archivo multimedia sin problemas.

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