Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ? Comment les entreprises devraient-elles gérer leurs actifs numériques ?

Un système de gestion des actifs numériques (DAM) organise, stocke et récupère efficacement les fichiers numériques. Avec des fonctionnalités telles que la reconnaissance faciale et d’objets alimentée par l’IA ainsi que la conversion de la parole en texte, il rationalise la gestion des actifs, de leur création à leur archivage, améliorant ainsi la productivité et la collaboration.

La gestion des actifs numériques (DAM) est essentielle pour les entreprises d’aujourd’hui. Elle implique le stockage, la classification et la gestion des actifs numériques tels que les photos, vidéos, documents et autres médias. Au-delà de l’organisation et du stockage, un DAM permet d’optimiser l’utilisation des actifs, de contrôler l’accès, d’assurer la sécurité et de faciliter le partage lorsque cela est nécessaire.

Les organisations utilisent des logiciels DAM spécialisés pour stocker, catégoriser, réguler l’accès et partager efficacement leurs actifs numériques. Ces outils aident les organisations à exploiter leurs ressources de manière plus efficace.

Chaque organisation professionnelle a besoin d’une stratégie DAM et d’un logiciel adapté, en particulier les entreprises de taille moyenne et grande, les universités, les institutions publiques et les ONG. Une gestion efficace des actifs numériques est essentielle pour maintenir une structure d’entreprise solide.

Cet article propose un aperçu des actifs numériques, définit la gestion des actifs numériques et aborde ses avantages ainsi que les fonctionnalités des logiciels DAM.

En matière de gestion des actifs numériques, beaucoup de personnes n’ont peut-être pas une idée claire du concept. Pour clarifier, parlons de ce que sont les actifs numériques. Comme leur nom l’indique, ce sont des ressources stockées dans un environnement numérique. Bien qu’il existe de nombreux types d’actifs numériques, voici quelques-uns des plus couramment utilisés par les organisations :

• Photos : Contenu visuel, photos de produits, photos d’équipe, etc.
• Logos : Logos et symboles de marque représentant l’identité d’entreprise.
• Dessins et fichiers de conception : Travaux de design graphique, illustrations, fichiers vectoriels, dessins techniques.
• Vidéos : Vidéos d’événements, vidéos promotionnelles, vidéos de formation, publicités, animations et autres contenus visuels.
• Documents : Documents bureautiques, rapports, documents stratégiques et autres contenus écrits.
• Présentations : Présentations de réunions, diapositives de conférences et contenus similaires.
• Fichiers audio : Podcasts, musiques et autres contenus sonores.

De nombreuses entreprises et organisations dépendent fortement du stockage de leurs précieux actifs numériques sur des disques durs ou des ordinateurs. Cependant, des recherches récentes mettent en lumière une réalité inquiétante : la durée de vie moyenne des disques durs varie de 6 à 10 ans, tandis que les ordinateurs durent généralement entre 5 et 8 ans. Cela signifie que lorsque ces appareils échouent inévitablement, les fichiers qui y sont stockés risquent d’être irrémédiablement perdus.

Lorsque les fichiers sont stockés sur des disques durs ou des ordinateurs, leur récupération implique généralement de faire appel aux propriétaires de ces appareils, créant ainsi une dépendance vis-à-vis de personnes spécifiques. De plus, lorsque ces individus quittent l’organisation, il existe un risque de perdre l’accès aux actifs qu’ils géraient précédemment.

Lorsqu’il s’agit de stocker des fichiers, l’organisation est essentielle. Pourtant, trop souvent, les fichiers sont éparpillés de manière désordonnée dans des dossiers sans aucune catégorisation claire. Les fichiers ne sont pas systématiquement classés lors du stockage, ce qui rend la recherche d’un fichier spécifique – surtout si son nom est oublié ou qu’il porte un nom composé de lettres et de chiffres indéchiffrables – une tâche décourageante. De nombreux dossiers et fichiers doivent être scannés un par un, rendant ainsi le processus de recherche un véritable cauchemar.

Le système de dossiers classique que nous connaissons tous sur nos ordinateurs réduit la possibilité de retrouver facilement des fichiers lorsque le nombre de fichiers est important. Même avec une catégorisation, il est impossible d’inclure toutes les informations pertinentes dans le nom du fichier ou du dossier. En conséquence, les utilisateurs se retrouvent souvent à fouiller dans différents dossiers à la recherche d’un fichier spécifique.

