Dijital Varlık Yönetimi Nedir? Kurumlar Dijital Varlıklarını Nasıl Yönetmeli?

Dijital varlık yönetimi, günümüzde iş dünyası ve kurumsal organizasyonlar için hayati önemi olan bir süreç. Bu süreç, bir kurumun sahip olduğu çeşitli dijital varlıkların, özellikle de fotoğraf, video, belge ve diğer dijital medya dosyalarının etkili bir şekilde depolanması, sınıflandırılması ve yönetilmesini içeriyor. Dijital varlık yönetimi, sadece varlıkları organize etme ve depolama ile sınırlı kalmıyor; aynı zamanda bu varlıkların kullanımını optimize etme, erişimi kontrol etme, güvenliğini sağlama ve gerektiğinde paylaşma gibi önemli unsurları da içeriyor.

Dijital varlık yönetim süreçlerini etkili bir şekilde yürütebilmek için birçok kurum, Dijital Varlık Yönetim Platformları adı verilen özel yazılım araçlarına başvuruyor. Bu platformlar, dijital varlıkları depolamak, kategorize etmek, erişimi düzenlemek ve gerektiğinde paylaşmak için geliştirilmiş özelliklere sahip. Bu yazılımlar sayesinde kurumlar, dijital varlıklarını daha etkili ve verimli bir şekilde kullanabiliyor.

Kurumsal olma iddiasında bulunan her kurumun, dijital varlık yönetimi konusunda bir strateji oluşturması ve bu stratejiyi desteklemek için uygun bir dijital varlık yönetim yazılımı kullanması kritik bir öneme sahip. Özellikle orta ve büyük ölçekli şirketler, holdingler, üniversiteler, kamu kurumları ve sivil toplum örgütleri gibi organizasyonların, kurumsal yapılarını koruyabilmeleri için dijital varlıklarını yönetebiliyor olmaları gerekiyor.

Biz de bu yazımızda, konuyu kapsamlı bir şekilde ele alarak dijital varlıkların ne olduğu, dijital varlık yönetiminin tanımı, avantajları ve bu süreci destekleyen dijital varlık yönetimi yazılımlarının işlevleri gibi noktalara değinerek kapsamlı bir bakış sunmaya çalışacağız.

Dijital Varlıklar Nelerdir?

Dijital varlık yönetimi dendiğinde pek çok kişinin zihninde net bir ifade canlanmıyor olabilir. İfadeyi netleştirmek için öncelikle dijital varlıkların neler olduğundan bahsedelim. Dijital varlıklar, aslında adı üstünde, dijital ortamda saklanabilen varlıkların tümünü ifade ediyor. Dijital varlıkların pek çok türü olsa da kurumların sıklıkla kullandıklarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Fotoğraflar: Görsel içerikler, ürün fotoğrafları, ekip fotoğrafları vb.
• Logolar: Kurumsal kimliği temsil eden logolar ve marka sembolleri.
• Çizimler ve Tasarım Dosyaları: Grafik tasarım çalışmaları, illüstrasyonlar, vektörel dosyalar, teknik çizimler.
• Videolar: Etkinlik videoları, tanıtım videoları, eğitim videoları, reklam filmleri, animasyonlar gibi görsel medya içerikleri.
• Belgeler: Ofis belgeleri, raporlar, strateji dokümanları gibi yazılı içerikler.
• Sunumlar: Toplantı sunumları, konferans slaytları ve benzeri içerikler.
• Ses Dosyaları: Podcast'ler, röportajlar, müzikler ve diğer sesli içerikler.

Dijital Varlıklar Neden Yönetilmelidir?

Günümüzde en küçüğünden en büyüğüne kadar tüm kurum ve şirketler iş yapmak için dijital varlıkları kullanıyor. Aslında bu varlıklar kurumların tüm bilgi kaynağını ve hafızasını temsil ediyor. Bu yüzden de bu varlıkların doğru bir şekilde saklanması, yönetilmesi ve gerektiğinde bulunabilir olması gerekiyor.

