Ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmenskommunikationsmanager: Digital Asset Management (DAM) Software

Die Verwaltung der immer komplexeren und schnelllebigeren Kommunikationsprozesse in der Unternehmenswelt ist keine einfache Aufgabe.

Als Manager für Unternehmenskommunikation tragen Sie eine enorme Verantwortung: von der Wahrung des externen Markenimages über die Stärkung der internen Kommunikation, das Krisenmanagement, die Medienarbeit und die Eventplanung bis hin zur Entwicklung digitaler Kommunikationsstrategien.

Darüber hinaus liegt es in Ihrer Verantwortung, die Markenkonsistenz zu gewährleisten, Botschaften über die richtigen Kanäle zu verbreiten und die teamübergreifende Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu gestalten.

Doch es gibt noch eine weitere, entscheidende Aufgabe, die Sie täglich bewältigen müssen – eine, die auf den ersten Blick trivial erscheinen mag, aber essenziell für all Ihre Arbeit ist: die Verwaltung von Dateien und Inhalten.

Die tägliche Arbeit mit Dateien und Inhalten sollte Ihre Prozesse nicht komplizierter machen, sondern sie beschleunigen. Bilder, Videos, Präsentationen, Design-Dateien – all diese sollten genau dann schnell zugänglich sein, wenn Sie sie benötigen.

Allerdings wird das Management von Dateien zunehmend komplexer, je mehr sie innerhalb eines Unternehmens wachsen.

Dateien, in die viel Zeit, Mühe und Geld investiert wurde, verschwinden oft in unübersichtlichen Ordnerstrukturen oder gehen im schlimmsten Fall unwiederbringlich verloren.

Aber was wäre, wenn Sie diesem Chaos entkommen und Ihre Marke effektiver managen könnten?

Mit einer Digital Asset Management (DAM)-Software können Sie Dateien, die für Ihre Unternehmenskommunikation unerlässlich sind, ganz einfach verwalten.

Doch bevor wir uns der Lösung widmen, sollten wir zunächst die Probleme genau verstehen. Viele Herausforderungen bleiben oft unbemerkt oder werden schlichtweg hingenommen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf:

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg in der Unternehmenskommunikation ist der Zugang zur richtigen Information zur richtigen Zeit. Doch das ist oft leichter gesagt als getan.

Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen Sie in Ihrer täglichen Arbeit konfrontiert sein könnten:

Das Management von Dateien kann, insbesondere in großen und komplexen Organisationen, zu einem Albtraum werden.

Vielleicht verlieren Sie sich in einem Labyrinth verschachtelter Ordnerstrukturen, verbringen viel Zeit mit der Suche nach der richtigen Datei oder warten darauf, dass ein Kollege Ihnen endlich die benötigte Datei sendet.

Die Zeit, die Sie mit der Suche nach Dateien verbringen, ist verlorene Zeit – Zeit, die Sie viel besser für kreative Ideen, strategische Entscheidungen und wertvolle Kommunikationsmaßnahmen nutzen könnten.

Der Stress und der Druck, der durch verlorene Zeit entsteht, beeinträchtigen nicht nur Ihre eigene Leistung, sondern können sich auch negativ auf den Gesamterfolg Ihrer Marke auswirken.

Als Unternehmenskommunikationsmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets eine konsistente und professionelle Markenbotschaft vermittelt.

Doch wenn Dateien in unterschiedlichen Abteilungen oder auf verschiedenen Plattformen verstreut gespeichert sind, kann diese Konsistenz verloren gehen.

Die Verwendung veralteter Logos, falscher Schriftarten oder nicht aktualisierter Inhalte kann das professionelle Image Ihrer Marke erheblich beschädigen.

Um Ihre Markenidentität zu schützen, ist es entscheidend, sämtliche Inhalte an einem zentralen Ort zu speichern und sicherzustellen, dass sie stets aktuell sind.

In der heutigen Geschäftswelt ist die Zusammenarbeit zwischen Teams wichtiger denn je.

Doch das Teilen großer Dateien, das Verwalten von Freigabeprozessen und die Abstimmung zwischen verschiedenen Teams kann eine erhebliche Herausforderung darstellen.

Sicherheitsbedenken, wie der Schutz vor unbefugtem Zugriff, erschweren diese Prozesse zusätzlich.

Diese Hindernisse zu überwinden, ist essenziell, um Ihre Unternehmenskommunikation effizienter und reibungsloser zu gestalten.

Dateien und Inhalte, in die Ihr Unternehmen investiert hat und die einen hohen Wert besitzen, sind zunehmend gefährdet, wenn sie über verschiedene Plattformen oder auf einzelnen Geräten gespeichert werden.