Les actifs numériques tels que les photos et vidéos contiennent une mine de données incluant des individus, des objets, des conversations, des lieux, des marques, des campagnes et des événements associés. Cependant, la plupart de ces données ne peuvent pas être capturées avec les méthodes de stockage traditionnelles. De nombreuses données qui pourraient être exploitées avec la bonne méthode de stockage restent inutilisées. Le potentiel des actifs numériques en termes de données ne peut pas être pleinement exploité.

De nombreuses entreprises et organisations choisissent de stocker leurs actifs numériques dans des applications cloud telles que Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc. Ces applications sont choisies pour offrir de grands espaces de stockage à faible coût. Bien que cela puisse être un choix logique pour les petites organisations, cela devient inefficace pour les structures de taille moyenne et grande ayant d’innombrables fichiers et diverses unités. Les problèmes de trouvabilité et d’utilisabilité des données persistent également dans les applications cloud.

Le logiciel de gestion des actifs numériques a été développé pour résoudre les problèmes rencontrés dans les processus de stockage, de gestion et d’accès aux fichiers. Ces solutions logicielles permettent fondamentalement de marquer et de stocker les actifs numériques en un point central, ce qui les rend facilement trouvables. Cependant, leurs fonctionnalités avancées et leurs intégrations offrent bien plus.

Les plateformes de gestion des actifs numériques peuvent être choisies sous forme d’options cloud ou sur site. L’option cloud offre aux organisations un espace cloud dédié, tandis que l’option sur site consiste à installer le logiciel sur les serveurs de l’organisation. L’option sur site est souvent choisie par les organisations soucieuses de la sécurité et ne voulant pas que leurs données quittent l’entreprise.

Le logiciel de gestion des actifs numériques fonctionne sur une plateforme basée sur le web, ce qui signifie que les actifs numériques peuvent être consultés depuis n’importe quel appareil disposant d’un accès à Internet via un domaine personnalisé fourni à l’organisation. De plus, certaines options logicielles offrent des choix d’applications mobiles et de bureau.

Le principe d’utilisation des plateformes de gestion des actifs numériques est assez simple. Les actifs numériques sont téléchargés dans un environnement unique par des utilisateurs autorisés. Les utilisateurs peuvent accéder à ces actifs, les gérer et les partager dans le cadre de leurs permissions. De plus, ces plateformes facilitent la collaboration interne et externe avec leurs fonctionnalités avancées, permettent une utilisation maximale des données dans les actifs multimédia grâce à l’IA, et garantissent la responsabilité interne avec des enregistrements d’autorisations et d’historique des transactions.

Bien que la fonction fondamentale des systèmes de gestion des actifs numériques soit de faciliter le stockage, la gestion et l’accès aux actifs numériques, ces solutions logicielles offrent bien plus d’avantages. Dans la section suivante, vous découvrirez certains des avantages offerts par ces logiciels.

Les objectifs principaux des logiciels de gestion des actifs numériques sont les mêmes : stocker et gérer les actifs numériques de manière efficace. Bien que ces plateformes partagent le même objectif, leurs caractéristiques fondamentales sont similaires, mais chaque logiciel diffère de l’autre. Par conséquent, avant de discuter des avantages de ces logiciels, nous souhaitons vous rappeler que les avantages et les fonctionnalités mentionnés dans cet article peuvent varier d’un logiciel de gestion des actifs numériques à l’autre. Ci-dessous, nous avons listé les principaux avantages que vous pouvez retrouver dans un bon logiciel de gestion des actifs numériques :

Comme mentionné précédemment, les actifs numériques des entreprises et des organisations sont souvent stockés sur des disques durs ou des ordinateurs. Cependant, ces appareils tombent fréquemment en panne, se perdent ou leurs propriétaires quittent l’organisation. Dans de tels cas, les actifs numériques appartenant aux organisations sont perdus. Lorsqu’un logiciel de gestion des actifs numériques est utilisé, ces actifs sont stockés sur le cloud ou les serveurs de l’organisation avec diverses mesures de sécurité, ainsi les fichiers sont protégés.

