Kurumsal Arşiv Organizasyonu ve Yönetimi için Doğru Çözüm: Etiketleme Yöntemi

Ağu 13, 2024 Son güncelleme

Şirket ve kurumlarda fotoğraf, video, sunum, tasarım dosyası gibi dosyaların sayısı arttıkça bunları yönetmek içinden çıkılamaz bir hal alıyor.

Dosyalar genelde bilgisayarlarımızdan alışık olduğumuz hiyerarşik klasörleme yöntemiyle saklanıyor. Ancak dosya sayısı arttıkça bu klasörleme yöntemi işleri kolaylaştırmak yerine daha da zorlaştırıyor.

Biz de bu yazımızda, klasörleme yönteminin kurumsal dosya yönetimini nasıl zorlaştırdığını, dosya yönetiminde neden etiketlemenin daha iyi bir yöntem olduğunu ve klasörleme yönteminden etiketleme yöntemine nasıl geçiş yapabileceğinizi aktarmaya çalışacağız.

Hiyerarşik Klasör Yapısının Sınırlamaları

Hiyerarşik klasör yapıları, dosyaları organize etme konusunda fiziksel dosya saklama sistemlerini andırdığı için tercih ediliyor. Bilgisayarlarımızda yıllarca bu klasörleme yöntemini kullandığımız için bu yöntem bizim için bir alışkanlığa dönüşmüş durumda. Ancak, hiyerarşik kalsörleme yöntemi, dosya sayıları arttıkça bazı önemli sorunlar ortaya çıkarıyor:

1. Birden Fazla Kategoriye Ait Dosyalar

Dosyaların birden fazla klasöre kaydedilmesi

Geleneksel klasör yapısında, bir dosya birden fazla kategori ile ilişkilendirildiğinde, genellikle bu dosyanın farklı klasörlerde kopyalanması gerekir. Örneğin, bir ürün lansmanına ait bir video hem "Pazarlama" hem de "Ürün Lansmanları" klasöründe bulunmalıdır. Bu durum, dosya kopyalarının sayısını artırır ve depolama alanını hızla tüketir.

Güncelleme zorlukları

Bir dosyanın birden fazla kopyasının olması, güncellemeleri zorlaştırır. Bir dosyada yapılan bir değişiklik, o dosyanın tüm kopyalarına manuel olarak uygulanmalıdır. Bu da ek bir iş yükü getirir. Ayrıca güncellemeler sırasında yapılabilecek hatalar arşivde tutarsızlık riskini artırır.

2. Arama ve Erişim Zorlukları

Karmaşık klasör yapıları

Klasik klasörleme yöntemi kullanıldığında, dosya sayılarının da artmasıyla birlikte, arşivde karmaşık hiyerarşiler oluşur. Çok sayıda alt klasör ve iç içe geçmiş dizinler arasında belirli bir dosyayı bulmak zaman alıcı ve zor olabilir. Özellikle büyük organizasyonlarda, belirli bir dosyanın hangi klasörde olduğunu bulmak oldukça zorlayıcı bir göreve dönüşebilir.

Sınırlı arama işlevi

Geleneksel klasör yapılarında, dosya adlarına ve klasör adlarına dayalı aramalar sınırlı kalır. Bir dosyanın içeriğine veya meta verilerine göre arama yapmak genellikle mümkün değildir. Klasör veya dosya ismini hatırlamadığınız durumlarda, aradığınız dosyayı bulmak için çok sayıda klasörü ve dosyayı manuel olarak gözden geçirmeniz gerekir.

3. Kullanılamayan Veri Potansiyeli

Medya dosyalarındaki meta veriler

Fotoğraf ve video gibi medya dosyaları, genellikle bir dizi meta veri içerir. Örneğin, bir fotoğrafın çekildiği tarih, çekim yeri, fotoğrafta bulunan kişiler ve nesneler, gerçekleşen olaylar gibi bilgiler bu meta verilere dahildir. Ancak, geleneksel klasör yapılarında bu meta veriler çoğunlukla göz ardı edilir ve kullanılamadan kalır. Bu da saklanması ve yönetilmesi için belli bir yatırım yapılan dosyaların tam potansiyelinden yararlanılamamasına ve kaynakların heba olmasına yol açar.