Es geht hierbei nicht nur um den Verlust einzelner Dateien – es geht um das potenzielle Verschwinden jahrelang gesammelter Unternehmensgeschichte und wertvollen Know-hows.

Datenverluste können nicht nur Projekte gefährden, sondern auch die Zukunft Ihrer Marke ernsthaft beeinträchtigen.

Können Sie es sich als Unternehmenskommunikationsmanager wirklich leisten, das plötzliche Verschwinden wertvoller Unternehmensdaten zu riskieren?

Die Lösung für all diese Herausforderungen – eine Lösung, die bereits von vielen internationalen Unternehmen genutzt wird – sind Digital Asset Management (DAM)-Systeme.

DAM (Digital Asset Management)-Systeme sind Softwareplattformen, die alle Dateien in einem zentralen, tag-basierten System archivieren und so den Zugriff auf und die Verwaltung von Dateien erheblich vereinfachen.

Diese Systeme beschleunigen nicht nur Ihre Kommunikationsprozesse und steigern die Effizienz, sondern stärken auch Ihre Marke, indem sie Ihre digitalen Assets auf einer einzigen Plattform organisieren und verwalten.

DAM-Systeme sind weit mehr als nur Datei-Management-Tools. Sie bieten eine umfassende Lösung, die die Markenkonsistenz wahrt, die interne und externe Zusammenarbeit erleichtert und die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet.

DAM-Systeme versehen Ihre digitalen Assets mit Tags, organisieren sie und machen sie durchsuchbar.

Das reduziert den Zeitaufwand für die Dateisuche erheblich und gibt Ihnen mehr Raum für strategische Aufgaben.

Müssen Sie beispielsweise in einer PR-Krise auf eine ältere Datei zugreifen, können Sie diese mit einem DAM-System in Sekundenschnelle finden – und so schnell reagieren, um Ihren Ruf zu schützen.

Falls Sie weiterhin traditionelle Ordnerstrukturen zur Dateiverwaltung nutzen, empfehlen wir Ihnen dringend, unseren Artikel zu lesen, der die Tagging-Methode mit herkömmlichen Ordnersystemen vergleicht.

DAM-Systeme stellen sicher, dass Ihre Marke stets eine konsistente Botschaft vermittelt.

Indem alle Inhalte auf einer einzigen Plattform aktuell gehalten und leicht zugänglich gemacht werden, verhindern Sie, dass Teams veraltete Logos oder nicht mehr relevante Inhalte verwenden.

Eine einheitliche Markenkommunikation hilft Ihnen, ein professionelles und vertrauenswürdiges Image aufzubauen.

DAM-Systeme verbessern die Zusammenarbeit zwischen Teams erheblich.

Durch die Nutzung eines DAM-Systems können Teams Dateien von einer zentralen Plattform aus abrufen, Kommentare anderer einsehen und darauf reagieren.

Zudem ermöglichen diese Systeme das einfache Teilen großer Dateien sowie die Festlegung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten.

Ein DAM-System erleichtert sowohl die interne als auch die externe Zusammenarbeit.

Beispielsweise können Sie Dateien sicher mit externen Stakeholdern teilen, indem Sie passwortgeschützte und zeitlich begrenzte Links nutzen. Fotografen, die Sie für ein Projekt beauftragt haben, können Medien direkt in das System hochladen – mit den entsprechenden Berechtigungen, die Sie ihnen zuweisen.

DAM-Systeme speichern alle Ihre Dateien sicher auf einer zentralen Plattform.

Von alten Kampagnenmaterialien bis hin zu wichtigen Präsentationen – jedes digitale Asset ist im DAM-System geschützt.

Wenn Ihr Unternehmen ein DAM-System nutzt, werden Ihre Dateien nach den drei grundlegenden Prinzipien der Datensicherheit gespeichert: Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Dadurch wird auch die Einhaltung von Standards wie ISO 27001 erleichtert.

Das Unternehmensgedächtnis ist essenziell, um zukünftige Projekte auf Basis vergangener Erfolge, Erfahrungen und Erkenntnisse zu gestalten.

Durch die zentrale Organisation und Archivierung all Ihrer Dateien und Inhalte bewahren Sie nicht nur Ihre Unternehmensgeschichte, sondern schaffen auch eine solide Grundlage für zukünftige Strategien.

Indem Sie aus vergangenen Projekten lernen, können Sie neue entwickeln, frühere Erfolge oder Fehler neu bewerten und vor allem die Nachhaltigkeit Ihrer Marke sicherstellen.

