Üniversitelerin Fotoğraf ve Video Arşivleri için Doğru Çözüm: Dijital Varlık Yönetim Platformları

Bu yazımızda üniversitelerin fotoğraf ve video arşivlerini yönetmek için neden klasik yöntemler yerine dijital varlık yönetim platformlarını tercih etmeleri gerektiğini anlatmaya çalışacağız.

Günümüz dijital çağında üniversiteler, yaratıcılığın ve bilgi üretiminin yoğun olduğu merkezler. Bununla bağlantılı olarak da üniversitelerde gerçekleştirilen projeler, seminerler, etkinlikler, özel günler, mezuniyet törenleri gibi çeşitli faaliyetler sürekli olarak kayıt altına alınıyor ve böylece sayısız fotoğraf ve video içeriği üretilmiş oluyor.

Üniversiteler için tanıtım amaçlı kullanılabilecek bu fotoğraf ve videolar, gelecek nesillere aktarılacak olan kurumsal arşivin de vazgeçilmez bir parçasını oluşturuyor. Ancak bu geniş arşivi yönetmek çoğu zaman karmaşık ve zaman alıcı oluyor ve maalesef bir angaryaya dönüşüyor.

Yıllar önce gerçekleşen bir etkinliğe ait belirli bir fotoğraf veya video dosyasını aradığınızı düşünün. Düzensiz klasörlerin içine dalıyor, sonu gelmeyen dosya isimlerini kaydırıyor, yine de aradığınız dosyayı bulamıyorsunuz. Hem değerli zamanınızı kaybediyor hem de bir sinir harbi yaşıyorsunuz.

Aslında tüm bu yorucu süreçleri ve zaman kaybını önlemek için kullanılabilecek basit ama etkili bir çözüm mevcut: Dijital varlık yönetim platformları.

Dijital varlık yönetim platformları, özetle dosyalarınızı bulutta veya kendi sunucularınızda saklayabileceğiniz ve çeşitli araçlarla fotoğraf, video gibi dijital varlıklarınızı kolay ve profesyonel bir şekilde yönetebileceğiniz yazılım çözümleri.

Yani dijital varlık yönetim sistemleri medya arşivlerinin karmaşıklığına düzen getiren merkezi bir platform sunuyor. Dosyaları belli kategorilere göre etiketlemeye imkan tanıyarak onların sistemli bir şekilde düzenlenmesini sağlıyor. Fotoğraf ve videoları erişilebilir kılıyor.

Bu platformlar dünya genelinde yaygın bir şekilde kullanılmakta olsa da ülkemizde yeni yeni yaygınlaşıyor. Aşağıda bu platformların üniversitelerdeki fotoğraf ve videolardan oluşan medya arşivlerinin yönetimini nasıl kolaylaştırdığını altı ana başlıkta topladık:

1. Medya dosyalarına her an her yerden erişilebiliyor

Medya varlıklarını kişisel bilgisayarlarda veya sabit disklerde saklayan üniversiteler onlara erişmek için kişilere ve cihazlara bağımlı hale gelir. Üstelik bilgisayar ve sabit disklerin limitli bir ömrü vardır. Yani bir cihaz bozulması durumunda bu üniversitelerin tüm dosyaları bir anda beklenmedik bir şekilde kaybedilebilir.

Dijital varlık yönetim sistemleri, kişilere ve cihazlara bağımlılığı ortadan kaldırıyor. Web tabanlı platformlar sayesinde kampüste, evde veya yoldayken internet erişimine sahip herhangi bir cihazdan dosyalara ulaşılabiliyor. Üniversitelerin kurumsal arşivleri bulutta veya üniversitenin sunucularında saklanarak cihaz arızası kaynaklı dosya kayıplarının önüne geçilebiliyor.

2. Medya dosyalarından maksimum verim alınıyor

Fotoğraf ve video dosyaları içlerinde yer, zaman, kişiler, nesneler, olaylar gibi çeşitli bilgiler içeriyor. Bu bilgiler de üniversiteler için stratejik bir önem taşıyor. Ancak dosyalar klasik yöntemlerle saklandığında bu bilgiler kaydedilemiyor. Dosyalar atıl bir şekilde kullanılmadan kaldığı için dosyalardan yeterli verim alınamıyor.

Dijital varlık yönetim sistemleri, fotoğraf ve videoların çeşitli bilgilere göre stratejik olarak etiketlenmesine olanak tanıyor. Böylece dosyalardaki her bir bilgi gerektiğinde erişilebilecek ve kullanılabilecek bir şekilde kayıt altına alınıyor.