Birçok kurum ne kadar dijital varlığa sahip olduğunu bilmiyor ve bu varlıkları saklamak için belli bir yöntem kullanmıyor. Varlıklar kimi zaman mail kutularında, kimi zaman indirilenler klasöründe, kimi zaman hard disklerde, kimi zaman da bulut uygulamalarında bir yerlerde unutulup gidiyor. İhtiyaç anında bir dosyayı bulabilmek için uzun süreler harcanıyor ve çoğu zaman da dosyalar bulunamıyor. Dosyaların farklı yerlerde birden fazla kopyası oluyor, bunlar arasında bir fark olup olmadığının anlaşılabilmesi için dosyaların tek tek kontrol edilmesi gerekiyor.

Tüm bu süreçler kurumsal yapılara ciddi bir iş yükü ve verimsizlik getiriyor. Bünyelerinde bir dijital varlık yönetimi yazılımı kullanan kurumlar tüm bu verimsiz süreçlerin önüne geçiyor, yönetilebilir ve erişilebilir bir arşive sahip oluyor.

Dijital Varlıklar Yönetilmediğinde Sıklıkla Karşılaşılan Sorunlar

Bozulan veya kaybolan cihazlar

Pek çok şirket ve kurum dijital varlıklarını hard disklerde veya bilgisayarlarda saklıyor. Ancak araştırmalara göre hard disklerin ortalama ömrü 6-10 yıl, bilgisayarların da 5-8 yıl arasında değişiyor. Cihazların bozulması durumunda dosyalar geri döndürülemez bir şekilde kaybediliyor.

Kişilere ve cihazlara bağımlılık

Dosyaların hard disklerde veya bilgisayarlarda saklandığı durumlarda dosyalara erişmek için cihazların sahiplerine ulaşmak gerekiyor. Kimi durumlarda kişiler kurumdan ayrıldığında onların kontrolünde olan varlıklara erişim de kaybediliyor.

Bulunamayan dosyalar

Dosyalar saklanırken beli bir sistematiğe göre kategorize edilerek saklanmıyor. Belli bir dosyayı bulmak için -özellikle de dosya ismi hatırlanmıyorsa veya dosya harflerden ve sayılardan oluşan hatırlaması imkansız bir isme sahipse- sayısız klasör ve dosya tek tek taranıyor. Dosya bulma süreçleri bir kabusa dönüşüyor.

Klasik klasör yapısı

Hepimizin bilgisayarlarımızdan aşina olduğu klasik klasörleme yapısı, dosya sayısının fazla olduğu durumlarda dosyaların bulunabilirliğini azaltıyor. Dosyalar kategorize edilerek saklansa bile dosyalardaki her bir bilgi dosya ismine veya klasör ismine eklenemiyor. Bu durumda da belli bir dosyaya ulaşmak için farklı klasörlerin taranması gerekebiliyor.

Kullanılamayan veriler

Fotoğraf, video gibi bir dijital varlık içerisinde kişiler, nesneler, konuşmalar, konum, marka, kampanya, ilişkili olaylar gibi pek çok veriyi barındırıyor. Ancak klasik dosya saklama yöntemlerinde bu verilerin çoğu kaydedilemiyor. Doğru bir saklama yöntemiyle kullanılabilecek olan pek çok veri kullanılamıyor. Dijital varlıkların veri açısından taşıdığı potansiyelden faydalanılamıyor.

Dijital varlıkların bulut uygulamalarında saklanması

Pek çok kurum ve şirket dijital varlıklarını saklamak için Google Drive, OneDrive, Dropbox gibi bulut uygulamalarına geçiş yapıyor. Bu uygulamalar düşük maliyetlerle geniş depolama alanları sunmaları açısından tercih ediliyor. Bunlar, küçük şirketler ve organizasyonlar için mantıklı bir tercih olsa da sayısız dosyaya ve pek çok farklı birime sahip olan orta ve büyük ölçekli yapılar için verimsiz bir tercih oluyor. Verilerin bulunabilirliği ve kullanılabilirliği konularındaki sorunlar bulut uygulamalarında da görülüyor.

Güvenlik açıkları

Dijital varlıklar klasik yöntemlerle saklandığında ve paylaşıldığında kurum ve şirketler çeşitli güvenlik sorunlarıyla karşılaşabiliyorlar. Dosyaların kimlerle paylaşıldığı, ne zaman paylaşıldığı ve kim tarafından paylaşıldığı gibi detaylar kontrol edilemiyor. Bu da kurum içinden veri sızdırılması durumlarını kolaylaştırıyor.

