Kurumsal İletişim Yöneticileri için Vazgeçilmez Bir Araç: Dijital Varlık Yönetim Yazılımları

Ağu 29, 2024 Son güncelleme

Değerli kurumsal iletişim yöneticileri,

Kurumsal dünyada her geçen gün daha karmaşık ve yoğun hale gelen iletişim süreçlerini yönetmek, büyük bir sorumluluk.

Bir kurumsal iletişim yöneticisi olarak, markanızın dış dünyaya yansıyan imajını korumaktan, kurum içi iletişimi güçlendirmeye; kriz yönetiminden, medya ilişkilerini sağlam tutmaya; etkinlik planlamasından, dijital iletişim stratejilerini geliştirmeye kadar pek çok kritik görevi yerine getiriyorsunuz.

Aynı zamanda, marka tutarlılığını sağlamak, mesajların doğru kanallardan iletilmesini güvence altına almak ve ekipler arası iş birliğini en verimli şekilde yönetmek de sizin sorumluluğunuzda.

Tüm bu görevlerinizi başarıyla yerine getirebilmeniz için her gün uğraşmanız gereken, belki de önemsiz gibi görünen ama aslında tüm işlerinizi destekleyen hayati bir konu daha var: dosya ve içerik yönetimi.

Günlük operasyonların bir parçası olarak karşınıza çıkan dosya ve içerik yönetimi, çoğu zaman işinizi kolaylaştırmak yerine zorlaştırıyor olabilir.

Ancak önlem almazsanız bu durum, hızla değişen ve rekabetin giderek arttığı iş dünyasında sizi geride bırakabilir.

Dosya ve içerik yönetimi sizi yavaşlatmamalı, aksine hızlandırmalı.

Görseller, videolar, sunumlar, tasarım dosyaları… Hepsi elinizin altında, ihtiyaç anında kolayca erişilebilir olmalı.

Ancak maalesef kurumlarda dosya sayısı arttıkça bunları yönetmek oldukça karmaşık bir hal alıyor.

Zaman, emek ve para yatırımı yapılan dosyalar ihtiyaç anında bulunamıyor, klasör yığınları içinde kullanılamadan kalıyor veya daha da kötüsü geri dönülemez bir şekilde kaybediliyor.

Peki, bu kaostan kurtulup markanızı daha etkili bir şekilde yönetmeye ne dersiniz?

Dijital varlık yönetimi yazılımlarıyla kurumsal iletişim operasyonları için oldukça önemli olan dosyaları kolayca yönetmeniz mümkün.

Ancak çözüme geçmeden önceden sorunları iyice anladığımızdan emin olalım. Çoğu zaman gözden kaçan veya çaresizce kabullenilmiş sorunlara birlikte göz atalım:

Kurumsal Dosya Yönetiminde Karşılaşılan Başlıca Sorunlar

Kurumsal iletişimde başarının anahtarlarından biri, doğru zamanda doğru bilgilere erişebilme yeteneğidir. Ancak bu her zaman kolay olmayabilir.

Gelin, kurumsal iletişim süreçlerinizde karşılaşabileceğiniz, kimi zaman gözden kaçan kimi zaman da çaresizce kabullenilmiş sorunları birlikte inceleyelim:

1. Zaman Kaybı

Dosya yönetimi, özellikle büyük ve karmaşık bir organizasyonda, zaman zaman bir kabusa dönüşebilir.

Kendinizi çoğu kez iç içe klasörler arasında kaybolmuş bir halde bulabilirsiniz.

İhtiyacınız olan dosyayı bulmak için harcadığınız veya ekip arkadaşlarınızdan dosyanın gelmesini beklediğiniz süre, yaratıcı çözümler geliştirmek ve ekibinizle strateji belirlemek yerine boşa harcanmış bir zaman olabilir.

Zaman kaybının yarattığı stres ve baskı, sadece iş performansınızı değil, aynı zamanda markanızın genel başarısını da olumsuz etkileyebilir.

2. Tutarsız Marka Mesajı

Bir kurumsal iletişim yöneticisi olarak, markanızın her zaman tutarlı bir mesaj iletmesini sağlamak sizin sorumluluğunuzda.

Ancak farklı departmanlarda ve platformlarda saklanan dosyalar, bu tutarlılığı bozabilir.