3. Üniversitelerin kurumsal verileri güvene alınıyor

Dosyalar klasik yöntemlerle saklandığında dosyaların güvenliği ile ilgili çeşitli problemlerle karşılaşılıyor. Hard disklerdeki ve bilgisayarlardaki dosyalara kimlerin eriştiği ve bu dosyaların kimlerle paylaşıldığı kontrol edilemiyor. Benzer bir sorun Google Drive, OneDrive gibi bulut depolama sistemlerinde de karşımıza çıkıyor.

Çoğu dijital varlık yönetim platformu kurumsal kullanıma uygun olarak tasarlanmıştır. Bu platformlara kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılıyor böylece yetkisiz kişilerin dosyalara erişmesi önleniyor. Ayrıca sistemdeki her bir kullanıcı farklı yetkilere sahip olabiliyor. Yani kimlerin hangi dosyaları görüntüleyebileceği, düzenleyebileceği ve paylaşabileceği önceden belirlenebiliyor.

Kimi platformlarda loglar da kaydediliyor. Dosyalar üzerinde yapılan işlemler, bu işlemleri kimlerin ne zaman yaptığının kaydı tutuluyor. Böylece üniversiteler bünyelerindeki her bir medya dosyasının üzerinde kontrol sahibi oluyor.

4. Aranılan bir dosya zahmetsizce bulunuyor

İhtiyacımız olan bir medya dosyasını sayısız dosya yığınları içinde arayıp bulmaya çalışmak hepimizin sıkça karşılaştığı bir problem. Dosyalarımızı düzenli bir şekilde saklasak bile bilgisayarlarımızda kullandığımız klasik klasör yapısı dosyaları kolay ve hızlı bir şekilde bulmaya müsait değil.

Dijital varlık yönetim sistemleri, dosyaları ihtiyaç anında hızla bulmayı sağlayan bir yapı sunuyor. Dosyalar etiketlerle saklandığı için çok çeşitli arama ve filtreleme araçlarıyla hızlı bir şekilde bulunabiliyor. Böylece dosya veya klasör isimlerini veya dosyaların bulunduğu yerleri hatırlamaya gerek kalmıyor.

5. Yapay zeka ve kolay kullanımlı araçlarla dosya yönetim süreçleri hızlanıyor

Fotoğraf ve videoları düzenli bir şekilde saklama fikri kulağa hoş gelse de pratikte diğer pek çok iş yükünün yanında zor ve zahmetli bir sürece dönüşebiliyor. Dijital varlık yönetim platformları bu süreci olabildiğince kolaylaştırmak için çeşitli çözümler sunuyor.

Günümüzde bazı dijital varlık yönetim sistemleri etiketleme için yapay zekadan faydalanıyor. Fotoğraflardaki kişiler ve nesneler yapay zeka tarafından tanınıp otomatik olarak etiketleniyor. Böylece dosyalara etiket girme süreçleri büyük ölçüde hızlanıyor.

Ayrıca bu platformlar dosyaları toplu etiketleme, dış kullanıcılarla kolay ve güvenli paylaşma, tek tıkla dosyaların farklı çözünürlüklerini üretme, yeni yüklenen dosyaların sistemde olup olmadığını kontrol edip var olanları tekrar yüklememe gibi dosya yönetimi süreçlerini kolaylaştıracak ve verimli hale getirecek daha pek çok özellik de sunuyor.

6. Üniversitelerin mirası korunuyor

Üniversitelerin bünyesinde gerçekleştirilen projeler, seminerler, etkinlikler, özel günler, mezuniyet törenleri gibi çeşitli faaliyetler sonucunda pek çok fotoğraf ve video dosyası üretiliyor. Bu fotoğraf ve videolar aslında üniversitelerin tarihini ve kimliğini şekillendiren olayları, başarıları ve kilometre taşlarını kayıt altına alıyor. Dolayısıyla bir üniversite fotoğraf ve videolarını doğru bir şekilde saklamadığında kurumsal hafızasını kaybediyor.

Dijital varlık yönetim yazılımları, sundukları merkezi platformla medya dosyalarını her an erişilebilir hale getiriyor. Böylece üniversitelerin tanıtım faaliyetlerini daha etkin bir şekilde gerçekleştirmelerine, geçmiş etkinliklerini inceleyerek gelecek için için daha güçlü bir vizyon oluşturmalarına ve kurumsal hafızalarını gelecek nesillere aktarmalarına olanak tanıyor.

Üniversiteler için doğru çözüm: MEDAR

Üniversitelerin fotoğraf ve video arşivlerini doğru bir şekilde saklamaları ve yönetmeleri için dijital varlık yönetim sistemlerini kullanmaları gerektiğini anlattık. Peki ama üniversiteler hangi dijital varlık yönetim yazılımını kullanmalı?