Kurumların maruz kaldığı bir diğer güvenlik sorunu da kişisel veri niteliği taşıyan dosyaların, dosya sıkıştırma ve dosya paylaşma gibi süreçlerde WeTransfer, WhatsApp, Google vb. üçüncü taraf şirketlerle paylaşılması. Özellikle güvenliği önceleyen kurum ve şirketler için verilerin diğer şirketlerle paylaşılması ve yurt dışına çıkarılması ciddi bir sorun teşkil edebiliyor.

Doğru Çözüm: Dijital Varlık Yönetim Yazılımları

Dijital varlık yönetim yazılımları, dosya saklama, yönetme ve erişme süreçlerinde karşılaşılan problemleri çözmek üzere geliştirilen yazılımlardır. Bu yazılımlar temel olarak dijital varlıkların etiketlenerek merkezi bir noktada saklanmasını ve kolay bulunabilir olmasını sağlıyorlar. Ancak gelişmiş özellikleri ve sağladıkları entegrasyonlar ile bunlardan çok daha fazlasını mümkün kılıyorlar.

Dijital varlık yönetim platformları, cloud veya on-premise olarak tercih edilebiliyor. Cloud seçeneğinde kurumlara özel bir bulut alanı sağlanıyor, on-premise seçeneğinde ise kurumların kendi sunucularına kurulum yapılıyor. On-premise seçeneği daha çok güvenlik endişesi taşıyan, verilerinin kurum dışına çıkmasını istemeyen kurum ve şirketler tarafından tercih ediliyor.

Dijital varlık yönetim yazılımları web tabanlı olarak çalışıyor. Yani kuruma özel bir domain üzerinden internet erişimi olan herhangi bir cihazdan dijital varlıklara erişilebiliyor. Ayrıca bazı yazılımlarda mobil uygulama ve masa üstü uygulama seçenekleri de bulunuyor.

Dijital varlık yönetim platformlarının kullanım prensibi ise oldukça basit. Dijital varlıklar yetkili kullanıcılar tarafından tek bir ortama yükleniyor. Kullanıcılar yetkileri ölçüsünde bu varlıklara erişebiliyor, varlıkları yönetebiliyor ve paylaşabiliyor. Ayrıca bu platformlar, gelişmiş özellikleriyle kurum içi ve dışı iş birliğini kolaylaştırıyor, yapay zeka desteğiyle medya varlıklarındaki verilerden en üst düzeyde faydalanabilmeye imkan veriyor, yetkilendirme ve geçmiş işlem kayıtları sayesinde kurum içi hesap verilebilirliği sağlıyor.

Dijital varlık yönetim sistemlerinin temel işlevi her ne kadar dijital varlıkları saklamayı, yönetmeyi ve onlara erişmeyi kolaylaştırmak olsa da bu yazılımların daha pek çok faydası mevcut. Bir sonraki başlıkta bu yazılımların sağladığı bazı faydaları görebilirsiniz.

Dijital Varlık Yönetimi Yazılımlarının Faydaları

Tüm dijital varlık yönetimi yazılımlarının amacı aynıdır: dijital varlıkları verimli bir şekilde saklamak ve yönetmek. Aynı amacı paylaşan bu platformların temel özellikleri birbirine benzese de aslında her biri diğerinden biraz farklıdır. Bu yüzden bu yazılımların faydalarına geçmeden önce bahsettiğimiz fayda ve özelliklerin her bir yazılımda farklılaşabileceğini hatırlatmak isteriz. Aşağıda iyi bir dijital varlık yönetimi yazılımında bulacağınız temel faydaları görebilirsiniz:

Dijital varlıklar korunur

Daha önce bahsettiğimiz gibi kurum ve şirketlerin sahip olduğu dijital varlıklar çoğu zaman hard disklerde veya bilgisayarlarda saklanıyor. Ancak bu cihazlar sıklıkla bozuluyor, kayboluyor veya kişisel cihazların sahipleri kurumlardan ayrılıyor. Bu tip durumlarda kurumların sahip olduğu dijital varlıklar kaybediliyor. Dijital varlık yönetim yazılımları kullanıldığında, bu varlıklar bulut üzerinde veya kurumun sunucularında çeşitli güvenlik önlemleriyle birlikte saklandığı için dosyalar koruma altına alınıyor.