Analiz ve farkındalık eksikliği

Hiyerarşik klasör yapıları, dosyaların içeriği hakkında sınırlı bilgi sağlar. Dosyaların içeriğine dayalı analizler ve keşifler yapmak zorlaşır. Örneğin, belirli bir konu hakkında birçok dokümanınız varsa, bu dokümanları klasörler arasında dağıtılmış olarak bulmak ve analiz etmek zor olabilir. Bu da, potansiyel içgörülerin ve bağlantıların keşfedilmesini engeller.

4. İş Birliği ve Paylaşım Sorunları

Erişim ve paylaşım zorlukları

Hiyerarşik klasör yapıları, dosyaların ekipler arasında paylaşılmasını zorlaştırabilir. Belirli bir dosyaya erişmesi gereken bir ekip üyesi, dosyanın hangi klasörde olduğunu bilmediği için dosyayı bulmakta zorlanabilir. Bu da iş birliğini ve verimliliği olumsuz etkiler. Ayrıca, dosyaların farklı yerlerde saklanması, ekiplerin aynı dosya üzerinde çalışırken senkronizasyon sorunları yaşamasına neden olabilir.

Ekipler arası tutarsızlık

Farklı ekipler ve departmanlar, kendi klasör yapıları ve dosya adlandırma kurallarını kullanabilir. Bu durum kurum genelinde tutarsızlıklar yaratır ve dosya yönetiminde karmaşaya yol açar. Ortak projelerde çalışırken, farklı ekiplerin aynı dosyayı farklı şekillerde adlandırması veya organize etmesi, iş akışlarını yavaşlatabilir ve hata riskini artırır.

5. Ölçeklenebilirlik ve Esneklik Sorunları

Artan dosya sayısı

Dijital varlıklarınızın sayısı arttıkça, hiyerarşik klasör yapıları giderek daha karmaşık hale gelir ve yönetilmesi zorlaşır. Yeni dosyaların eklenmesi, mevcut yapının bozulmasına neden olur ve bozulan yapının yeniden organize edilmesi gerekir. Bu da özellikle büyük ve hızla büyüyen dijital arşivlere sahip kurumlar için ciddi bir zaman kaybı anlamına gelir.

Değişen ihtiyaçlara uyumsuzluk

Hiyerarşik klasör yapıları, kurum içinde değişen ihtiyaçlara uyum sağlamanızı zorlaştırır. Yeni kategoriler eklemek veya mevcut yapıyı yeniden düzenlemek zaman alıcıdır ve mevcut dosyaların yeniden sınıflandırılmasını gerektirebilir. Bu da iş süreçlerini yavaşlatır ve esnekliği azaltır.

Etiketleme Yönteminin Faydaları

Dosya yönetiminde geleneksel hiyerarşik klasör yapılarının sınırlamalarından bahsettik. Şimdi de bu sınırlamaları aşmanın en etkili yolu olan etiketleme yönteminden bahsedelim.

Etiketleme yöntemi, dosyaların, barındırdıkları bilgilere ve ait oldukları kategorilere göre etiketlenmesini ifade ediyor. Etiketleme sayesinde kurumsal dosya, fotoğraf ve videoların yönetiminde verimlilik artışı sağlanıyor ve dosyalara erişim oldukça kolaylaşıyor.

Dosyalarınızı saklamak için neden etiketleme yöntemi kullanmalısınız, etiketlemenin sağladığı faydalar ve avantajlar nelerdir sorularının cevaplarını sizin için derledik:

1. İşlevsel Kategorizasyon

Çoklu etiketleme

Etiketleme yöntemi, her dosyaya birden fazla etiket atama esnekliği sunar. Bu sayede, bir dosyanın birden fazla kategori ile ilişkilendirilmesi mümkün olur. Örneğin, bir pazarlama kampanyası için kullanılan bir fotoğrafı hem "Pazarlama" hem de "Kampanya Fotoğrafları" olarak etiketleyebilirsiniz. Bu şekilde yapılan bir etiketleme, dosyanın farklı bağlamlarda ve ihtiyaçlarda hızlıca bulunabilmesini sağlar.