Lorsque des systèmes de gestion des actifs numériques sont utilisés, tous les fichiers sont collectés en un point central. Les fichiers peuvent être facilement consultés de n’importe où avec une connexion internet. De plus, l’accès aux fichiers est facilité grâce aux applications mobiles et de bureau. Tant que les organisations et entreprises téléchargent leurs fichiers en les étiquetant dans le système, elles n’ont pas à se soucier de l’endroit où leurs fichiers sont stockés.

Le stockage des actifs numériques en les étiquetant les rend trouvables. Les solutions de gestion des actifs numériques accélèrent le processus de recherche de fichiers grâce à leurs diverses options de filtrage et de recherche. Un fichier peut être rapidement trouvé sans avoir besoin de se souvenir du nom du fichier, du nom du tag ou du dossier où le fichier est stocké. Savoir de quoi traitent les fichiers suffit pour les retrouver.

Les actifs numériques tels que les photos, les vidéos et les fichiers audio contiennent de nombreuses données relatives à des significations corporatives, commerciales et d’intelligence, telles que des événements associés, des individus, des objets, des sons, des lieux, des temps, etc. Cependant, lorsque les actifs numériques sont stockés avec des méthodes traditionnelles, ces données ne peuvent pas être utilisées. Lorsqu’ils sont stockés en les étiquetant, une grande partie de ces données devient utilisable. De plus, les logiciels de gestion des actifs numériques avec reconnaissance faciale automatique, reconnaissance d’objets, reconnaissance vocale, conversion de la parole en texte et d’autres outils d’IA accélèrent ces processus d’étiquetage. Cela permet d’extraire plus d’informations des fichiers, augmentant ainsi l’efficacité obtenue à partir des fichiers.

Les plateformes de gestion des actifs numériques permettent de déterminer qui peut accéder à quels actifs au sein de l’organisation et qui peut effectuer des opérations sur ces actifs. Ainsi, l’accès non autorisé aux fichiers est empêché.

Les emails, applications de messagerie, etc., ont une limite de taille pour les messages qui peuvent être envoyés. Par conséquent, l’envoi de fichiers volumineux tels que des photos et des vidéos devient souvent une charge de travail dans les entreprises et organisations.

Dans le logiciel de gestion des actifs numériques, des liens protégés par mot de passe et à durée limitée sont générés pour les fichiers destinés à être partagés. Ces liens sont ensuite partagés avec les parties concernées, permettant aux fichiers d’être transmis via un seul lien. Cette structure garantit que les fichiers contenant des données d’entreprise ne soient pas partagés via des applications tierces telles que WeTransfer, des sites de compression de fichiers ou WhatsApp. Cela accélère non seulement le processus de partage, mais assure également un meilleur contrôle sur les données d’entreprise.

Les logiciels de gestion des actifs numériques offrent de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion des fichiers. Parmi ces fonctionnalités, on trouve :

• Les visages et objets dans les photos et vidéos sont automatiquement reconnus et étiquetés avec le soutien de l’IA.
• Les sons dans les fichiers vidéo et audio sont reconnus et convertis en texte.
• Différentes tailles de fichiers sont créées.
• Des notes et des descriptions sont ajoutées aux fichiers et aux tags.
• Des intégrations avec différentes applications peuvent être fournies.
• Les fichiers peuvent être vus en tant qu’images et les vidéos peuvent être lues sans avoir besoin de les ouvrir.
• Les processus de téléchargement de fichiers sont accélérés et facilités grâce aux applications mobiles et de bureau.

Les actifs numériques ont plusieurs copies sur les ordinateurs et disques durs. Cela conduit à des fichiers devenant ingérables et à des espaces de stockage se remplissant rapidement. Les systèmes de gestion des actifs numériques vérifient si un fichier téléchargé existe déjà dans le système. Il compare les fichiers souhaités avec les fichiers existants et ne télécharge pas les fichiers identiques. Cela permet de gagner de l’espace de stockage.

Lorsque les entreprises et les organisations utilisent un logiciel de gestion des actifs numériques, elles peuvent accéder à leurs fichiers depuis un point central. Les utilisateurs peuvent fournir des informations sur les fichiers en ajoutant des notes aux fichiers et d’autres utilisateurs peuvent prendre les mesures nécessaires en fonction de ces notes. Les entreprises et organisations ayant des opérations mondiales peuvent gérer les actifs numériques de toutes leurs équipes à partir du même endroit.