Dosyalara her an her yerden erişilir

Dijital varlık yönetim sistemleri kullanıldığında tüm dosyalar merkezi bir noktada toplanıyor. İnternet bağlantısı olan her yerden dosyalara kolayca erişiliyor. Üstelik mobil ve masa üstü uygulamalar sayesinde dosyalara erişim süreçleri kolaylaşıyor. Kurumlar ve şirketler dosyalarını etiketleyerek sisteme yüklediği sürece dosyalarının nerede olduğu endişesini taşımıyorlar.

Aranılan dosyalar hızla bulunur

Dijital varlıkları etiketleyerek saklamak onları bulunabilir kılıyor. Dijital varlık yönetim yazılımları sundukları farklı filtreleme ve arama seçenekleriyle dosya bulma süreçlerini hızlandırıyor. Dosya adı, etiket adı veya dosyanın saklandığı klasör gibi bilgilerin hatırlanmasına gerek kalmaksızın aranılan bir dosya hızla bulunuyor. Aranılan dosyaların ne ile ilgili olduğunun bilinmesi dosyaları bulmak için yeterli oluyor.

Dijital varlıklardan maksimum verim alınır

Fotoğraflar, videolar, ses dosyaları gibi dijital varlıklar içlerinde ilişkili olaylar, kişiler, nesneler, sesler, yer, zaman gibi kurumsal, ticari ve istihbari önem taşıyan pek çok veri barındırıyor. Ancak dijital varlıklar klasik yöntemlerle saklandığında bu verilerden faydalanılamıyor. Dijital varlıklar etiketlenerek saklandığında ise içlerindeki pek çok veri kullanılabilir duruma geliyor. Üstelik dijital varlık yönetimi yazılımlarındaki otomatik yüz tanıma, nesne tanıma, ses tanıma, sesten yazıya dönüştürme gibi yapay zeka araçları bu etiketleme süreçlerini hızlandırıyor. Dosyalardan daha fazla bilgi edinilmesini sağlayarak dosyalardan alınan verimi artırıyor.

Kurum içi yetkilendirmeye imkan tanır

Dijital varlık yönetim yazılımları ile kurum içinde kimlerin hangi varlıklara erişebileceği, kimlerin varlıklar üzerinde işlem yapabileceği belirlenebiliyor. Böylece dosyalara yetkisiz erişim engellenmiş oluyor.

Kurum dışı paylaşımı güvene alır

E-mail, mesajlaşma uygulamaları vb. ortamlarda gönderilebilecek iletilerin belirli bir boyut limiti oluyor. Bu yüzden kurum ve şirketlerde fotoğraf, video gibi büyük boyutlu dosyaları iletmek çoğu zaman bir iş yüküne dönüşüyor.

Dijital varlık yönetimi yazılımlarında paylaşılmak istenilen dosyalar için şifre korumalı ve süreli linkler oluşturuluyor. İlgili taraflarla linkler paylaşılıyor. Böylece dosyalar direkt olarak değil, bir link üzerinden iletilmiş oluyor. Bu yapı sayesinde kurumsal veri niteliği taşıyan dosyalar, WeTransfer, dosya sıkıştırma siteleri, WhatsApp gibi üçüncü taraf uygulamalarla paylaşılmamış oluyor. Hem paylaşım süreçleri hızlanıyor hem de kurumsal veriler kontrol altına alınıyor.

Dosya yönetim süreçlerini hızlandırır

Dijital varlık yönetim yazılımları dosya yönetimini kolaylaştırmak için pek çok özellik sunuyor. Bu özelliklerden bazıları şu şekilde:

• Yapay zeka desteğiyle fotoğraf ve videolardaki yüzler, nesneler otomatik olarak tanınıp etiketleniyor.
• Video ve ses dosyalarındaki sesler tanınıp yazıya dönüştürülüyor.
• Dosyaların farklı boyutları oluşturuluyor.
• Dosyalara ve etiketlere açıklamalar ekleniyor.
• Farklı uygulamalarla entegrasyonlar sağlanabiliyor.
• Dosyalar, açmaya gerek kalmadan resim şeklinde görüntüleniyor, videolar oynatılıyor.
• Mobil uygulama ve masa üstü uygulamalar ile dosya yükleme süreçleri hızlanıp kolaylaşıyor.