Eski logoların kullanımı, yanlış yazı tipleri ya da güncellenmemiş içerikler, markanızın profesyonel imajını ciddi şekilde zedeleyebilir.

Kurumsal kimliğinizi riske atmamak için tüm içeriklerin tek bir merkezde toplanması ve güncel tutulması hayati önem taşır.

3. Ekipler Arası İletişim Zorlukları

Günümüz iş dünyasında ekipler arası iş birliği her zamankinden daha önemli.

Ancak, büyük dosyaların paylaşılması, onay süreçlerinin yönetilmesi ve farklı ekipler arasında projelerin koordine edilmesi, zaman zaman ciddi zorluklar doğurabilir.

Üstelik dosyalara yetkisiz erişimi önlemek gibi güvenlik kaygıları da eklenince, bu süreç daha da karmaşık hale gelir.

Bu zorlukların üstesinden gelmek, kurumsal iletişiminizi daha verimli ve etkili hale getirmek için kritik bir adımdır.

4. Veri Kaybı Tehlikesi

Belli bir yatırım yapıp emek harcadığınız, kurumunuz için değerli olan dosya ve içerikler, farklı platformlarda ya da bireysel kullanımdaki cihazlarda saklandığında kaybolma riski artar.

Bu durum, yalnızca dosyaların kaybolması değil, aynı zamanda yılların birikimi olan kurumsal hafızanın da yitirilmesi anlamına gelir.

Veri kaybı projelerinizin ve markanızın geleceğini ciddi şekilde riske atabilir.

Bir kurumsal iletişim yöneticisi olarak kurumsal veri niteliğindeki değerli içeriklerinizin bir anda kaybolmasını göze alabilir misiniz?

Kurumsal Dosya ve Arşiv Yönetimi için Doğru Çözüm: Dijital Varlık Yönetim Yazılımları

Bahsettiğimiz tüm bu sorunları başarıyla yönetebileceğiniz, yurt dışındaki birçok kurum tarafından da kullanılan bir çözüm mevcut: Dijital Varlık Yönetim sistemleri.

Dijital Varlık Yönetim (DAM - Digital Asset Management) sistemleri, tüm dosyaların merkezi bir alanda etiket bazlı bir şekilde arşivlendiği, dosyalara erişim ve yönetim süreçlerini kolaylaştıran özelliklere sahip yazılımlardır.

Kurumsal iletişim süreçlerinizi hızlandıran, verimliliğinizi artıran ve markanızı güçlendiren bu sistemler, dijital varlıklarınızı tek bir platformda organize etmenizi ve yönetmenizi sağlar.

DAM sistemleri, sadece bir dosya yönetim aracı değil, aynı zamanda marka tutarlılığınızı koruyan, kurum içi ve kurum dışı iş birliğini kolaylaştıran ve veri güvenliğinizi sağlayan kapsamlı bir çözümdür.

1. Zaman Kazanın

DAM sistemleri, tüm dijital varlıklarınızı etiketler, organize eder ve aranabilir hale getirir.

İhtiyacınız olan dosyayı bulmak için harcadığınız süreyi minimuma indirir, böylece daha stratejik işlere odaklanabilirsiniz.

Örneğin, bir PR krizinde eski bir dosyaya ulaşmanız gerekirse, DAM sistemi sayesinde dosyayı saniyeler içinde bulabilir ve hızlı bir yanıt vererek itibarınızı koruyabilirsiniz.

Dosyalarınızı klasik klasör yapılarında saklıyorsanız, etiketleme yöntemi ve klasörleme yöntemini karşılaştırdığımız yazımıza da mutlaka göz atmanızı öneririz.

2. Marka Tutarlılığı Sağlayın

DAM sistemi, markanızın her zaman tutarlı bir mesaj iletmesine yardımcı olur.

Tüm içeriklerin tek bir platformda güncel tutulmasını ve her zaman erişilebilir olmasını sağlar.

Böylece, ekiplerinizin farklı yerlerden gelen eski logoları ya da güncel olmayan içerikleri kullanmasını engelleyebilirsiniz.

Marka tutarlılığınızı koruyarak, profesyonel ve güvenilir bir imaj oluşturabilirsiniz.

3. İş Birliğini Kolaylaştırın

DAM sistemleri farklı ekipler arasındaki iş birliğini ve iletişimi kolaylaştırır.