Biz bir yazılım geliştirme şirketi olarak birlikte iş yaptığımız çoğu üniversitede gelişigüzel bir şekilde saklanan, ihtiyaç anında bulunamayan veya tamamen kaybedilmiş medya dosyaları sorunlarıyla pek çok kez karşılaştık. Bu sorunların üniversitelere çok büyük bir verimsizlik getirdiğini ve onlara kurumsal hafızalarını kaybettirdiğini gördük.

Zamanın ve verinin günümüz dünyasındaki en değerli iki şey olduğunu bildiğimiz için üniversitelerimizin kaybettikleri zamanı ve kullanamadıkları verileri onlara geri kazandırmak istedik.

Bu amaçla üniversitelerimizin, bizim de pek çok kez yakından şahit olduğumuz ihtiyaçlarını dikkate alarak, MEDAR isimli dijital varlık yönetimi yazılımını geliştirdik. Bu ürün yazılım dünyasındaki son teknolojileri kullanarak geliştirdiğimiz kendi içimizden bir çözüm.

MEDAR, kolay kullanımlı, gelişmiş ve yapay zeka destekli araçları sayesinde, ihtiyaç anında fotoğraf, video ve ses dosyalarını bulamayan ve bu dosyalardan verimli bir şekilde faydalanamayan üniversitelerin, erişilebilir, düzenli ve yönetilebilir bir medya arşivine sahip olmalarını sağlıyor.

MEDAR şu anda Türkiye’deki önemli üniversiteler, kamu kurumları, sivil toplum kuruluşları ve şirketler tarafından da aktif bir şekilde kullanılıyor.

Aşağıda MEDAR’ın size sağlayacağı bazı özellikleri ve faydaları aşağıda özetledik:

• Merkezileştirme: Fotoğraf, video ve ses varlıklarına tek bir platform üzerinden erişilir. Kişilere ve cihazlara bağımlılığınız ortadan kalkar, kurumsal hafızanız korunur.
• Yüz ve Nesne Tanıma: Dosyalardaki yüz ve nesneler yapay zeka ile otomatik olarak tanınıp etiketlenir. Etiketleme süreçlerinde harcadığınız zaman size kalır.
• Etiketleme: Dosyalar olay, yer, zaman, kişi gibi türlere göre manuel olarak etiketlenir. Otomatik etiketleme dışında kurumunuza ilişkin manuel olarak girmek istediğiniz etiketleri siz belirlersiniz.
• Gelişmiş Arama: Dosya ve etiket adlarına göre çeşitli arama ve filtreleme seçenekleri sunulur. İstediğiniz bir dosyaya yorucu arama süreçleri olmadan hızla ulaşırsınız.
• Dinamik Klasörleme: İstenilen dosyaların kolayca bulunabilmesi için dinamik klasörler oluşturulur. Dosya veya etiket isimlerini hatırlamasanız bile dosyalarınıza kolayca ulaşırsınız.
• Yetkilendirme: Sistemdeki kullanıcılara farklı erişim ve düzenleme yetkileri tanımlanır. Kimlerin hangi dosyalara erişip düzenleyebileceğini kontrol altına alırsınız.
• Log Kayıtları: Dosyalar üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemlerin kayıtları tutulur. Kurum içi hesap verilebilirliği sağlamış olursunuz.
• Paylaşım Bağlantıları: Paylaşılmak istenilen dosyaların linkleri dış paydaşlarla şifreli ve süreli olarak paylaşılır. Kurum dışı dosya paylaşımlarınızı güvene alırsınız.
• Tekilleştirme: Yüklenen dosyalar öncekilerle karşılaştırılır, aynı olanlar algılanır ve tekilleştirilir. Böylece depolama alanınızın bir çöplüğe dönüşmesini önlersiniz.
• Çözünürlük Dönüştürme: Sistemdeki dosyalar istenilen çözünürlüklere tek tıkla dönüştürülür. Dosyalarınızı istediğiniz kalitede ve boyutta indirir ve paylaşırsınız.
• Özelleştirme: Logolar ve renkler kurum kimliğine uygun bir şekilde özelleştirilir. Kurumsal kimliğiniz korunur.
• Mobil Uygulama: Mobil uygulama sayesinde dosyalara her an her yerden kolayca ulaşılır. Bilgisayar başında olmadığınız anlarda da medya arşivinize zahmetsizce erişirsiniz.

MEDAR üniversiteler için bu yazıda belirttiğimiz tüm faydaları ve daha fazlasını vadediyor. MEDAR hakkında daha çok bilgi almak veya aklınıza takılanları sormak için bilgi@medar.cloud adresinden bize ulaşabilirsiniz.