Depolama alanını verimli kullanır

Dijital varlıkların bilgisayarlarda, hard disklerde birden fazla kopyası bulunuyor. Bu da dosyaların bir süre sonra yönetilememesine ve depolama alanlarının hızla dolmasına neden oluyor. Dijital varlık yönetim sistemleri, yüklenen bir dosyanın daha önce sistemde olup olmadığını kontrol ediyor. Yüklenmek istenen dosyaları mevcut dosyalarla karşılaştırıyor ve aynı olan dosyaları tekrar yüklemiyor. Böylece depolama alanından tasarruf sağlanıyor.

Farklı ekiplerin birlikte çalışmasını kolaylaştırır

Kurum ve şirketler, bir dijital varlık yönetimi yazılımı kullandıklarında dosyalarına tek bir ortam üzerinden erişebiliyorlar. Kullanıcılar, dosyalara ekleyebilecekleri açıklamalarla ilgili kişilerin dosyalara dair bilgi edinmelerini ve aksiyon almalarını sağlayabiliyorlar. Holdingler, global ölçekte operasyonları olan şirket ve kurumlar tüm ekiplerinin dijital varlıklarını aynı ortamdan yönetebiliyor.

Marka/kurumsal kimlik tutarlılığını sağlar

Kurum ve şirketlerin kurumsal kimlikleri onlar için çok önemli. Marka tutarlılığının sağlanabilmesi için tüm platformlarda markanın ve marka kurallarının aynı şekilde kullanılması gerekiyor. Ancak bunların yönetildiği merkezi bir alan olmadığında, çalışanlar logoların ve diğer marka ögelerinin farklı versiyonlarını yanlış bir şekilde kullanabiliyor. Dijital varlık yönetim sistemleri, bunların merkezi bir noktadan yönetilebilmesini mümkün kılıyor. Ayrıca çoğu dijital varlık yönetim platformu özelleştirmeye de imkan tanıyor. Kurum ve şirketler kullandıkları yazılımı kendi kurumsal kimliklerine uygun bir şekilde özelleştirebiliyor.

Performans ölçümüne imkan sağlar

Dijital varlık yönetim sistemleri, sahip olunan dijital varlıklara yönelik çeşitli istatistiksel bilgiler sunuyor. Böylece kurumlar sahip oldukları dijital varlıklar, bu varlıkların kullanımı ve sistemdeki kullanıcılar hakkında genel bir bilgi edinebiliyor.

Kurumsal hafızayı koruma altına alır

Kurum ve şirketlerde bir dijital varlık yönetim yazılımı kullanıldığında yıllar içinde biriken arşiv, bozulan veya kaybolan cihazlarla birlikte yitip gitmiyor. Kurumların hafızasını yansıtan fotoğraf ve video dosyaları koruma altına alınıyor. Bu da kurumsal yapılara geçmiş verilerine bakarak geleceğe ışık tutma imkanı veriyor.

Dijital Varlık Yönetim Yazılımlarını Hangi Amaçlarla Kullanabilirsiniz?

Marka Yönetimi

Dijital varlık yönetim platformları, kurum ve şirketlerdeki marka yönetiminin tutarlılığını sağlamak için kullanılabiliyor. Farklı ekipler, markaya ilişkin tüm logolara, ikonlara, renklere, tasarım görsellerine, videolara tek bir noktadan erişiyor. Markada veya kurumsal kimlikte bir değişiklik olması durumunda tüm ekipler bu değişiklikten kolayca haberdar oluyor ve markaya ilişkin yeni varlıkları kullanabiliyor. Ayrıca eski varlıklar da kaybolmadan saklanmış oluyor.

Pazarlama Yönetimi

Dijital varlık yönetimi yazılımları, pazarlama ekiplerinin işlerini de oldukça kolaylaştırıyor. Farklı pazarlama kanallarına yönelik çalışmalar merkezi bir noktadan yönetilebiliyor. Farklı sosyal medya platformlarındaki paylaşımlar, yazılı ve görsel basına yönelik çalışmalar, fuarlar, reklamlar gibi pazarlama faaliyetlerine ilişkin varlıklar, etiketlemelerle kolayca kategorize edilerek arşivleniyor. Farklı ekipler dosyalara kolayca erişip gerekli mecralarda bunları kullanabiliyor. Geçmiş pazarlama faaliyetleri incelenerek doğru ve yanlış uygulamalar tespit edilebiliyor ve gelecekte kampanyalar bu doğrultuda oluşturulabiliyor.