Kurumunuzda bir DAM yazılımı kullandığınızda ekipler, dosyalara tek bir ortam üzerinden hızlıca ulaşabilir. Başka kişilerin dosyalara üzerine eklediği açıklamaları görebilir ve bu açıklamalara göre aksiyon alabilir.

Ayrıca büyük boyutlu dosyaları kolayca paylaşabilir, dosyalara ilişkin erişim ve düzenleme yetkilerini belirleyebilirsiniz.

Bu yazılımlar, kurum içi iş birliği dışında, kurum dışı iş birliğini de kolaylaştırır.

Dosyalarınızı kurum dışındaki kişilerle şifre korumalı ve süreli paylaşım linkleri aracılığıyla paylaşabilirsiniz. Ayrıca bir çekim sonrası anlaştığınız fotoğrafçılar, verdiğiniz yetki çerçevesinde medyanızı direkt olarak bu sisteme yükleyebilir.

4. Veri Güvenliğini Sağlayın

DAM sistemi, tüm dosyalarınızı merkezi bir platformda güvenle saklar.

Eski kampanya görsellerinden önemli sunumlara kadar her türlü içerik, DAM sistemi sayesinde güvence altına alınır.

Ayrıca kurumunuzda bir DAM sistemi kullandığınızda, dosyalarınızı veri güvenliğinin 3 ana ilkesine (gizlilik, bütünlük, erişilebilirlik) uygun bir şekilde saklamış olursunuz.

Kurumunuzda verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve erişilebilirliği korunurken, ISO 27001 gibi standartları uygulamanız da oldukça kolaylaşır.

5. Kurumsal Hafıza Yaratın

Kurumsal hafıza, şirket ve kurumların geçmiş başarılarının, öğrenimlerinin ve deneyimlerinin gelecekteki projelere yön vermesi açısından hayati bir öneme sahiptir.

Tüm dosya ve içeriklerinizi tek bir yerde düzenli ve erişilebilir bir şekilde arşivlemek, yalnızca geçmişinizi korumakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki stratejilerinizi de daha sağlam temellere dayandırmanıza olanak tanır.

Bu sayede geçmiş çalışmalarınızdan ilham alarak yeni projeler geliştirebilir, önceki başarılarınızı veya başarısızlıklarınızı yeniden değerlendirebilir ve en önemlisi markanızın sürdürülebilirliğini sağlayabilirsiniz.

Kurumsal İletişim Yönetiminde Gücünüzü Artırın

Bir kurumsal iletişim yöneticisi olarak, marka mesajının en etkili şekilde iletildiğinden emin olmak ve markayı korumak sizin işiniz.

Ancak bunu etkili bir şekilde yapmak için doğru araçlara ihtiyacınız var.

Bu araçlardan biri olan DAM sistemleri, sizi geleneksel dosya yönetiminin karmaşasından, güvensizliğinden ve rutin işlerden kurtarır.

Size gerçekten önemli olan şeylere odaklanmanız için daha fazla zaman kazandırır.

Ayrıca dijital varlıklarınızı sürdürülebilir bir şekilde koruyarak markanızı daha güçlü kılar.

Peki güvenilir bir dijital varlık yönetim yazılımını nasıl bulabilirsiniz?

Yurt dışında bu alanda çeşitli alternatifler olsa da hem veri güvenliği hem de yüksek maliyetler açısından Türkiye'den bir çözüm bulmanızı tavsiye ediyoruz.

Bunun için kurumunuza özel bir yazılım yaptırabilirsiniz ancak yine oldukça yüksek maliyetlerle karşılaşmanız mümkün. Üstelik ihtiyaçlarınızı çözen, kullanıcı dostu bir yazılımın geliştirilme süresini hesaba kattığımızda hazır çözümlere yönelmeniz daha mantıklı gözüküyor.

Dijital Varlık Yönetim Yazılımı MEDAR ile Tanışın

Kurumsal iletişim birimlerinin ihtiyaçlarını göz önüne alarak geliştirdiğimiz, Türkiye'nin önde gelen dijital varlık yönetimi yazılımı MEDAR ile tanışın.