L’identité de l’entreprise est très importante pour les entreprises et les organisations. Pour maintenir la cohérence de la marque, il est nécessaire d’utiliser la marque et les règles de la marque de la même manière sur toutes les plateformes. Cependant, lorsqu’il n’y a pas de zone centrale où ces éléments sont gérés, les employés peuvent utiliser de manière incorrecte différentes versions des logos et autres éléments de la marque. Les systèmes de gestion des actifs numériques permettent de gérer ces éléments à partir d’un point central. De plus, la plupart des plateformes de gestion des actifs numériques permettent la personnalisation. Les entreprises et organisations peuvent personnaliser le logiciel qu’elles utilisent en fonction de leur identité corporative.

Les systèmes de gestion des actifs numériques fournissent diverses informations statistiques liées aux actifs numériques détenus. Ainsi, les organisations peuvent obtenir une vue d’ensemble de leurs actifs numériques, de leur utilisation et des utilisateurs dans le système.

Lorsque qu’une organisation ou une entreprise utilise un logiciel de gestion des actifs numériques, l’archive accumulée au fil des années ne disparaît pas avec les appareils défectueux ou perdus. Les photographies et vidéos qui reflètent la mémoire de l’organisation sont protégées, permettant aux entités d’entreprise d’éclairer l’avenir en examinant les données passées.

Lorsqu’une organisation ou une entreprise utilise un logiciel de gestion des actifs numériques, l’archive accumulée au fil des ans ne disparaît pas avec les appareils défectueux ou perdus. Les photographies et les fichiers vidéo qui reflètent la mémoire de l’organisation sont sauvegardés, permettant aux entités corporatives d’éclairer l’avenir en examinant les données passées.

Le logiciel de gestion des actifs numériques facilite grandement le travail des équipes marketing. Les efforts dirigés vers différents canaux marketing peuvent être gérés à partir d’un point central. Les actifs liés aux activités marketing, tels que les publications sur les réseaux sociaux, les supports pour la presse et les médias visuels, les expositions et les publicités, sont facilement catégorisés et archivés par étiquetage. Différentes équipes peuvent accéder facilement à ces fichiers et les utiliser sur les plateformes pertinentes. En examinant les activités marketing passées, les bonnes et mauvaises pratiques peuvent être identifiées, ce qui permet de créer des campagnes futures en ligne avec ces résultats.

Les entreprises ayant plusieurs produits ont du mal à suivre les actifs numériques liés à leurs produits. Grâce au logiciel de gestion des actifs numériques, les entreprises peuvent étiqueter et stocker les visuels et vidéos liés à leurs produits selon diverses catégories. Cela crée une archive produit au sein de l’entreprise. Les individus peuvent facilement accéder aux fichiers et les utiliser lorsqu’ils en ont besoin. Une telle archive peut également fournir des données sur les processus de développement de l’entreprise et de ses produits.

Les holdings, grandes entreprises, organisations, institutions publiques, universités et ONG possèdent de nombreux actifs numériques. Ces entités peuvent utiliser des logiciels de gestion des actifs numériques pour centraliser et gérer leurs événements organisés ainsi que ceux organisés par des unités affiliées. Les photos et vidéos liées à diverses activités, telles que des conférences, des cérémonies, des visites, des repas organisés, des travaux de projet, sont régulièrement enregistrées, créant ainsi une archive d’entreprise. Les fichiers sont stockés par étiquetage, de sorte qu’une grande quantité d’informations sur les activités est également enregistrée dans les fichiers. Avec les fonctionnalités de recherche et de filtrage avancées de ces logiciels, même les photos d’il y a plusieurs années peuvent être facilement retrouvées. Ainsi, la mémoire d’entreprise est préservée pour les générations futures.

Étant donné que le logiciel de gestion des actifs numériques est principalement utilisé pour la gestion des actifs numériques tels que les photos et les vidéos, il est adapté à tous les secteurs. Ci-dessous, vous pouvez trouver quelques exemples de scénarios d’utilisation pour différents secteurs.