Dinamik kategoriler

Etiketleme, sabit ve katı hiyerarşik yapıların aksine, dinamik kategorilere izin verir. Dosyalarınızın zaman içinde değişen bağlamlarına göre etiketlerinizi güncelleyebilir, yeni etiketler ekleyebilir veya eski etiketleri değiştirebilirsiniz. Bu esneklik, dosya yönetiminizi daha işlevsel ve güncel tutar.

2. Yer Tasarrufu

Tek kopya, çoklu erişim

Etiketleme sayesinde aynı dosyayı farklı klasörlerde çoğaltmaya gerek kalmaz. Bu, depolama alanından büyük ölçüde tasarruf sağlar. Örneğin, aynı video dosyasını farklı kampanyalar için kullanıyorsanız, her kampanya klasörüne bir kopya koymak yerine, tek bir dosya üzerine ilgili kampanya etiketlerinin tümünü ekleyebilirsiniz.

Verimli depolama kullanımı

Depolama alanının verimli kullanımı, özellikle büyük dijital arşivlere sahip kuruluşlar için kritik öneme sahiptir. Etiketleme, farklı birimler arasında dosyaların gereksiz kopyalanmasını önleyerek depolama maliyetlerini azaltır ve depolama alanının daha etkin kullanılmasını sağlar.

3. Kolay Bulunabilirlik

Hızlı ve etkili arama

Etiketleme yöntemi, dosyaların özelliklerine, konularına veya içeriklerine göre hızlı ve kolay bir şekilde bulunmasını sağlar. Örneğin, bir fotoğrafı bulmak için fotoğrafın çekildiği yeri, tarihini veya içinde bulunan kişileri etiket olarak kullanabilirsiniz. Hatta yapay zeka kullanan bir etiketleme aracı kullanıyorsanız etiket isimlerini hatırlamanıza bile gerek kalmayabilir, bir dosyayı içerisindeki bir nesneden bile bulabilirsiniz.

Kapsamlı filtreleme

Etiketleme, kapsamlı filtreleme seçenekleri sunar. Ayrıca dosyaların bulunduğu yeri veya dosya - klasör isimlerini hatırlama ihtiyacını ortadan kaldırır. Arama yaparken birden fazla etiketi bir arada kullanarak çok daha spesifik sonuçlar elde edebilirsiniz. Örneğin, "Pazarlama Kampanyası", "Ürün Adı", "Instagram" etiketlerini birlikte kullanarak ve dileidğiniz tarih aralığını seçerek ilgili sosyal medya içeriklerini bulabilirsiniz. Benzer bir şekilde "Ayşe Hanım", "Ali Bey", "Açılış Konuşması", "Ankara" etiketleri sayesinde Ayşe Hanım ve Ali Beyin Ankara'daki açılış konuşması sırasında birlikte oldukları fotoğraf ve videolara ulaşabilirsiniz.

4. İş Birliği

Ortak etiketleme sistemi

Kurum genelinde ortak bir etiketleme sistemi kullanıldığında, ekipler arası iletişim ve iş birliği büyük ölçüde kolaylaşır. Tüm ekip üyeleri, ortak etiketler sayesinde dosyaları hızlıca bulabilir ve paylaşabilir. Bu, özellikle orta ve büyük ölçekli şirketlerde, holdinglerde ve diğer büyük kurumsal yapılarda farklı birimler ve departmanlar arasındaki koordinasyonu artırır.

Evrensel erişim

Etiketleme sistemi, dosyaların evrensel olarak erişilebilir olmasını sağlar. Ekip üyelerinin dosyaların fiziksel konumlarını bilmeleri gerekmez. Etiketler sayesinde, tüm ekip aynı dosyaya kolayca erişebilir ve bu da iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır.

5. İstatistikler, İçgörüler ve Keşifler

Gizli verileri açığa çıkarma

Etiketleme, dosyaların içinde gizli kalan verileri açığa çıkarma imkanı sunar. Kurumlar, dosyalarındaki etiket meta verilerini analiz ederek derinlemesine içgörüler elde edebilir, trendleri belirleyebilir ve daha bilinçli kararlar alabilirler. Örneğin, hangi tür içeriklerin en çok kullanıldığını veya hangi kampanyaların daha başarılı olduğunu analiz edebilirsiniz.