Ürün Medya Yönetimi

Birden fazla ürüne sahip olan şirketler ürünlerine ilişkin dijital varlıkların takibini yapmakta zorlanabiliyor. Dijital varlık yönetim yazılımları sayesinde şirketler, ürünlerine ilişkin görselleri ve videoları çeşitli kategorilere göre etiketleyerek saklayabiliyor. Böylece şirket içinde bir ürün arşivi oluşuyor. Kişiler gerektiğinde dosyalara kolayca erişip kullanabiliyor. Ayrıca böyle bir arşiv, şirketin ve ürünlerin gelişim süreçlerine ilişkin bir veri de sağlamış oluyor.

Kurumsal Arşiv Yönetimi

Holdingler, büyük şirketler ve organizasyonlar, kamu kurumları, üniversiteler, sivil toplum örgütleri gibi yapılar pek çok dijital varlığa sahip. Bu kurumlar bir dijital varlık yönetim yazılımı kullanarak kendi düzenledikleri etkinlikleri ve bağlı birimlerinde düzenlenen etkinlikleri merkezi bir yerde toplayıp yönetebiliyor. Konferanslar, törenler, ziyaretler, yemek organizasyonları, proje çalışmaları gibi çeşitli alanlardaki etkinliklere ilişkin fotoğraf ve videolar düzenli bir şekilde kaydedilerek kurumsal bir arşivin oluşması sağlanıyor. Dosyalar etiketlenerek saklandığı için faaliyetlere yönelik pek çok bilgi de dosyaların üzerine kaydediliyor. Bu yazılımların sahip olduğu gelişmiş arama ve filtreleme özellikleriyle yıllar öncesine ait fotoğraflar bile kolayca bulunuyor. Böylece kurumsal hafıza gelecek nesillere aktarılmak üzere korunmuş oluyor.

Hangi Sektörler Dijital Varlık Yönetim Yazılımlarını Kullanabilir?

Dijital varlık yönetim yazılımları temelde fotoğraf ve video gibi dijital varlıkların yönetilmesi amacıyla kullanıldığı için tüm sektörlerin kullanımına uygundur. Farklı sektörler için örnek kullanım senaryolarından bazılarını aşağıda görebilirsiniz.

Pazarlama - Reklam: Dijital varlık yönetim yazılımları, pazarlama ve reklam sektöründeki şirketlerin farklı müşterilerine yönelik olarak hazırladıkları çalışmaları ve kampanyaları yönetmeleri için merkezi bir platform sunuyor. Bu yazılımlar dosyalar üzerine notlar alınmasına imkan vererek ekipler ve kişiler arasında iletişimi sağlıyor. Çalışmalar tamamlandığında ise paylaşma linkleri aracılığıyla müşterilerle paylaşılıyor.

Tekstil-Moda: Moda ve tekstil endüstrisi, sürekli değişen tasarımlar, koleksiyonlar ve marka varlıkları ile dinamik bir sektör. Dijital varlık yönetim yazılımları, bu sektördeki şirketlerin tasarım dosyalarını, koleksiyonlarını, çekim ve etkinliklerden elde edilen fotoğraf ve videolarını depolamak ve yönetmek için kullanılıyor. Şirketlerin tasarım, pazarlama ve satış süreçlerini optimize etmelerine ve marka bütünlüğünü korumalarına yardımcı oluyor.

Mühendislik-Mimarlık: Mühendislik ve mimarlık projeleri genellikle büyük ölçekli ve karmaşıktır. Dijital varlık yönetim yazılımları, proje belgelerini ve teknik çizimleri depolamak, yönetmek ve paylaşmak için ideal bir platform sunuyor. Bu yazılımlar, proje süreçlerinin daha şeffaf ve yönetilebilir olmasını, ekip üyelerinin iş birliği yapmasını ve kaynakların yönetilmesini kolaylaştırıyor.

Perakende ve E-ticaret: Perakende ve e-ticaret sektörlerinde farklı ürünlere ait sayısız dijital varlık bulunuyor. Dijital varlık yönetim yazılımları bu varlıkların saklanması için merkezi bir platform sunuyor. Ürün görsellerini sınıflandırmak, ürün açıklamalarını saklamak ve çeşitli satış platformlarına uygun görselleri yönetmek gibi amaçlarla kullanılıyor.