Marketing et publicité : Le logiciel de gestion des actifs numériques fournit une plateforme centrale pour les entreprises du secteur marketing et publicité afin de gérer leur travail et leurs campagnes pour différents clients. Ces logiciels permettent de prendre des notes sur les fichiers, facilitant ainsi la communication entre les équipes et les individus. Une fois le travail terminé, il est partagé avec les clients via des liens de partage.

Textile et mode : L’industrie de la mode et du textile est un secteur dynamique avec des designs, des collections et des éléments de marque constamment changeants. Le logiciel de gestion des actifs numériques est utilisé dans ce secteur pour stocker et gérer les fichiers de conception, les collections et les photos et vidéos obtenues lors de séances photo et d’événements. Il aide les entreprises à optimiser leurs processus de conception, marketing et vente et à maintenir l’intégrité de la marque.

Ingénierie et architecture : Les projets d’ingénierie et d’architecture sont souvent à grande échelle et complexes. Le logiciel de gestion des actifs numériques fournit une plateforme idéale pour stocker, gérer et partager les documents de projet et les dessins techniques. Ces logiciels rendent les processus de projet plus transparents et gérables, facilitent la collaboration entre les membres de l’équipe et simplifient la gestion des ressources.

Commerce de détail et commerce en ligne : Les secteurs du commerce de détail et du commerce en ligne possèdent de nombreux actifs numériques pour différents produits. Le logiciel de gestion des actifs numériques fournit une plateforme centrale pour stocker ces actifs. Il est utilisé pour classer les visuels des produits, stocker les descriptions des produits et gérer les visuels adaptés aux différentes plateformes de vente.

Alimentaire : Tant les fabricants de produits alimentaires que les grandes chaînes de restaurants gèrent facilement leurs fichiers grâce aux systèmes de gestion des actifs numériques. Ces logiciels aident les restaurants à stocker les visuels des menus, les recettes et les listes d’ingrédients, ainsi qu’à organiser les conceptions de marques et d’emballages. De même, les fabricants de produits alimentaires gèrent les visuels des produits et de l’emballage ainsi que les actifs liés au marketing grâce à ces logiciels.

Santé : Dans le secteur de la santé, le logiciel de gestion des actifs numériques est un outil important pour les hôpitaux, les cliniques et autres établissements de santé. Il est utilisé pour gérer et partager les images médicales et d’autres documents de santé. Les professionnels de la santé accèdent aux informations plus rapidement et plus efficacement grâce à ces logiciels et peuvent facilement accéder aux antécédents médicaux de leurs patients. De plus, une communication sécurisée et rapide est assurée au sein de l’institution, et les données personnelles sont protégées.

Tourisme : Les actifs numériques sont d’une grande importance pour le secteur du tourisme. Le logiciel de gestion des actifs numériques est utilisé par les hôtels, les entreprises de voyages et de réservations, les musées et les administrations souhaitant augmenter le nombre de touristes dans leurs régions. Ces logiciels aident à stocker et gérer de manière professionnelle les supports promotionnels, les documents de réservation, les vidéos de voyages et les visuels.

Sports : Le secteur sportif dispose d’une large gamme d’actifs numériques liés à la promotion des équipes et des athlètes, aux compétitions et aux événements. Les plateformes de gestion des actifs numériques aident les organisations sportives à stocker, gérer et partager ces gros actifs multimédia en un seul endroit. Elles sont également utilisées pour gérer les visuels de campagnes et les activités marketing pour les événements sportifs, suivre les accords de parrainage et maintenir la cohérence de la marque.

Édition : Les maisons d’édition utilisent des logiciels de gestion des actifs numériques pour stocker, classer et partager les couvertures de livres, les contenus, les livres électroniques, les contrats et autres documents d’édition. De plus, la fonction de filigrane dans ces logiciels aide à protéger les droits d’auteur visuels et littéraires détenus par la maison d’édition.

Organisations à but non lucratif : Les organisations à but non lucratif utilisent des logiciels de gestion des actifs numériques pour stocker, gérer et partager les fichiers liés à leurs projets, campagnes et supports de don. Ces logiciels aident les organisations à gérer efficacement les actifs liés à leurs événements et matériaux de campagne, à mieux informer les communautés avec lesquelles elles interagissent et les donateurs, et à maintenir le contrôle sur leurs projets.