Yeni bağlantılar kurma

Etiketler, kullanıcıların ilgili başka dosyaları keşfetmelerine ve dosyalar arasında saklı kalan bağlantıları ortaya çıkarmalarına da olanak tanır. Örneğin, belirli bir etiketin altındaki dosyalar arasında daha önce fark etmediğiniz bağlantıları keşfedebilir ve bu bilgileri yeni stratejiler geliştirmek için kullanabilirsiniz.

6. Ölçeklenebilirlik ve Uyumluluk

Kolay entegrasyon

Etiketleme yöntemi sayesinde arşive eklenmek istenen yeni dosyalar, mevcut kategorizasyon yapısının bozulmasına gerek kalmadan kolayca entegre edilir. Bu kolaylık sürekli olarak büyüyen dijital arşivler için kritik bir avantajdır. Ne kadar çok yeni dosya olursa olsun bunlar hızlıca etiketlenerek mevcut sisteme dahil edilebilir. Örneğin, yeni bir ürün lansmanı yapıldığında, mevcut yapınızı bozmadan ilgili tüm dosyaları yeni ürün etiketleriyle işaretleyebilir ve kolayca yönetebilirsiniz.

Esneklik ve adaptasyon

Etiketleme sistemleri, değişen kurumsal ihtiyaçlara kolayca uyum sağlar. Etiketler, dinamik olarak eklenebilir, değiştirilebilir veya kaldırılabilir. Bu da sistemin değişime açık ve esnek kalmasını sağlar. Kurumunuzda yapısal bir değişiklik olduğunda veya arşiv kategorizasyonunuzu yenilemek istediğiniz bir durumda, etiketleme yöntemi sayesinde dosyaları tek tek değiştirmenize gerek kalmaz. Bir etiket ismini değiştirdiğinizde ilgili tüm etiketler de güncellenir.

Adım Adım Etiket Tabanlı Sisteme Geçiş

Dijital arşive sahip olan bir kurum veya şirkette, dosyaları, fotoğraf ve videoları etiketleyerek saklamanın klasörleyerek saklamaktan daha verimli olduğu aşikar.

Peki klasör bazlı arşivinizi etiketleme tabanlı bir yapıya nasıl geçirebilirsiniz?

Mevcut arşivinizi etiket yapısına taşıyarak yeni bir sisteme geçiş yapmak başta zorlayıcı görünebilir. Ancak aşağıda sıraladığımız adımları takip ederek bu süreci daha kolay bir hale getirebilirsiniz.

1. Mevcut Durumun Değerlendirilmesi

Dosyaların envanterinin çıkarılması

İlk adım olarak, mevcut dijital varlıklarınızın envanterini çıkarmanız gerekir. Hangi tür dosyalara sahip olduğunuzu, bu dosyaların nerede saklandığını ve nasıl kategorize edildiğini belirleyin. Bu envanter çalışması, geçiş sürecinde hangi dosyaların hangi etiketlerle işaretleneceğine karar vermenize yardımcı olacaktır.

Kullanıcı ihtiyaçlarını anlama

Dosyaları kullanacak ve yönetecek ekiplerin ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak önemlidir. Hangi tür dosyalara en sık ihtiyaç duyulduğunu, dosya arama ve erişim süreçlerinde karşılaşılan zorlukları belirleyin. Bunları anlamak etiketleme stratejinizi şekillendirmenize yardımcı olacaktır.

2. Etiketleme Stratejisi Geliştirme

Etiket kategorileri belirleme

Dosyalarınızı hangi kategorilere göre etiketleyeceğinize karar verin. Bu kategoriler, dosyaların türüne, içeriğine, kullanım amacına veya diğer ilgili özelliklere göre belirlenebilir. Örneğin, fotoğraflar için "Etkinlik", "Ürün", "Personel", "Yer", "Kişi", "Marka", "Proje", "Kampanya" gibi kategoriler oluşturabilirsiniz.

Standart etiket listesi oluşturma

Tüm ekiplerin kullanacağı standart bir etiket listesi oluşturun. Böyle bir liste, dosyaların tutarlı bir şekilde etiketlenmesini ve kolayca bulunabilmesini sağlayacaktır. Tabi ki girilebilecek tüm etiketleri önceden tahmin edemezsiniz ancak standart etiketleri listelemeniz ve yeni etiketlerin nasıl bir standartta oluşturulması gerektiğini belirlemeniz faydalı olacaktır. Listelediğiniz etiketlerin anlaşılır, kısa ve net olmasına dikkat edin. Ayrıca, ekiplerin bu listeye kolayca erişebilmesini sağlayın.