MEDAR'ın Avantajları

• Merkezileştirme: Fotoğraf, video, ses, tasarım dosyası gibi varlıklarınıza tek bir platform üzerinden erişirsiniz. Kişilere ve cihazlara bağımlılığınız ortadan kalkar, kurumsal hafızanız korunur.
• Yüz ve Nesne Tanıma: Dosyalardaki yüzler ve nesneler yapay zeka ile otomatik olarak tanınıp etiketlenir. Etiketleme süreçlerinde harcadığınız zaman size kalır.
• Konuşmaları Metne Dönüştürme: Video ve ses dosyalarınızdaki konuşmalar otomatik olarak metne dönüştürülür. Böylece video ve ses dosyalarınızın içerikleri aranabilir hale gelir.
• Manuel Etiketleme: Dosyaları olay, yer, zaman, kişi gibi türlere göre manuel olarak etiketleyebilirsiniz. Yapay zeka desteğiyle kişi, ses, nesne türlerinde otomatik etiketlemeler yapılır.
• Gelişmiş Arama: Dosya ve etiket adlarına göre çeşitli arama ve filtreleme seçenekleri sunulur. İstediğiniz bir dosyaya yorucu arama süreçleri olmadan hızla ulaşırsınız.
• Dinamik Klasörleme: İstenilen dosyaların kolayca bulunabilmesi için dinamik kategoriler oluşturulur. Dosya veya etiket isimlerini hatırlamasanız bile dosyalarınıza kolayca ulaşırsınız.
• Yetkilendirme: Sistemdeki kullanıcılara farklı erişim ve düzenleme yetkileri tanımlanır. Kimlerin hangi dosyalara erişip düzenleyebileceğini kontrol altına alırsınız.
• Log Kayıtları: Dosyalar üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemlerin kayıtları tutulur. Kurum içi hesap verilebilirliği sağlamış olursunuz.
• Paylaşım Bağlantıları: Paylaşılmak istenilen dosyaların linkleri dış paydaşlarla şifreli ve süreli olarak paylaşılır. Kurum dışı dosya paylaşımlarınızı güvene alırsınız.
• Tekilleştirme: Yüklenen dosyalar öncekilerle karşılaştırılır, aynı olanlar algılanır ve tekilleştirilir. Böylece depolama alanınızın bir çöplüğe dönüşmesini önlersiniz.
• Çözünürlük Dönüştürme: Sistemdeki dosyalar istenilen çözünürlüklere tek tıkla dönüştürülür. Dosyalarınızı istediğiniz kalitede ve boyutta indirir ve paylaşırsınız.
• Özelleştirme: Logolar ve renkler kurum kimliğine uygun bir şekilde özelleştirilir. Kurumsal kimliğiniz korunur.
• Mobil Uygulama: Mobil uygulama sayesinde dosyalara her an her yerden kolayca ulaşılır. Bilgisayar başında olmadığınız anlarda da medya arşivinize zahmetsizce erişirsiniz.

MEDAR'a Geçiş Sürecinin Kolaylığı

MEDAR, mevcut hiyerarşik klasör yapınızı bozmadan etiket tabanlı sisteme geçiş yapmanızı mümkün kılacak özelliklere sahip.

Geçiş sürecini aşamalı olarak planlayabilir ve öncelikle en önemli dosyalarınızdan başlayarak yüklemeleri ve etiketlemeleri gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede, günlük iş akışlarınızda herhangi bir kesinti yaşamadan yeni sisteme uyum sağlayabilirsiniz.

Ayrıca dilerseniz MEDAR'a ilk geçişte alanında uzman ekip arkadaşlarımız kurumunuza gelip sizin yerinize mevcut arşivinizi MEDAR'a taşıyabilir ve gerekli etiketlemeleri yapabilir.

MEDAR, kolay kullanımlı ara yüzü ve kullanıcı desteği ile geçiş sürecinde ekibinizin her aşamada desteklenmesini sağlar. Kullanıcılar, MEDAR'ın sunduğu eğitim ile etiketleme sürecini kolayca öğrenebilir ve uygulayabilir. Ayrıca, müşteri destek ekibimiz her türlü sorunuzda size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır.

Kurumunuzda dijital dosyalarınızı daha etkin bir şekilde yönetmek, iş süreçlerinizi hızlandırmak ve markanızı korumak istiyorsanız MEDAR'a bir şans verin.

Kurumsal iletişiminizde devrim yapmaya hazır mısınız?

MEDAR’ı ücretsiz olarak deneyin ve markanızı bir sonraki seviyeye taşıyın! MEDAR'ı denemek için bizimle iletişime geçin.