Éducation : Les institutions éducatives utilisent des logiciels de gestion des actifs numériques pour gérer et partager les événements qu’elles organisent, conférences, cérémonies, matériaux pédagogiques, recherches, contenus de cours et autres ressources académiques. Cela crée une archive durable au sein des institutions éducatives, portant la mémoire de l’institution vers les générations futures.

Collectivités et institutions publiques : Les institutions publiques et les municipalités possèdent de nombreux actifs numériques, tels que des photos et des vidéos liées aux événements, conférences et visites qu’elles organisent. Grâce au logiciel de gestion des actifs numériques, ces actifs, qui ont une importance en matière de données d’entreprise, ne sont pas perdus ; ils sont au contraire stockés de manière centralisée, facilement accessibles et gérés de manière professionnelle. Dans les institutions publiques et les municipalités où le maintien du professionnalisme est essentiel, la création d’une archive gérable garantit la préservation du professionnalisme.

Holdings : Pour que les holdings assurent la transparence, la responsabilité et la prévisibilité parmi leurs filiales, il doit y avoir un échange de données sain. Le logiciel de gestion des actifs numériques permet aux différentes entreprises de stocker leurs actifs numériques tels que des photos, vidéos et fichiers de conception dans un emplacement centralisé. Les fonctionnalités d’autorisation déterminent qui, au sein de l’organisation ou des départements, peut accéder à ces actifs. Des fonctionnalités telles que l’étiquetage, le partage et l’ajout de notes facilitent la collaboration entre unités ou filiales, améliorent l’efficacité des processus publicitaires et promotionnels, maintiennent l’intégrité de la marque et créent une archive d’entreprise.

MEDAR est un logiciel DAM qui vous permet de stocker en toute sécurité et de gérer facilement tous vos actifs numériques, tels que les photos, les vidéos, les fichiers audio et les fichiers de conception, dans un emplacement centralisé.

• Centralisation : L’accès aux actifs photo, vidéo et audio est disponible via une seule plateforme. La dépendance aux individus et aux appareils est éliminée, préservant ainsi votre mémoire d’entreprise.
• Reconnaissance des visages et des objets : Les visages et objets présents dans les fichiers sont automatiquement reconnus et marqués par l’IA. Vous gagnez du temps sur les processus de marquage.
• Marquage : Les fichiers sont étiquetés manuellement selon des catégories telles qu’événement, lieu, période et personne. L’intelligence artificielle permet également un marquage automatique des personnes, des discours et des objets.
• Recherche avancée : Diverses options de recherche et de filtrage sont proposées en fonction des noms de fichiers et des balises. Vous accédez rapidement au fichier souhaité sans passer par des recherches fastidieuses.
• Dossiers dynamiques : Des dossiers dynamiques sont créés pour faciliter la recherche de fichiers. Même si vous ne vous souvenez pas du nom du fichier ou de la balise, vous pouvez y accéder facilement.
• Autorisation : Les utilisateurs du système se voient attribuer différents niveaux d’accès et de modification. Vous contrôlez qui peut accéder et modifier quels fichiers.
• Historique des actions : Toutes les actions effectuées sur les fichiers sont enregistrées. Vous assurez ainsi une responsabilité interne.
• Partage sécurisé : Les fichiers destinés au partage peuvent être envoyés à des parties externes via des liens protégés par un mot de passe et limités dans le temps. Cela sécurise votre partage de fichiers externe.
• Déduplication : Les fichiers téléchargés sont comparés aux fichiers existants afin de détecter les doublons et d’empêcher leur re-téléchargement. Vous évitez ainsi que votre espace de stockage ne devienne un fouillis numérique.
• Conversion de résolution : Les fichiers du système peuvent être convertis en différentes résolutions en un seul clic. Vous pouvez télécharger et partager vos fichiers dans la qualité et le format souhaités.
• Personnalisation : Les logos et couleurs sont adaptés à l’identité visuelle de votre entreprise. Votre identité d’entreprise est ainsi préservée.
• Application mobile : Grâce à l’application mobile, les fichiers sont accessibles facilement, où que vous soyez. Même sans être devant votre ordinateur, vous accédez à votre archive média sans difficulté.

MEDAR vous offre tous ces avantages et bien plus encore. Pour en savoir plus sur MEDAR ou poser vos questions, vous pouvez nous contacter à contact@medar.cloud.