3. Geçiş Sürecinin Planlanması

Aşamalı geçiş planı

Geçiş sürecini aşamalı olarak planlayın. Tüm dosyaların bir anda etiketlenmesi zor olabilir, bu nedenle geçişi adım adım gerçekleştirin. Öncelikle en önemli ve sık kullanılan dosyaları etiketleyin, ardından diğer dosyalara geçin. Bu şekilde süreç daha kolay ve yönetilebilir hale gelecektir.

Eğitim ve destek

Ekiplerin etiket tabanlı sistemi nasıl kullanacaklarını öğrenmeleri için eğitim programları düzenleyin. Etiketleme stratejisi, etiketlerin nasıl kullanılacağı ve sistemin avantajları hakkında bilgi verin. Ayrıca, geçiş süreci boyunca ekiplerin karşılaşabileceği sorunlar için destek sağlayın.

4. Etiketleme Süreci

Dosyaların etiketlenmesi

Önceden belirlediğiniz etiket kategorilerine göre dosyaları etiketleyin. Bu süreci mümkün olduğunca otomatikleştirmek için uygun yazılımları veya araçları kullanın. Örneğin, MEDAR gibi dijital varlık yönetim sistemleri, dosyaların otomatik olarak etiketlenmesine yardımcı olabilir veya etiketleme desteği sunarak kurumunuzdaki etiketlemeleri sizin yerinize yapabilir.

Kontrol ve düzenleme

Ne kadar titiz bir şekilde çalışsanız da hatalar her zaman olabilir. Etiketleme süreci tamamlandığında, etiketlerin doğru ve tutarlı olup olmadığını kontrol edin. Yanlış veya eksik etiketleri düzenleyin.

5. Sistem Entegrasyonu ve Kullanımı

Entegrasyon testleri

Etiket tabanlı sistemin mevcut iş akışlarına entegrasyonunu test edin. Dosyaların doğru bir şekilde bulunup bulunmadığını, ekiplerin sisteme kolayca erişip erişemediğini ve etiketleme sürecinin işlemesinde herhangi bir sorun olup olmadığını kontrol edin. Bu testler sayesinde ileride karşılaşabileceğiniz sorunları önceden tespit edip erken aksiyon alabilirsiniz.

Kullanıcı geri bildirimi

Sistemi kullanan ekiplerden geri bildirim toplayın. Kullanıcıların deneyimlerini ve önerilerini dinleyin. Bu geri bildirimleri etiketleme kategorizasyonunuzu ve sisteminizi geliştirerek daha verimli hale getirmek için kullanabilirsiniz.

6. Sürekli İyileştirme

Düzenli değerlendirmeler

Etiket tabanlı arşivinizin performansını düzenli olarak değerlendirin. Hangi etiketlerin en sık kullanıldığını, hangi dosyaların en çok arandığını ve sistemin genel etkinliğini analiz edin. Gerektiğinde bu değerlendirmelere göre etiketleme stratejinizi güncelleyin.

Yeni etiketlerin eklenmesi

İhtiyaçlar değiştikçe ve yeni dosyalar eklendikçe, etiket listenizi güncelleyin. Yeni etiketler ekleyin veya gereksiz hale gelen etiketleri kaldırın. Sisteminizi sürekli olarak güncel tutun.

MEDAR ile Etiket Tabanlı Sisteme Geçiş

MEDAR olarak, kurum ve şirketlerin geleneksel klasör tabanlı sistemlerden verimli etiket tabanlı yapılara geçişine yardımcı oluyoruz. Dijital varlık yönetimi çözümümüz MEDAR'ı, bu geçişi olabildiğince sorunsuz hale getirmek için tasarladık.