Als Manager für Unternehmenskommunikation liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass die Botschaft Ihrer Marke effektiv übermittelt wird und Ihr Unternehmen geschützt bleibt.

Doch um dies erfolgreich zu tun, benötigen Sie die richtigen Werkzeuge.

Ein solches Werkzeug ist ein DAM-System, das Sie von den Herausforderungen traditioneller Dateiverwaltung – Chaos, Unsicherheit und sich wiederholende Aufgaben – befreit.

Es ermöglicht Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Durch den Schutz Ihrer digitalen Assets und die Sicherstellung ihrer Nachhaltigkeit stärkt ein DAM-System Ihre Marke nachhaltig.

Aber wie finden Sie ein zuverlässiges DAM-System?

Individuell entwickelte Softwarelösungen sind eine Möglichkeit, doch sie sind oft mit hohen Kosten verbunden.

Angesichts der Zeit, die erforderlich ist, um eine benutzerfreundliche Lösung zu entwickeln, die genau Ihren Anforderungen entspricht, sind fertige DAM-Lösungen in den meisten Fällen die praktischere Wahl.

Wir präsentieren MEDAR – eine Digital Asset Management-Lösung, die speziell für die Anforderungen von Unternehmenskommunikationsteams entwickelt wurde.

Mit MEDAR können Sie alle Ihre digitalen Assets – darunter Fotos, Videos, Audiodateien und Design-Dateien – sicher speichern und mühelos auf einer zentralen Plattform verwalten.

• Zentraler Zugriff: Greifen Sie über eine einzige Plattform auf Ihre Assets zu – ohne Abhängigkeit von bestimmten Personen oder Geräten.
• Gesichts- und Objekterkennung: Erkennen und taggen Sie Gesichter und Objekte in Dateien automatisch mit KI, wodurch manuelles Tagging entfällt.
• Speech-to-Text: Wandeln Sie gesprochene Inhalte aus Video- und Audiodateien in Text um, sodass sie durchsuchbar werden.
• Individuelle Tags: Taggen Sie Dateien manuell nach Ereignis, Ort, Zeit und Personen oder nutzen Sie die automatische KI-gestützte Verschlagwortung.
• Erweiterte Suche: Finden Sie Dateien schnell mit verschiedenen Such- und Filteroptionen.
• Dynamische Kategorisierung: Finden Sie Dateien auch dann leicht, wenn Sie sich nicht an den genauen Dateinamen oder Tag erinnern.
• Berechtigungsmanagement: Legen Sie fest, wer welche Dateien sehen und bearbeiten darf.
• Aktivitätsprotokolle: Verfolgen Sie jede Aktion an Dateien für mehr Transparenz und Kontrolle.
• Sicheres Teilen: Teilen Sie Dateien sicher mit externen Stakeholdern – über passwortgeschützte und zeitlich begrenzte Links.
• Duplikaterkennung: Vermeiden Sie Speicherplatzverschwendung, indem doppelte Dateien identifiziert und zusammengeführt werden.
• Auflösungsumwandlung: Konvertieren Sie Dateien mit einem Klick in verschiedene Auflösungen.
• Anpassung: Passen Sie Logos und Farben an, um MEDAR an Ihr Corporate Design anzupassen.
• Mobiler Zugriff: Greifen Sie mit der mobilen App jederzeit und überall auf Ihr Medienarchiv zu.

MEDAR wurde entwickelt, um Ihnen den Umstieg auf ein tag-basiertes System zu erleichtern, ohne Ihre bestehende Ordnerstruktur zu stören.

Sie können den Übergang schrittweise planen – beginnend mit Ihren wichtigsten Dateien – und diese nach und nach hochladen und taggen. So bleibt Ihr täglicher Arbeitsablauf ungestört.

Falls gewünscht, unterstützt unser Expertenteam Sie bei der Übertragung Ihres bestehenden Archivs und übernimmt die notwendige Tagging-Arbeit für Sie.

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche von MEDAR und dem Kundensupport wird Ihr Team bei jedem Schritt begleitet. Durch Schulungen lernen die Nutzer den Tagging-Prozess schnell und können ihn sofort anwenden. Unser Support-Team steht Ihnen auch während und nach der Umstellung jederzeit für Fragen und Anliegen zur Verfügung.

Mit seinen KI-gestützten Funktionen und der sicheren, zentralisierten Plattform spart MEDAR nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen Teams und stellt sicher, dass Ihre wertvollen Assets geschützt bleiben.

Sind Sie bereit, Ihre Unternehmenskommunikation zukunftssicher zu machen und Ihre Marke zu stärken?

Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie MEDAR Ihre Kommunikationsprozesse revolutionieren kann. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie unsere Plattform speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.