Gıda: Gıda endüstrisinde hem gıda üreticileri hem de büyük restoran zincirleri, dijital varlık yönetim sistemlerini kullanarak dosyalarını kolayca yönetiyor. Bu yazılımlar restoranların menü görsellerini, yemek tariflerini ve malzeme listelerini saklamalarına, marka ve ambalaj tasarımlarını organize etmelerine yardımcı oluyor. Benzer bir şekilde gıda üreticileri de ürün, ambalaj görsellerini ve pazarlamaya yönelik varlıklarını bu yazılımlar aracılığıyla yönetiyor.

Sağlık: Sağlık sektöründe dijital varlık yönetimi yazılımları, hastaneler, klinikler ve diğer sağlık kuruluşları için önemli bir araç. Tıbbi görüntülemeleri ve diğer sağlık belgelerini yönetmek ve paylaşmak için kullanılıyor. Sağlık profesyonelleri, bu yazılımlar aracılığıyla daha hızlı ve etkili bir şekilde bilgiye erişiyor ve takipli hastalarının geçmiş kayıtlarına kolayca erişebiliyor. Ayrıca kurum içinde ekipler arası iletişim güvenli ve hızlı bir şekilde sağlanıyor. Kişisel veri niteliği taşıyan veriler korunuyor.

Turizm: Dijital varlık yönetim yazılımları oteller, tur ve rezervasyon şirketleri, müzeler ve bölgelerindeki turist sayısını artırmak isteyen yönetimler gibi turizm sektöründeki farklı aktörler tarafından kullanılıyor. Bu yazılımlar, tanıtım materyallerinin, rezervasyon belgelerinin, seyahat video ve görsellerinin profesyonel bir şekilde saklanması ve yönetilmesine yardımcı oluyor.

Spor: Spor sektörü, takımların ve sporcuların tanıtılmasına, müsabakalara ve etkinliklere yönelik geniş bir dijital varlık yelpazesine sahip. Dijital varlık yönetimi yazılımları, spor organizasyonlarının bu büyük medya varlıklarını merkezi bir yerde saklamalarına, yönetmelerine ve paylaşmalarına yardımcı oluyor. Aynı zamanda spor etkinlikleri için kampanya görsellerini ve pazarlama faaliyetlerini yönetmek, sponsorluk anlaşmalarını takip etmek ve marka tutarlılığını korumak için de kullanılıyor.

Yayıncılık: Yayınevleri, dijital varlık yönetimi yazılımlarını kitap kapakları, içerikler, elektronik kitaplar, sözleşmeler ve diğer yayın materyallerini depolamak, sınıflandırmak ve paylaşmak için kullanıyor. Ayrıca bu yazılımlardaki dosyalara filigran ekleme özelliği sayesinde yayınevine ait görsel ve kitapların telif hakları da korunmuş oluyor.

Sivil Toplum: Sivil toplum kuruluşları, projelerini, kampanyalarını ve bağış materyallerini saklamak, yönetmek ve paylaşmak için dijital varlık yönetimi yazılımlarını kullanıyor. Bu yazılımlar, kurumların etkinliklerine ilişkin varlıklarını ve kampanya materyallerini etkili bir şekilde yönetmelerine, etkileşimde bulundukları toplulukları ve fon sağlayıcıları daha iyi bilgilendirmelerine ve projeleri üzerinde kontrol sahibi olmalarına yardımcı oluyor.

Eğitim: Eğitim kurumları, gerçekleştirdikleri etkinlikleri, konferansları, törenleri, eğitim materyallerini, araştırmaları, ders içeriklerini ve diğer akademik kaynakları yönetmek ve paylaşmak için dijital varlık yönetim yazılımlarını kullanıyor. Böylece eğitim kurumlarında sürdürülebilir bir arşiv oluşuyor ve kurumsal hafıza gelecek nesillere başarıyla aktarılmış oluyor.