MEDAR'ın Avantajları

• Merkezileştirme: Fotoğraf, video, ses, tasarım dosyası gibi varlıklarınıza tek bir platform üzerinden erişirsiniz. Kişilere ve cihazlara bağımlılığınız ortadan kalkar, kurumsal hafızanız korunur.
• Yüz ve Nesne Tanıma: Dosyalardaki yüzler ve nesneler yapay zeka ile otomatik olarak tanınıp etiketlenir. Etiketleme süreçlerinde harcadığınız zaman size kalır.
• Konuşmaları Metne Dönüştürme: Video ve ses dosyalarınızdaki konuşmalar otomatik olarak metne dönüştürülür. Böylece video ve ses dosyalarınızın içerikleri aranabilir hale gelir.
• Manuel Etiketleme: Dosyaları olay, yer, zaman, kişi gibi türlere göre manuel olarak etiketleyebilirsiniz. Yapay zeka desteğiyle kişi, ses, nesne türlerinde otomatik etiketlemeler yapılır.
• Gelişmiş Arama: Dosya ve etiket adlarına göre çeşitli arama ve filtreleme seçenekleri sunulur. İstediğiniz bir dosyaya yorucu arama süreçleri olmadan hızla ulaşırsınız.
• Dinamik Klasörleme: İstenilen dosyaların kolayca bulunabilmesi için dinamik kategoriler oluşturulur. Dosya veya etiket isimlerini hatırlamasanız bile dosyalarınıza kolayca ulaşırsınız.
• Yetkilendirme: Sistemdeki kullanıcılara farklı erişim ve düzenleme yetkileri tanımlanır. Kimlerin hangi dosyalara erişip düzenleyebileceğini kontrol altına alırsınız.
• Log Kayıtları: Dosyalar üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemlerin kayıtları tutulur. Kurum içi hesap verilebilirliği sağlamış olursunuz.
• Paylaşım Bağlantıları: Paylaşılmak istenilen dosyaların linkleri dış paydaşlarla şifreli ve süreli olarak paylaşılır. Kurum dışı dosya paylaşımlarınızı güvene alırsınız.
• Tekilleştirme: Yüklenen dosyalar öncekilerle karşılaştırılır, aynı olanlar algılanır ve tekilleştirilir. Böylece depolama alanınızın bir çöplüğe dönüşmesini önlersiniz.
• Çözünürlük Dönüştürme: Sistemdeki dosyalar istenilen çözünürlüklere tek tıkla dönüştürülür. Dosyalarınızı istediğiniz kalitede ve boyutta indirir ve paylaşırsınız.
• Özelleştirme: Logolar ve renkler kurum kimliğine uygun bir şekilde özelleştirilir. Kurumsal kimliğiniz korunur.
• Mobil Uygulama: Mobil uygulama sayesinde dosyalara her an her yerden kolayca ulaşılır. Bilgisayar başında olmadığınız anlarda da medya arşivinize zahmetsizce erişirsiniz.

MEDAR'a Geçiş Sürecinin Kolaylığı

MEDAR, mevcut hiyerarşik klasör yapınızı bozmadan etiket tabanlı sisteme geçişi kolaylaştırır.

Geçiş sürecini aşamalı olarak planlayabilir ve öncelikle en önemli dosyalarınızdan başlayarak etiketlemeyi gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede, günlük iş akışlarınızda herhangi bir kesinti yaşamadan yeni sisteme uyum sağlayabilirsiniz.

Ayrıca dilerseniz MEDAR'a ilk geçişte alanında uzman ekip arkadaşlarımız kurumunuza gelip sizin yerinize mevcut arşivinizi MEDAR'a taşıyabilir ve gerekli etiketlemeleri yapabilir.

MEDAR, kolay kullanımlı ara yüzü ve kullanıcı desteği ile geçiş sürecinde ekibinizin her aşamada desteklenmesini sağlar. Kullanıcılar, MEDAR'ın sunduğu eğitim ile etiketleme sürecini kolayca öğrenebilir ve uygulayabilir. Ayrıca, müşteri destek ekibimiz her türlü sorunuzda size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır.

Eğer siz de işletmenizde dijital dosyalarınızı daha etkin bir şekilde yönetmek, hiyerarşik klasör yapısının sınırlamalarından kurtulmak ve iş süreçlerinizi hızlandırmak istiyorsanız, MEDAR’ı ücretsiz bir şekilde deneyebilir ve daha fazla bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.