Belediyeler ve Kamu Kurumları: Kamu kurumları ve belediyeler, düzenledikleri etkinliklere, konferanslara, ziyaretlere ilişkin fotoğraf ve video gibi pek çok dijital varlığa sahip. Dijital varlık yönetim yazılımları sayesinde kurumsal veri niteliği taşıyan bu varlıklar kaybedilmiyor, merkezi ve bulunabilir bir şekilde saklanıyor, profesyonel bir şekilde yönetiliyor. Kurumsallığın sürdürülmesinin önemli olduğu kamu kurumlarında ve belediyelerde, kolay yönetilebilir bir arşiv oluşurken kurumsallık da korunmuş oluyor.

Holdingler: Holdinglerin bilinebilirlik, hesap verilebilirlik ve öngörülebilirliği sağlayabilmeleri için bünyelerindeki şirketler arasında sağlıklı bir veri alışverişi olması gerekiyor. Dijital varlık yönetim yazılımları, farklı şirketlerin fotoğraf, video, tasarım dosyası gibi dijital varlıklarını merkezi bir noktada saklamasına imkan veriyor. Yetkilendirme özellikleriyle varlıkları kimlerin veya hangi birimlerin görebileceği belirleniyor. Etiketleme, paylaşma, varlıklara not ekleme gibi özellikler sayesinde birimler veya bağlı şirketler arası iş birliği sağlanıyor, reklam ve tanıtım süreçlerindeki verimlilik artıyor, marka bütünlüğü sağlanıyor ve kurumsal bir arşiv oluşuyor.

Sık Sorulan Sorular

Bir dijital varlık yönetim yazılımı mı arıyorsunuz?

Öyleyse sizi MEDAR ile tanıştıralım!

MEDAR'ın Özellikleri

• Merkezileştirme: Fotoğraf, video ve ses varlıklarına tek bir platform üzerinden erişilir. Kişilere ve cihazlara bağımlılığınız ortadan kalkar, kurumsal hafızanız korunur.
• Yüz ve Nesne Tanıma: Dosyalardaki yüz ve nesneler yapay zeka ile otomatik olarak tanınıp etiketlenir. Etiketleme süreçlerinde harcadığınız zaman size kalır.
• Etiketleme: Dosyalar olay, yer, zaman, kişi gibi türlere göre manuel olarak etiketlenir. Yapay zeka desteğiyle kişi, ses, nesne türlerinde otomatik etiketlemeler yapılır.
• Gelişmiş Arama: Dosya ve etiket adlarına göre çeşitli arama ve filtreleme seçenekleri sunulur. İstediğiniz bir dosyaya yorucu arama süreçleri olmadan hızla ulaşırsınız.
• Dinamik Klasörleme: İstenilen dosyaların kolayca bulunabilmesi için dinamik klasörler oluşturulur. Dosya veya etiket isimlerini hatırlamasanız bile dosyalarınıza kolayca ulaşırsınız.
• Yetkilendirme: Sistemdeki kullanıcılara farklı erişim ve düzenleme yetkileri tanımlanır. Kimlerin hangi dosyalara erişip düzenleyebileceğini kontrol altına alırsınız.
• Log Kayıtları: Dosyalar üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemlerin kayıtları tutulur. Kurum içi hesap verilebilirliği sağlamış olursunuz.
• Paylaşım Bağlantıları: Paylaşılmak istenilen dosyaların linkleri dış paydaşlarla şifreli ve süreli olarak paylaşılır. Kurum dışı dosya paylaşımlarınızı güvene alırsınız.
• Tekilleştirme: Yüklenen dosyalar öncekilerle karşılaştırılır, aynı olanlar algılanır ve tekilleştirilir. Böylece depolama alanınızın bir çöplüğe dönüşmesini önlersiniz.
• Çözünürlük Dönüştürme: Sistemdeki dosyalar istenilen çözünürlüklere tek tıkla dönüştürülür. Dosyalarınızı istediğiniz kalitede ve boyutta indirir ve paylaşırsınız.
• Özelleştirme: Logolar ve renkler kurum kimliğine uygun bir şekilde özelleştirilir. Kurumsal kimliğiniz korunur.
• Mobil Uygulama: Mobil uygulama sayesinde dosyalara her an her yerden kolayca ulaşılır. Bilgisayar başında olmadığınız anlarda da medya arşivinize zahmetsizce erişirsiniz.

MEDAR bu yazıda belirttiğimiz tüm faydaları ve daha fazlasını vadediyor. MEDAR hakkında daha çok bilgi almak veya aklınıza takılanları sormak için iletisim@medar.cloud adresinden bize ulaşabilirsiniz.